Procurement@Logistic Officer

Вступ:

У 2024 році Україна оголосила обов’язкову евакуацію через посилення обстрілів і повітряних атак російських сил на прифронтові регіони. Щоденні обстріли Харківщини, Сумщини та Донеччини призвели до значної внутрішньої міграції, а понад 15 000 цивільних у Покровську перебувають під безпосередньою загрозою. За даними ООН, понад 300 000 людей у цих регіонах потребують підтримки, але фінансові ресурси для евакуації обмежені.

Проєкт «Екстрена допомога та підтримка евакуації» від Team4UA пропонує комплексне рішення, що забезпечує безпечне транспортування і тимчасове житло для цивільних із зон ризику. Консорціум ТЕРА, створений Team4UA спільно з українськими НУО, включає «Схід SOS», як провідним асоційованим партнером, а також Благодійна організація «Координаційний центр допомоги» та «Ангели порятунку», як члени Консорціуму, координує евакуаційні зусилля з фокусом на вразливих групах населення.

Team4UA Опис:

Team4UA — українська благодійна організація, створена в березні 2022 року, з досвідом у сфері надзвичайної допомоги, відновлення та інноваційних проєктів реконструкції. Ми співпрацюємо з агентствами ООН (ВПП, ЮНІСЕФ) та міжнародними організаціями і фондами (Mercy Corps, TED). З моменту заснування Team4UA надала гуманітарну допомогу 2,3 мільйонам осіб, зокрема реалізувала такі проєкти, як будівництво школи у Львові за допомогою технології 3D-друку з бетону.

Team4UA була створена командою колишніх технологічних підприємців, які об'єднали свої навички та досвід для вирішення найважливіших довгострокових потреб України. Організація має великий досвід роботи у прифронтових регіонах та районах, що найбільше постраждали від бойових дій, зокрема поблизу кордону з Росією. Від початку повномасштабного вторгнення наша діяльність охоплює найважкодоступніші регіони, а також ті, де найбільше зосереджені внутрішньо переміщені особи або люди, що повертаються додому.

Команди Team4UA базуються у Львові, де забезпечують адміністративну та фінансову підтримку, у Києві, де знаходиться наша штаб-квартира, та у Дніпрі, де здійснюються операційна діяльність, моніторинг та оцінка проєктів.

Загальний опис посади:

Під керівництвом та безпосереднім наглядом менеджера із закупівель Procurement@ Logistic Officer забезпечуватиме ефективне управління угодами та процесами затвердження, а також контролюватиме завдання, пов’язані з відрядженнями, надаватиме ефективні послуги із закупівель та логістики, дотримуватиметься правил та положень TEAM4UA з метою отримання найкращого співвідношення ціни та якості.

Завданняіобов'язки:

Управління угодами та погодженнями

• Нагляд за підготовкою, перевіркою та затвердженням угод, контрактів та інших закупівельних документів для забезпечення відповідності політиці організації та донорів.
• Підтримка в обговоренні умов договорів з постачальниками, надавачами послуг та іншими зацікавленими сторонами.
• Моніторинг виконання контрактів, термінів поновлення та закриття у співпраці з відповідними відділами.
• Ведення бази даних договорів та документів, необхідних для процесу закупівель.

Координація відряджень

• Керувати організацією поїздок співробітників, консультантів та іншого персоналу, включаючи бронювання транспорту, проживання та іншу логістику.
• Забезпечення дотримання політики організації щодо відряджень та правил донорів.
• Моніторинг бюджетів на відрядження та надання економічно ефективних рішень щодо подорожей.
• Надавати рекомендації та підтримку щодо процедур подорожей та вимог до документів (наприклад, візи, туристичне страхування).

Загальна підтримка закупівель

• Допомагати в управлінні запитами на закупівлі та забезпечувати їх своєчасну обробку.
• Ведення та оновлення закупівельної документації.
• Підтримка впровадження внутрішнього контролю та процедур для підвищення ефективності та прозорості процесів закупівель.
• Підтримувати зв’язок з адміністративним відділом, відділом комплаєнсу та програмним відділом для забезпечення безперебійного робочого процесу при затвердженні угод та плануванні поїздок.
• Брати участь в ініціативах з розбудови потенціалу та тренінгах за потреби.
• Відповідати на запити співробітників та зовнішніх зацікавлених сторін, пов’язані із закупівлями та відрядженнями.
• Виконувати інші обов’язки за дорученням менеджера із закупівель.

Вимоги:

• Ступінь бакалавра в галузі логістики, економіки та суміжних галузях або еквівалентна/відповідна освіта.
• Мінімум 1 рік досвіду роботи у сфері закупівель, управління контрактами та/або координації відряджень.
• Досвід роботи з неурядовими або гуманітарними організаціями є перевагою.
• Загальне знайомство з українським законодавством у сфері закупівель, системами та процедурами управління закупівлями та відрядженнями.
• Сильні аналітичні здібності, вміння вести переговори та вирішувати проблеми.
• Відмінні комунікативні навички українською та англійською мовами, як письмові, так і усні.
• Увага до деталей та вміння працювати під тиском у швидкому темпі.
• Здатність працювати у співпраці з різноманітною командою.

Умови роботи:

• Ми пропонуємо роботу в молодій, амбітній команді, яка активно розвивається та має чітке бачення своєї місії.
• Ми пропонуємо офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України, яке включає всі необхідні соціальні гарантії та пільги, соціальний пакет, що включає медичне страхування.
• Графік роботи: Пн-Пт з 9:00 до 18:00/10:00—19:00 Ми цінуємо баланс між роботою та особистим життям і надаємо стабільний графік роботи.
• Наша організація надає можливості для кар'єрного та професійного зростання. Ви зможете розвивати свої навички та досягати нових професійних висот.
• Контракт: до 29 серпня 2025 року (в зв’язку з закінченням проєкту) з можливістю продовження за наявності нових.

Різноманіття, рівність і інклюзія: Ми прагнемо до формування команди з різним досвідом, поглядами та навичками для вирішення викликів України. Створюємо культуру довіри, де кожен може реалізувати свій потенціал. Інклюзія та рівність для нас — безперервний процес навчання та вдосконалення.

Рівні можливості працевлаштування: Team4UA — роботодавець рівних можливостей. Ми не допускаємо дискримінації за будь-якою ознакою, поважаючи розмаїття. Забезпечуємо повагу, безпеку й рівні шанси для всіх.

Захист та етика: Ми гарантуємо гідне ставлення до всіх, з ким співпрацюємо. Дотримуємось принципів захисту, запобігаємо будь-яким проявам насильства чи експлуатації. Усі співробітники зобов’язані дотримуватись етичних норм і Кодексу поведінки Team4UA, пройшовши навчання з основ захисту.