Administrative Assistant (Warsaw office)(OBRIO)

OBRIO — продуктова IT-компанія з екосистеми бізнесів Genesis. Наша команда складається з понад 250 талановитих професіоналів, чиї амбіції та прагнення до успіху допомагають нам створювати найкращі продукти на ринку. Наші офіси є у Києві та Варшаві.

Ми розвиваємо Nebula — найбільший бренд у ніші духовного самопізнання. У Nebula понад 60 мільйонів користувачів з усього світу. Продукт неодноразово ставав застосунком № 1 в Apple Store та Play Market у США, Канаді та Австралії. Nebula доступна на iOS, Android та Web.

Місія нашого продукту — робити людей щасливішими, покращуючи якість їхніх стосунків.

Більше досягнень продукту, який розвиває команда OBRIO:

• Nebula — № 1 продукт у своїй ніші за кількістю завантажень та показниками доходу;
• 60 мільйонів користувачів з усього світу;
• Користувачі з 50+ країн;
• 4.8 — середній рейтинг в AppStore (з більш ніж 215 тисяч оцінок).
• Про досягнення OBRIO та експертизу команди писали такі Tier-1 міжнародні та українські медіа, бренди, такі як: Forbes Ukraine, TechCrunch, VECTOR, The Next Web, Tech.eu, Entrepreneur Media, Fast Company, AIN, IT Arena, MEGOGO, DOU, Projector Institute.

Кого ми шукаємо?

Ми шукаємо Administrative assistant, який (-а) допоможе оптимізувати наші адміністративні процеси у варшавському офісі та сприятиме створенню позитивного робочого середовища для нашої команди, а також надаватиме підтримку нашим віддаленим співробітникам.

На цій посаді ти тісно співпрацюватимеш з Євгенією, Happiness & Administrative Lead в OBRIO. Щоб дізнатися більше про обов’язки Євгенії в OBRIO, читай одну з її статей тут.

Твої задачі:

• Реалізувати й поліпшити адміністративні робочі процеси.
• Ефективно керувати всіма етапами закупівель, починаючи від визначення потреб, вибору постачальників, закінчуючи успішною реалізацією.
• Ведення офісних витрат і здійснення оплат.
• Генерація креативних ідей щодо привітання співробітників зі святами.
• Разом з командою організація івентів, спільних ініціатив, розробка корпоративного мерча.
• Допомога топменеджменту у виконанні особистих і бізнес-потреб (особисті доручення, замовлення квитків, бронювання столиків тощо).
• Організація поїздок на конференції й бізнес-зустрічі (бронювання квитків, готелів, допомога в оформленні тощо).
• Пошук нових контрагентів і спілкування з поточними щодо отримання кращих умов.
• Контроль якості послуг постачальників і збір зворотного зв’язку від команди.
• Замовлення харчових продуктів (сніданки, обіди, снеки).
• Контроль чистоти й порядку в офісі, організація ремонтних робіт.
• Замовлення техніки, меблів, книг, рослин і елементів декору.

Про тебе:

• Досвід роботи на аналогічній посаді.
• Сильні креативні навички, здатність генерувати інноваційні ідеї та нестандартні рішення.
• Навички відкритої й ефективної комунікації, вміння вести переговори з членами команди, підрядниками та постачальниками, а також впевнено відстоювати свої ідеї.
• Високий рівень відповідальності та проактивний підхід до розв’язання питань.
• Досвідчений користувач Google Sheets та Canva, з досвідом роботи з Google Slides, Keynote або аналогічними інструментами.
• Здатність швидко й ефективно виконувати завдання, керувати кількома пріоритетами та процвітати у швидкоплинному середовищі.
• Сильні навички визначення пріоритетів, вміння визначати найважливіше та швидко адаптуватися до змін і викликів. Досвід роботи з інструментами управління завданнями є перевагою.
• Здатність ефективно розв'язувати нагальні проблеми та виклики.
• Рівень володіння англійською мовою: B1 та вище, польською — A1.

Буде перевагою:

• Попередній досвід роботи в івент або PR-агенції.
• Портфоліо, що демонструє досвід у сфері адміністрування проєктів або ділових поїздок.
• База контактів з контрагентами.
• Досвід організації внутрішніх ремонтів і розуміння витрат, пов’язаних з ними.

Чому OBRIO найкраще місце для роботи?

•  Різноманітність в обов’язках: Ти працюватимеш з широким спектром проєктів і завдань, що сприяє різноманітності у роботі й можливостям для безперервного навчання.
•  Командне середовище: Ти співпрацюватимеш з усією командою, від продуктових команд до CEO, що дозволить тобі отримати унікальне розуміння роботи компанії й цілісне уявлення про її діяльність.
•  Прагнення до досконалості: Ти матимеш можливість вдосконалити свої навички комунікації й ведення переговорів через щоденну взаємодію з членами команди, клієнтами, партнерами та постачальниками. Ти представлятимеш компанію та забезпечуватимеш професіоналізм у всіх відносинах.
•  Організація івентів: Ти відіграватимеш ключову роль в організації заходів, від розробки концепції з командою до координації з постачальниками та підрядниками, що дасть тобі практичний досвід у створенні успішних івентів.
• Інновації та творчість: Ми підтримуємо інновації й творчість в OBRIO і заохочуємо членів нашої команди ділитися своїми унікальними ідеями. У тебе буде можливість дослідити нові рішення та зробити реальний вплив на успіх нашої компанії.

Наші бенефіти:

• 20 days off на рік, необмежену кількість лікарняних днів коштом компанії.
• Забезпечення технікою у разі необхідності.
• Онлайн-послуги корпоративного лікаря коштом компанії, медичне страхування після проходження випробного терміну.
• Велика корпоративна бібліотека (купуємо всю необхідну літературу, вебінари, майстеркласи), внутрішні онлайн-мітапи та лекції.
• Компенсація навчання.
• Сніданки, обіди, фрукти та снеки в офісі.
• Онлайн івенти та тимбілдинги.

Так виглядає наш процес найму на цю посаду: Дзвінок-знайомство з рекрутером — Тестове завдання — Командна співбесіда — Знайомство із CEO — Job offer.

Більше про нас в соцмережах: Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok.

Дізнавайся про наші вакансії, рекомендуй друзів і отримуй ексклюзивний погляд за лаштунки OBRIO, приєднавшись до нашого Telegram.