Procurement Officer / Консультант з питань закупівель

Save the Children

Київвул. Рильський провулок, 6

В офісі/на місці

Повна зайнятість

Компенсація навчання

Медичне страхування

Офіс з бомбосховищем

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ:

Ця роль передбачає підтримку групи закупівель з реагування при надзвичайні ситуації для забезпечення дотримання належних процедур при закупівлі всіх товарів та/або послуг для програм та операцій фонду «Save the Children».

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

Забезпечення постійного впровадження та дотримання політики та процедур закупівель «Save the Children», а також їх відповідності вимогам донорів.
Отримувати запити на закупівлі для програм і обробляти їх з усією супровідною документацією до подання на остаточне затвердження, забезпечуючи затвердження уповноваженою особою, яка має право підпису.
Допомагати в процесі закупівель зі збором цінових пропозицій, підготовкою документації, відстеженням та звітуванням за замовленнями та веденням файлів/звітів.
Ведення належної документації щодо всіх закупівель по всьому ланцюгу постачання (PR, CBA, PO, GRN, SRF, WB тощо).
Консультування замовника щодо специфікацій та надання рекомендацій щодо найкращих процесів.
Збір цінових пропозицій на постачання та послуги відповідно до політики закупівель.
Розглянути всі пропозиції та скласти аналіз конкурентних пропозицій для розгляду координатором закупівель або менеджером з логістики перед розміщенням замовлення на закупівлю.
За необхідності, створювати закупівельні комітети для закупівель на великі суми, щоб забезпечити необхідну технічну підтримку та відповідність вимогам. Надавати підтримку в роботі комітету із закупівель. Забезпечити дотримання належних процедур та прийняття справедливих/прозорих рішень щодо закупівель.
Забезпечення підготовки замовлень на закупівлю на основі найкращих умов, запропонованих постачальником.
Координувати доставку між постачальником, складом і програмою.
Звертатися до постачальників, якщо замовлення на закупівлю не було виконано відповідно до специфікації, кількості або якості.
Повідомляти про будь-який реальний або передбачуваний конфлікт інтересів, який може виникнути при виконанні роботи.

Загальні положення:

Дотримуватися політики та практики Save the Children щодо захисту дітей, кодексу поведінки, охорони здоров'я та безпеки, рівних можливостей та інших відповідних політик і процедур.
Особа, яка обіймає цю посаду, повинна дотримуватися всіх відповідних політик і процедур «Save the Children» щодо захисту дітей, охорони здоров'я та безпеки, кодексу поведінки, рівних можливостей та інших відповідних політик і процедур.
Зобов'язання служити членам організації та їхнім донорам, а також допомагати формувати культуру обслуговування членів організації в межах всієї організації.

КВАЛІФІКАЦІЯ ТА ДОСВІД

Обов'язково

Вища освіта, мінімум середня освіта.
Навички роботи з ІТ, включаючи Excel, MS Office.
Володіння письмовою та розмовною англійською мовою.
Орієнтованість на деталі, чесність, гнучкість, працьовитість.
Здатність синтезувати та аналізувати інформацію, приймати чіткі, обґрунтовані рішення.
Здатність швидко будувати відносини з широким колом людей, як всередині компанії, так і за її межами.

Бажано

1-2 роки досвіду роботи у сфері логістики або закупівель

НАВИЧКИ ТА ПОВЕДІНКА (наші цінності)

Підзвітність:

Нести відповідальність за прийняття рішень, ефективне управління ресурсами, досягнення результатів разом із дітьми та рольове моделювання цінностей «Save the Children».
Покладатись на команду та партнерів відповідальність за виконання своїх обов'язків, надаючи їм свободу діяти у найкращий спосіб, який вони вважають за потрібне, забезпечуювати необхідний розвиток для покращення роботи та застосовуючи відповідні наслідки, коли результати не досягнуті.
Створювати управлінське середовище в країні для того, щоб керувати, підтримувати та розвивати нашу культуру захисту дітей.

