Старший фахівець, старша фахівчиня з питань грантів - Sr Grants Officer

Опис вакансії

Міжнародний комітет з порятунку (IRC) допомагає людям, чиї життя і засоби до існування зруйновані конфліктами і катастрофами, включаючи кліматичну кризу, вижити, відновитися і отримати контроль над своїм майбутнім. Заснований у 1933 році за запитом Альберта Ейнштейна, IRC співпрацює з людьми, які вимушені втікати від війни, конфліктів та катастроф, а також з громадами-господарями, які їх підтримують, а також з тими, хто залишається в своїх домівках і громадах. На сьогоднішній день ми працюємо в понад 40 країнах та 22 містах США, відновлюючи безпеку, гідність і надію мільйонам тих, хто витиснутий і бореться вижити. IRC веде людей від шкоди до дому.

Короткий огляд:

Старший/-а фахівець/-чиня з питань грантів є ключовою посадою в програмі IRC в Україні, забезпечуючи управління грантами відповідно до вимог та стандартів донорів, включаючи контроль використання коштів, звітування, управління інформацією щодо грантів та підвищення потенціалу в управлінні грантами. Ця роль гарантує ретельний моніторинг програмних і бюджетних показників при дотриманні стандартів відповідності донорів та IRC. Крім того, cтарший/-а фахівець/-чиня з питань грантів підтримує партнерські ініціативи IRC в Україні, тісно співпрацюючи з програмними командами в країні та підпорядковуючись координатору з грантів, щоб забезпечити високоякісну підтримку всіх функцій на етапі після отримання грантів. Основна увага старшого/-ої фахівця/-чині з грантів буде зосереджена на управлінні грантами після отримання фінансування. Водночас очікується виконання деяких обов’язків на етапі до отримання фінансування, спрямованих на розвиток потенціалу та навичок у процесах до отримання грантів. Такий подвійний підхід зміцнить загальні знання команди щодо управління грантами та підготує команду до вирішення питань, що виникають на етапі до отримання фінансування.

Ключові обов’язки:

Розробка пропозицій та залучення донорів

• Розробляти зовнішні комунікаційні матеріали для донорських візитів/зустрічей, які висвітлюють діяльність IRC в Україні та її програми.
• Підтримувати та надавати внесок у розробку плану взаємодії з донорами/плану розвитку бізнесу, який передбачає відзначення важливих досягнень і внесків донорів, забезпечуючи довготривалу підтримку та зобов’язання щодо програм IRC.
• Підтримувати організацію та координацію регулярних заходів із залучення донорів (віртуальних або особистих), включаючи інформаційні вебінари, відвідування проєктних об'єктів або круглі столи, щоб продемонструвати роботу, вплив і плани IRC.
• Допомагати координатору з грантів та старшому менеджеру з грантів у визначенні нових можливостей для фінансування та зміцненні стосунків з поточними донорами.
• Брати участь у вибраних процесах розробки пропозицій, готуючи та рецензуючи розділи пропозицій, компілюючи/редагуючи наративи, готуючи бюджети та складаючи необхідні додатки у співпраці з відповідними зацікавленими сторонами (фінанси, операції, програми, партнерства, безпека тощо) для розвитку навичок у діяльності до отримання фінансування.
• Співпрацювати з колегами з грантів на рівні центрального офісу та регіону для підтримання координації та дотримання графіків і вимог до пропозицій, забезпечуючи плавний перехід від етапу до отримання фінансування до етапу після отримання фінансування.

Управління грантами

• Відстежувати ключові етапи грантів, фінансові розподіли та графіки реалізації проєктів для підтримки стратегічного прийняття рішень.
• Координувати постійне оновлення трекера грантів та планів України, забезпечуючи його корисність як довідкового інструменту для команди старшого керівництва та програмного персоналу.
• Підтримувати актуальну базу даних з інструкціями донорів, актуальними для портфеля програм, включаючи ресурси для місцевих партнерів, та підтримувати оновлення в системі відстеження можливостей та впровадження IRC (OTIS).
• Виступати як ресурс знань з мови грантових угод та правил донорів, відповідаючи на питання щодо відповідності за потреби.
• Співпрацювати з координатором/менеджером MEAL для оновлення інструментів моніторингу та оцінки програм, забезпечуючи щомісячний контроль за всіма секторальними показниками; ділитися виявленими прогалинами з координаторами секторів.
• Виконувати роль основного контактного пункту з питань керівних документів донорів, виявляючи потенційні питання відповідності, уточнюючи питання відповідності та забезпечуючи доступ персоналу до ключових вимог донорів.
• Підтримувати місцевих партнерів у розумінні та дотриманні інструкцій донорів для забезпечення відповідності та ефективної співпраці.
• Інформувати координатора з грантів про потенційні виклики у виконанні договірних зобов’язань, строки подання звітів та значні бюджетні відхилення.
• Визначати ризики відповідності у портфелі та надавати рекомендації координатору з грантів, програмам, операціям, фінансам та старшому керівництву щодо превентивних дій.
• Контролювати якісне управління інформацією, підтримуючи впорядковані файли грантів, календар звітності, щомісячні робочі плани (наприклад, наради з циклу проєктів, розробка пропозицій, BvAs) та внутрішню документацію IRC і інструменти для відділу грантів.
• Підтримувати додаткове управління грантами, розвиток програм, моніторинг та оцінку, а також комунікаційні заходи за запитом.

Зустрічі/управління проєктним циклом (PCM):

• Підтримувати регулярні зустрічі PCM в польових офісах, забезпечуючи відповідність стандартам і рекомендаціям IRC.
• Готувати порядки денні та презентації для PCM, проводити сесії PCM, записувати ключові дії та активно координувати подальшу роботу з відповідними відділами.
• Виконувати роль основної контактної особи для PCM, сприяючи співпраці шляхом залучення всіх команд, вирішення питань та надання стратегічних рекомендацій протягом усього процесу PCM.
• Брати участь у зустрічах з управління бюджетом, включаючи щомісячний перегляд бюджету порівняно з фактичними витратами (BVA), для вирішення питань щодо прогнозованих залишків або перевитрат.
• Проводити навчання для співробітників і партнерів щодо PCM та процесів звітування за потреби.
• Підтримувати управління проєктами, контролюючи виконання завдань по всіх грантах і проводячи перевірки якості реалізації проєктів.

Звітування

• Керувати внутрішнім та зовнішнім звітуванням у співпраці з програмними та фінансовими командами, забезпечуючи своєчасність, високу якість та відповідність вимогам донорів.
• Координувати роботу з програмними та фінансовими командами для збору точних даних для донорських звітів, забезпечуючи повноту, точність та затвердження всіх необхідних документів програмними координаторами та керівництвом офісу в країні.
• Співпрацювати з програмними та фінансовими командами для вдосконалення шаблонів звітності для підвищення ефективності та відповідності організаційним цілям.
• Підтримувати координатора з грантів у поширенні інформації щодо комунікацій з донорами, регуляторних оновлень та подій для відповідних команд.
• Виконувати роль зв’язкового між командою з грантів та іншими відділами, забезпечуючи чітку комунікацію щодо оновлень та вимог донорів.
• Співпрацювати з відділом комунікацій та MEAL для фіксації та документування отриманих уроків з реалізації програм.

Управління персоналом та розвиток

• Керувати роботою фахівців та/або асистентів з грантів відповідно до потреб команди та за дорученням координатора з грантів.
• Керувати членами команди для забезпечення ефективного та добре організованого управління грантами на етапі після отримання фінансування.
• Демонструвати баланс між роботою та особистим життям і підтримувати заходи для задоволення потреб у турботі про персонал як для національних, так і для міжнародних членів команди.
• Керувати з дотриманням принципів чесності, відповідальності та прихильності до «Шляху IRC» — глобальних стандартів професійної поведінки.

Ключові Робочі Відносини:

Посада підпорядковується: Керівнику відділу грантів (GC) Безпосередньо керує: фахівцями або асистентами з грантів

Вимоги до посади

Досвід роботи:

• 3-4 роки в міжнародних НУО з фокусом на розвиток бізнесу, управління грантами та/або управління проєктами
• Досвід в управлінні грантами, моніторингу та звітуванні для основних донорів, таких як USG/USAID/BHA, EU/ECHO, BMZ/GFFO/GIZ, FCDO, SIDA, UHF/OCHA та ООН.

Навички та компетенції:

• · Володіння Microsoft Word, PowerPoint, Excel та Outlook.
• · Сильні організаційні та навички управління часом; вміння визначати пріоритети під тиском
• · Досвід у розробці програм, M&E, написанні пропозицій (включаючи логічні рамки) та розробці бюджетів для публічних/приватних донорів.
• · Відмінні письмові та усні комунікаційні навички англійською та українською мовами; здатність ефективно взаємодіяти з високопоставленими внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.
• · Компетенція у розвитку потенціалу, включаючи навчання національного персоналу та місцевих партнерів.
• · Сильні міжособистісні та міжкультурні навички, ефективні переговори та співпраця в команді.
• · Здатність працювати самостійно та в міжфункціональній глобальній команді.

Освіта:

• Ступінь бакалавра у галузі міжнародних відносин, розвитку, політичних наук, соціальних наук або спорідненій галузі.
• Бажано наявність ступеня магістра.

Мови: Обов’язково: вільне володіння розмовною та письмовою англійською та українською мовами.

Бажано:

• Досвід управління проєктами, сильні аналітичні навички, вміння у фінансовій звітності та складанні бюджетів.
• Адаптивність до змін та знайомство з міжнародними донорами і фандрейзингом.

Професійні стандарти

Міжнародний комітет порятунку (IRC) сповнений рішучості захистити людей, яких він обслуговує, і персонал від усіх видів шкоди, включаючи сексуальну експлуатацію, насильство та переслідування.

Ці зобов’язання викладено в Політиці безпеки IRC, доступній англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies.