Менеджер з грантів (Grants Manager)

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв’язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

ОПИС ВАКАНСІЇ

Менеджер з грантів відповідатиме за дотримання ключових вимог донорів, управління грантовими зобов’язаннями, ефективну комунікацію з донорами та підготовку як регулярних, так і ситуативних звітів. Крім того, він/вона забезпечуватиме розробку комунікаційних інструментів для внутрішнього та зовнішнього поширення інформації. Основні обов’язки включають збір, документування, аналіз і своєчасне подання всієї необхідної інформації та даних, отриманих на місцях, із фокусом на результативність та відповідність вимогам донорів. Менеджер також сприятиме навчанню та професійному розвитку персоналу й партнерів Міжнародного Медичного Корпусу (ММК), спрямовуючи зусилля на вдосконалення звітності та якісну підготовку грантових заявок.

Працівник на цій посаді також відповідатиме за підготовку якісних комунікаційних матеріалів, що будуть висвітлювати діяльність ММК та забезпечувати ефективне інформування зовнішньої аудиторії.

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Управління інформацією про гранти

• У координації з Керівником Представництва, його заступником та керівництвом M&E (залежно від структури Представництва) забезпечувати своєчасний збір даних щодо програм і проєктів відповідно до вимог внутрішньої, донорської та секторальної звітності у визначені строки.
• Підтримувати процес розробки та підготовки концептуальних записок, повних грантових заявок, запитів на модифікацію та супровідної документації відповідно до інструменту управління програмами.
• Розвивати та підтримувати глибоке розуміння грантових вимог, забезпечувати дотримання умов донорів, а також контролювати бюджетні показники та їхній статус.
• Сприяти підготовці бюджетів, а також аналізу та оцінці виконання грантів і динаміки витрачання бюджетних коштів у співпраці зі співробітниками Програмного та Фінансового відділів.
• Допомагати вищому керівництву програми в перегляді звітів про порівняння бюджету з фактичними витратами (BVA) для своєчасного виявлення та усунення недовитрат за проєктом, а також прогнозованих ризиків невиконання контрактних зобов’язань.
• Організовувати та брати активну участь у зустрічах, присвячених відкриттю та перегляду грантів, а також надавати консультативну підтримку співробітникам Програмного відділу.
• Забезпечувати ефективне функціонування системи подачі заявок на гранти для всіх програм у країні, охоплюючи угоди, заявки, зміни, звіти тощо.
• Спільно з командами проєктів та штаб-квартирою здійснювати регулярний аналіз виконання контрактів, оцінюючи їх відповідність встановленим індикаторам (як проєктним, так і контрактним).
• Розвивати та підтримувати глибоке розуміння політик, правил і процедур донорів, а також сприяти їх поширенню серед співробітників Програмного та Операційного відділів для забезпечення дотримання вимог та стандартів.
• Підтримувати ефективну комунікацію з національними, регіональними офісами та штаб-квартирою з питань управління грантами, включаючи обробку спеціальних запитів на інформацію та надання актуальних оновлень.
• Готувати та відповідати на інформаційні запити від усіх офісів штаб-квартири ММК, забезпечуючи оперативність та точність наданих даних.

Звітність

• Сприяти розвитку відносин із донорами, брати участь у переговорах з партнерами ММК, представляти організацію на зустрічах із донорами за необхідності, а також інформувати їх про актуальні пріоритети та внутрішні стратегічні ініціативи.
• Забезпечувати відповідність інструментів та процесів збору необхідної кількісної та якісної інформації для звітування перед широким колом зацікавлених сторін.
• Розробляти стандартні шаблони та інструменти звітності, що сприятимуть підвищенню якості описової, логічної та фінансової звітності.
• Проводити регулярний аналіз ситуації, включаючи безпековий, політичний та медіаконтекст, а також інформацію від інших агентств і суб'єктів, з метою оцінки гуманітарних потреб та аналізу даних, отриманих у результаті програмної діяльності.
• Підтримувати розробку ефективних комунікаційних інструментів для внутрішнього та зовнішнього використання, зокрема карт, тематичних досліджень та інфографіки.
• Забезпечувати редагування та контроль якості всіх внутрішніх і зовнішніх звітів перед їх поданням на розгляд керівництву та подальшим розповсюдженням.
• Надавати підтримку команді Програмного відділу та місцевим партнерам у підготовці звітів про діяльність через проведення тренінгів з розбудови потенціалу, а також розробку стандартизованих інформаційних матеріалів та інструментів звітності.
• Відстежувати графік звітування перед донорами та забезпечувати його своєчасне оновлення й передачу відповідним співробітникам.
• Підтримувати ефективні інформаційні потоки з регіональними офісами та штаб-квартирою, забезпечуючи оперативний обмін даними.
• Виконувати будь-які інші завдання за дорученням безпосереднього керівника або уповноваженої особи.
• Виконувати додаткові обов’язки, зокрема тимчасове розширення територіальної відповідальності, заміщення вакантних посад на визначений період, заміну колег під час їхньої відсутності (лікарняний, щорічна відпустка, відрядження), внутрішнє дублювання посад, а також виконувати спеціальні завдання відповідно до організаційних потреб.