Амбіційність:

Постановка амбітних та складних цілей для себе та команди, брати на себе відповідальність за власний розвиток та заохочувати команду робити те ж саме
Широко ділитися особистим баченням діяльності «Save the Children», залучати та мотивути інших
Орієнтованість на майбутнє, мислити стратегічно та в глобальному масштабі

Співпраця:

Побудова та підтримка ефективних відносини з власною командою, колегами, членами, донорами та партнерами
Цінувати різноманітність, розглядати її як джерело конкурентної сили
Доступність, вміти слухати, з ним легко розмовляти

Креативність:

Розробляти та заохочувати нові та інноваційні рішення
Готовність йти на дисциплінований ризик

Цілісність:

Чесність, заохочувати відкритість і прозорість
Завжди діти в найкращих інтересах дітей

Ми пропонуємо:

Офіційне працевлаштування
Міжнародні умови праці
Робочий день з 9 до 17 години
Медичне страхування з першого робочого дня
Курси іноземної мови за рахунок організації
Офіс в центрі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства.

Здоров'я і безпека:
Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність:
SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.Якщо Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

________________________________________________________________________________________________

ROLE PURPOSE:

This role will support the emergency response procurement team to ensure the proper procedure is followed for the purchasing of all goods and/or services for Save the Children programming and operations.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

Ensure that at all times Save the Children procurement policy and procedures are implemented and adhered to and are within compliance to donor regulations.
Receive purchase requests for programs and process with all supporting documentation prior to submitting it for the final authorization ensuring approval by authorized signatory.
Assist in the procurement process with the collection of quotations, the preparation of paperwork, tracking and reporting out on orders and the maintenance of files/records.
Maintain proper documentation of all procurement throughout Supply Chain (PR, CBA, PO, GRN, SRF, WB, etc).
Consult with requestor on specifications and advise on best processes.
Collect quotations for supplies and services according to procurement policy.
Review all quotes and compile competitive bid analysis for review by procurement coordinator or logistics manager prior to raising purchase order.
As needed, develop procurement committees for the high-value procurements to ensure required technical support and compliance. Provide support role for the functioning of the procurement committee. Ensure due process is followed and fair/transparent purchasing decisions are made.
Ensure that purchase orders are prepared based on the best terms and conditions given by supplier.
Coordinate delivery between supplier, warehouse and program.
Follow up with suppliers if a purchase order has not been delivered according to specification, quantity or quality agreed.
Communicate any real or perceived conflict of interest which may arise in the execution of job.

General:

Comply with Save the Children policies and practice with respect to child protection, code of conduct, health and safety, equal opportunities and other relevant policies and procedures.
The post-holder will comply with all relevant Save the Children policies and procedures with respect to child safeguarding, safety and security, code of conduct, equal opportunities and other relevant policies.
Commitment to serving members and their donors, and to helping build a culture of member service throughout organization.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

Essential:

College degree, minimum high school education
IT skills including excel, MS Office
Proficiency in written and spoken English
Detail oriented, honest, flexible, hardworking
Ability to synthesise and analyse information, and make clear, informed decisions
Ability to build relationships quickly with a wide range of people, both internally and externally

Desired:

1-2 years’ experience in logistics or procurement function

SKILLS AND BEHAVIOURS (our Values in Practice)

Accountability:

Holds self-accountable for making decisions, managing resources efficiently, achieving results together with children and role modelling Save the Children values
Holds the team and partners accountable to deliver on their responsibilities – giving them the freedom to deliver in the best way they see fit, providing the necessary development to improve performance and applying appropriate consequences when results are not achieved
Creates a managerial environment in-country to lead, enable and maintain our culture of child safeguarding

Ambition:

Sets ambitious and challenging goals for self and team, takes responsibility for own personal development and encourages team to do the same
Widely shares personal vision for Save the Children, engages and motivates others
Future oriented, thinks strategically and on a global scale

Collaboration:

Builds and maintains effective relationships, with own team, colleagues, members, donors and partners
Values diversity, sees it as a source of competitive strength
Approachable, good listener, easy to talk to

Creativity: