Помічник керівника

Асистент для сім'ї та бізнесу (Лісабон)

Шукаємо відповідального, ініціативного та організованого асистента в Лісабоні, який допоможе з особистими та бізнес-завданнями, забезпечуючи комфорт і ефективність у повсякденному житті.

Обов'язки:

Список потенційних обов’язків персонального асистента для сім’ї та компанії:

I. Обов’язки в сім’ї

1. Організація повсякденних завдань

   • Ведення сімейного календаря, планування зустрічей, подій, подорожей.

   • Нагадування про важливі дати (дні народження, ювілеї, візити до лікарів, шкільні заходи).

   • Координація роботи домашнього персоналу (няня, домогосподарка, водій, садівник тощо).

   • Забезпечення своєчасної оплати рахунків, комунальних послуг.

   • Контроль за покупками для дому (продукти, побутова хімія, ліки тощо).

   • Управління «розумним» будинком (за наявності: сигналізація, опалення, освітлення тощо).

   • Контроль за прибиранням, підтримання порядку в будинку.

2. Логістика та супровід

   • Організація трансферу та поїздок (бронювання квитків, готелів, оренда автомобілів).

   • Контроль за технічним станом автомобілів, запис на сервісне обслуговування.

   • Організація ремонтів, декору, оновлення інтер’єру.

   • Пошук і контроль підрядників (ремонтники, клінінг, доставка, сантехніки, електрики).

   • Зустріч гостей, координація їх перебування.

3. Освіта та дозвілля дітей

   • Запис дітей на гуртки, секції, додаткові заняття.

   • Контроль за шкільним розкладом, комунікація з вчителями, репетиторами.

   • Організація дитячих заходів, днів народжень, поїздок.

4. Здоров’я та добробут сім’ї

   • Запис на прийоми до лікарів, координація медичних обстежень.

   • Ведення медичних карт членів сім’ї.

   • Організація оздоровчих програм, курсів масажу, фітнесу, SPA.

5. Юридичні та фінансові питання

   • Ведення документації та архівів сім’ї (договори, страховки, заповіти).

   • Контроль за оплатою податків, юридичні питання сім’ї.

   • Взаємодія з банками, бухгалтерами, адвокатами.

6. Організація заходів

   • Підготовка сімейних свят та урочистостей.

   • Пошук та координація підрядників (кейтеринг, декоратори, ведучі).

   • Контроль за виконанням усіх етапів підготовки.

II. Обов’язки в компанії

1. Адміністративна підтримка

   • Ведення робочого календаря керівника.

   • Організація зустрічей, переговорів, дзвінків.

   • Нагадування про важливі справи, дедлайни.

   • Підготовка та редагування документів, презентацій.

   • Ведення бази контактів.

2. Ділова переписка та комунікація

   • Обробка вхідних і вихідних листів.

   • Переклади документів, листів, дзвінків.

   • Ведення переговорів від імені керівника.

3. Фінансові та юридичні питання

   • Контроль за оплатами, рахунками, бюджетом.

   • Ведення документації компанії.

   • Взаємодія з бухгалтерами, юристами.

4. Організація відряджень та заходів

   • Пошук і бронювання квитків, готелів, транспорту.

   • Підготовка віз, документів для поїздок.

   • Організація корпоративних зустрічей, тімбілдінгів.

5. Особистий супровід керівника

   • Зустріч гостей, партнерів.

   • Координація побутових і особистих питань керівника.

   • Підтримка довірчих та конфіденційних відносин.

6. Контроль за бізнес-процесами

   • Моніторинг завдань команди, дедлайнів.

   • Збір звітів, аналіз даних.

   • Контроль за виконанням доручень керівника.

7. Маркетинг та PR (за потреби)

   • Підготовка матеріалів для соцмереж.

   • Ведення особистого бренду керівника.

   • Організація фотосесій, інтерв’ю, заходів.

Цими завданнями обов’язки не обмежуються, але основний акцент буде саме на них.

Вимоги:

Особисті якості:

• Високий рівень відповідальності, порядність, чесність.

• Самоорганізованість та проактивність.

• Вміння працювати в динамічному середовищі.

• Тактовність і дипломатичність у спілкуванні.

 Професійні навички:

• Досвід у виконанні асистентських чи адміністративних завдань.

• Вміння ефективно організовувати робочі процеси.

• Високий рівень комунікативних навичок та стресостійкості.

Мовні навички:

• Англійська – вільне володіння.

• Португальська – базовий рівень (для комунікації на побутовому рівні).

• Французька – буде перевагою.

Додаткові вимоги:

• Наявність водійського посвідчення. 

Умови роботи:

• Графік: понеділок – п’ятниця, з 9:00 до 19:00, субота — на зв’язку за потреби. Іноді завдання виникатимуть у неробочий час, важливо оперативно реагувати на запити керівника.

• Зарплата: від €1,000 

• Випробувальний термін:1 місяць

Як подати заявку?

1. Надішліть ваше резюме

2. Пройдіть пре-інтерв’ю з рекрутером та тестування.

3. Зустріньтесь на фінальне інтерв’ю з керівником.

4. Підписуйте оффер і розпочинайте роботу!