Асистент з операційної діяльності

Асистент з операційної діяльності відповідатиме за організацію та забезпечення ефективного виконання адміністративних та логістичних завдань у межах проєкту “Наука в класах”. “Наука в класах “(Science to the Classroom) - інноваційний проєкт, спрямований на підвищення потенціалу закладів загальної середьної та дошкільної освіти у провадженні STEM-освіти.

Ця роль передбачає управління щоденними операціями, планування логістики, підтримку закупівель та допомогу у впровадженні заходів програми. 

Основні обов’язки:

1. Координація логістики:

• Планування та організація доставки матеріалів, обладнання та ресурсів до локацій програми.
• Контроль за транспортними процесами та своєчасним постачанням ресурсів.
• Моніторинг запасів і організація їх поповнення у разі потреби.

1. Адміністративна підтримка:

• Управління документацією, пов’язаною з діяльністю програми, включаючи договори, рахунки та накладні.
• Підготовка та ведення детальної звітності щодо логістики, закупівель та операційної діяльності.
• Допомога в організації зустрічей, заходів і тренінгів, вирішення всіх логістичних питань.

1. Закупівлі та взаємодія з постачальниками:

• Комунікація з постачальниками для забезпечення якісного та своєчасного постачання товарів і послуг.
• Проведення ринкових досліджень для пошуку економічно вигідних рішень.
• Дотримання політик організації та вимог донорів у процесі закупівель.

1. Операційна координація:

• Підтримка розробки операційних планів і графіків разом із керівником програми.
• Моніторинг виконання проєктних заходів.
• Вирішення логістичних і операційних проблем, які можуть виникати.

1. Комунікація та співпраця:

• Виступати основною контактною особою з питань операційної діяльності в команді та з зовнішніми партнерами.
• Забезпечувати узгодженість між операційними завданнями та цілями програми.
• Інформувати зацікавлені сторони про стан логістики та операційних процесів.

1. Моніторинг і звітність:

• Регулярне надання звітів про статус операцій, виклики та рекомендації щодо покращення.
• Ведення актуальних записів про операційну діяльність для внутрішнього аналізу.

Кваліфікація та навички:

Освіта:

• Вища освіта в галузі менеджменту, бізнес-адміністрування або суміжній сфері. Аналогічний професійний досвід або тренінги в галузі освітнього  або проєктного менеджменту. 

Досвід:

• Від 1 року досвіду роботи на адміністративних, логістичних чи операційних позиціях.
• Досвід роботи в освітніх проєктах буде перевагою.

Навички:

• Відмінні організаційні здібності та здатність виконувати кілька завдань одночасно.
• Володіння Microsoft Office, Google Workspace або подібними інструментами.
• Високий рівень письмової та усної комунікації українською та англійською мовами.
• Уміння працювати самостійно та проявляти ініціативу у вирішенні операційних завдань.

Ключові компетенції:

• Увага до деталей та висока точність у роботі.
• Проактивний підхід до вирішення проблем.
• Сильні міжособистісні навички для ефективної співпраці з командою та партнерами.
• Гнучкість і адаптивність у динамічному робочому середовищі.
• Прихильність до цілей та цінностей STEM-програми.