Асистент менеджера програми

Асистент менеджера програми “Наука в класах”. “Наука в класах“ (Science to the Classroom) - інноваційний проєкт, спрямований на підвищення потенціалу закладів загальної середьної та дошкільної освіти у  провадженні STEM-освіти. 
 Асистент менеджера програми забезпечує адміністративну, організаційну та операційну підтримку менеджера програми для успішної реалізації діяльності. Ця роль включає управління графіком, координацію комунікації в команді, ведення документації та допомогу у виконанні ключових завдань. 

Основні обов’язки:

1. Адміністративна підтримка:

• Управління календарем менеджера програми, включно з плануванням зустрічей, призначень та відряджень.
• Підготовка порядку денного, ведення запису зустрічей та контроль виконання задач.
• Організація та систематизація файлів, документів та листів для забезпечення їх доступності.

1. Координація роботи команди:

• Забезпечення ефективної комунікації між менеджером програми та членами команди шляхом передачі інформації та уточнення завдань.
• Моніторинг виконання командних задач та надання регулярних оновлень менеджеру програми.
• Допомога в організації тімбілдингів та внутрішніх воркшопів.

1. Операційна та проєктна підтримка:

• Допомога у моніторингу графіків проєктів, виявленні ризиків та пропонуванні рішень для забезпечення прогресу.
• Підготовка звітів, презентацій та оновлень для внутрішньої та зовнішньої аудиторії.
• Координація перевірки та подання матеріалів від різних підрозділів команди.

1. Співпраця зі стейкхолдерами:

• Підготовка до зустрічей та презентацій із зовнішніми організаціями.
• Допомога в організації заходів для стейкхолдерів і подальша комунікація.

1. Організація заходів і тренінгів:

• Допомога в плануванні та організації заходів, воркшопів і тренінгів, забезпечення логістичної підтримки.
• Управління комунікацією з учасниками, підготовкою матеріалів та організацією локацій.

1. Підтримка у зборі даних та звітності:

• Допомога у зборі та систематизації даних для моніторингу прогресу і звітності.
• Сприяння підготовці звітів про хід виконання проєкту та оцінок.

1. Рішення проблем та управління завданнями:

• Ініціативне вирішення адміністративних і логістичних викликів.
• Автономне виконання рутинних завдань із подальшою передачею складних питань менеджеру програми.

1. Професійне представництво:

• Дотримання професіоналізму та конфіденційності при роботі з чутливою інформацією.

Кваліфікації та навички:

Освіта: Ступінь бакалавра в галузі бізнес-адміністрування, управління або суміжній сфері. Допускається еквівалентний професійний досвід.

Досвід роботи:

• Від  1 року досвіду на посаді асистента або виконавчого асистента.
• Досвід роботи в сфері освіти, STEM-програм чи проєктних середовищах є перевагою.

Навички:

• Відмінні організаційні здібності та навички багатозадачності з увагою до деталей.
• Впевнене володіння Microsoft Office, Google Workspace та іншими інструментами продуктивності.
• Ефективні письмові та усні комунікативні навички українською та англійською мовами.
• Здатність до співпраці в командах та забезпечення чітких каналів комунікації.
• Навички вирішення проблем і адаптивність у динамічному робочому середовищі.

Ключові компетенції:

• Відмінне управління часом і вміння визначати пріоритети.
• Проактивний і ресурсний підхід до нових завдань та викликів.
• Здатність підтримувати високий рівень професіоналізму і конфіденційності.
• Розвинені міжособистісні навички для побудови позитивних відносин із членами команди та стейкхолдерами.
• Прихильність до місії та цілей STEM-освіти.