Функції та обов’язки, зазначені вище, відображають характер та рівень роботи і не обов’язково є вичерпними.

МІНІМАЛЬНІ ВИМОГИ

• Ступінь бакалавра у сфері соціальних наук, бізнес-адміністрування, міжнародного розвитку або в іншій відповідній галузі. Можливий розгляд еквівалентного поєднання відповідної освіти та досвіду.
• Понад 2 роки релевантного досвіду роботи, зокрема в міжнародних гуманітарних організаціях.
• Досвід підготовки грантових заявок та управління інформацією, пов’язаною з розробкою масштабних програм та/або реагуванням на надзвичайні ситуації.
• Практичний досвід і глибоке розуміння політик, керівних принципів, стратегій та вимог звітності інституційних донорів (USAID, BHA, OCHA, ECHO, FCDO).
• Продемонстровані аналітичні, мотиваційні та комунікаційні навички, а також вміння концептуалізувати та планувати проєкти.
• Високий рівень лідерських та комунікаційних навичок, здатність ефективно керувати та координувати процеси між різними відділами.
• Вміння узгоджувати конкуруючі пріоритети, дотримуватися жорстких дедлайнів та працювати під тиском у нестабільному безпековому середовищі.
• Здатність ухвалювати виважені рішення та самостійно оцінювати ситуацію.
• Відмінні міжособистісні, культурні та дипломатичні навички.
• Вміння ефективно представляти інформацію як у письмовій, так і в усній формі, а також професійно відповідати на запитання керівництва на місцях і в штаб-квартирі, колег та високопосадовців урядових структур.
• Відмінні організаторські здібності та вміння працювати самостійно, демонструючи високий рівень самомотивації.
• Здатність ефективно виконувати кілька завдань одночасно в динамічному та змінному середовищі.
• Вміння працювати в команді, сприяти її розвитку, комфортно взаємодіяти в мультикультурному середовищі, зберігати гнучкість і витримку під тиском.
• Креативний підхід до вирішення завдань та ефективне використання обмежених ресурсів.
• Готовність та здатність до частих подорожей.
• Впевнене володіння MS Excel, Word, PowerPoint та іншими інструментами для управління інформацією та підготовки звітності.

Кодекс Етичних Норм Поведінки

Відповідно до цієї посади особа повинна розвивати та заохочувати культуру відповідності та етики в усій організації, підтримувати чітке розуміння дотримання стандартів етики організації «Міжнародний Медичний Корпус» та донорських потреб. Співробітники організації також відповідають за запобігання порушень нашого Кодексу Етичних Норм Поведінки, які можуть включати конфлікт інтересів, шахрайство, корупцію чи переслідування. Якщо ви бачите, чуєте або вам стало відомо про будь-які порушення Кодексу Етичних Норм Поведінки чи Політики Безпеки, ви зобов’язані повідомити про це. Якщо це керівна посада, людина повинна показувати приклад етичної поведінки своєю власною поведінкою та наглядом за роботою інших; переконатися, що особи, які підпорядковуються вам, мають достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у Кодексі Етичних Норм Поведінки; контролювати дотримання вимог підлеглими людьми; послідовно та чесно забезпечувати дотримання Кодексу Етичних Норм Поведінки та політики Міжнародного Медичного Корпусу (ММК), включаючи Політику Безпеки та Політику Захисту від Переслідувань, Залякування та Сексуальних Домагань на робочому місці; підтримувати співробітників, які добросовісно піднімають відповідні питання чи виявляють занепокоєння.

Захист

Усі співробітники несуть спільну відповідальність і зобов’язання захищати населення, з яким ми працюємо, включаючи дорослих, які можуть бути особливо вразливими, і дітей. Мається на увазі захист від таких наступних дій наших співробітників або партнерів, як: сексуальна експлуатація та насильство; експлуатація, зневага або жорстоке поводження з дітьми, дорослими, які знаходяться в групі ризику, або ЛГБТІ; та будь-які форми торгівлі людьми.

Рівні можливості

Організація «Міжнародний Медичний Корпус» пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.