Офіс-менеджер
13 часов назад
13 декабря 2024
Киевб-р Лесі Українки,34р-н. Печерскийметро Зверинецкая
Гибридная
В офисе/на месте
Полная занятость
Цілі посади
Забезпечення адміністративного управління роботи офісу та міжнародних проектів LHSI з метою дотримання корпоративних політик, вимог донорів, національного законодавства для забезпечення повсякденної роботи офісу та проектних команд.
Основні обов'язки
- Забезпечення офісу необхідними ресурсами (канцелярія, техніка, витратні матеріали, тощо) та контроль за їх використанням.
- Координація роботи підрядників (клінінг, ремонтні роботи, IT-підтримка, тощо).
- Вирішення організаційних питань для забезпечення комфортної роботи співробітників (замовлення води, організація харчування, прибирання тощо).
- Участь в веденні обліку фінансових операцій, пов'язаних із потребами офісу, підготовка звітів для керівника та донорів.
- Контроль бюджету офісу, зберігання та архівування документів, підготовка та моніторинг витрат, інвентаризація, співпраця з фінансовим відділом.
- Взаємодія з бухгалтерією: підготовка рахунків, актів виконаних робіт, перевірка відповідності документів щодо роботи офісу.
- Організація процесів укладення договорів з підрядниками, контроль виконання фінансових зобов’язань за ними.
- Згідно корпоративної політики та вимог донорів, проведення закупівель необхідних товарів та послуг для організації (канцелярія, меблі, обладнання, сервіси тощо).
- Пошук постачальників, отримання та аналіз комерційних пропозицій, узгодження умов.
- Контроль якості та своєчасності постачання замовлених товарів/послуг.
- Ведення реєстру постачальників та замовлень, реєстру консультантів та послуг.
- Допомога керівництву в проведенні стратегічних зустрічей правління, наглядової ради, тощо
- Організація внутрішніх і зовнішніх заходів (логістичні питання, відрядження, переговори, семінари, корпоративні події). Підготовка матеріалів для зустрічей, презентацій.
- Допомога в кадрових питаннях персоналу проектів.
- Виконання інших завдань.
Необхідні компетенції
Освіта:
- Вища освіта. Бажано в економіці, фінансах, менеджменті, праві або інших сферах.
- Сертифікати з підвищення компетенцій можуть бути додатковою перевагою.
Досвід:
- Щонайменше 2 роки релевантного досвіду у адміністративному, операційному або фінансовому менеджменті.
- Досвід роботи з адміністративними, закупівельними або бухгалтерськими програмами буде вважатися перевагою.
Навички та знання:
- Розуміння адміністративного та операційного менеджменту роботи.
- Навички роботи в кризових ситуаціях та складному середовище.
Інші вимоги:
- Вільне володіння українською мовою.
- Відданість місії та цінностям організації.
Процес подачі заявок
Зацікавлені кандидати повинні подати:
Детальне резюме із зазначенням відповідного досвіду та компетенцій.
Мотиваційний лист, у якому пояснюється їхня придатність до посади.
Заявки надсилати на електрону пошту; Отправить резюме з надписом Офіс менеджер
Мария
Социальные инициативы по охране труда и здоровья, МОО Проверенная
Негосударственные организации / NGO
