Medical Procurement Officer / Фахівець із медичних закупівель

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

ЗАГАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ
Під безпосереднім керівництвом менеджера з логістики, фахівець з медичних закупівель буде здійснювати нагляд за наскрізним процесом постачання фармацевтичних препаратів та медичного обладнання, включаючи безпеку, пошук постачальників, вибір продукції, якість та транспортування. Розвивати відмінні партнерські відносини з постачальниками та іншими організаціями. Завдання включає, але не обмежується тим, що фахівець з медичних закупівель повинен здійснювати немедичні закупівлі та вести належний облік закупівельних операцій, відстежувати, звітувати та архівувати їх на платформі SharePoint. Крім того, фахівець з медичних закупівель може бути призначений для підтримки логістичної діяльності, якщо це необхідно та доручено.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

Обов’язки

1. Керувати процесом наскрізного постачання фармацевтичних, харчових продуктів, виробів медичного призначення та медичного обладнання, необхідних для роботи ПУІ в Україні.
2. Надання технічних консультацій та рекомендацій щодо процесу імпорту, інформації про джерела постачання та аналіз великих замовлень на фармацевтичні товари, розміщених в рамках національних програм.
3. Продемонструвати досвід ведення переговори щодо укладання контрактів. 
4. Дотримуватися керівних принципів, процесів, шаблонів і стратегії закупівель товарів медичного призначення та лікарських засобів відповідно до вимог ПУІ та донорів.
5. У тісній співпраці з медичною та логістичною командою ПУІ (як на рівні місії, так і на рівні штаб-квартири) брати участь у відборі постачальників та процесі попередньої кваліфікації для постачання медичних товарів.
6. Координувати питання медичного постачання/обладнання з внутрішніми ( на рівні місії та штаб-квартири) та зовнішніми зацікавленими сторонами.
7. Щотижня та щомісяця надавати програмним командам оновлену інформацію про поточні закупівлі.
8. За можливості централізувати та оптимізувати процес групування закупівель.
9. Надавати підтримку, відповідно до управління ланцюгами поставок та управління охороною здоров'я, у визначенні постачальників та наданні їм відповідних рекомендацій.
10. Підтримувати команду з питань закупівель немедичного призначення та вести належний облік згідно з політикою та процедурами ПУІ. 

Транспортування

1. Підтримувати/допомагати планувати і, зрештою, контролювати відвантаження та доставку матеріалів/обладнання до кінцевого пункту призначення.
2. Сприяти у відстеженні відвантаження товарів, що надходять з-за кордону, коли це необхідно.
3. Забезпечити своєчасні поставки товарів.
4. Забезпечити оптимізацію транспортних засобів з метою підвищення рентабельності поставок. 

Валідація закупівель

1. Брати участь у процесі валідації закупівель з метою забезпечення та дотримання процедур ПУІ. 
2. Надавати підтримку в забезпеченні належного підписання контрактів уповноваженими керівниками з метою гарантування надійного захисту ПУІ в разі виникнення розбіжностей.

 Звітування

1. Складати щотижневі та щомісячні звіти щодо медичних постачань, щотижня перевіряти та аналізувати закупівлі та надавати підтримку командам (програмам, охороні здоров'я або логістиці) у разі виявлення проблем.
2. Вести закупівельну діяльність, включаючи медичну та немедичну документацію, трекер, звітність та упорядкування документації.
3. Надавати всі підписані оригінали (контракти, накладні, рахунки-фактури, акти приймання-передачі) на вимогу Фінансового відділу вчасно.

 Підготовка до аудиту

1. Архівувати всі документи, пов'язані з медичними закупівлями, упорядкувати та класифікувати всі закупівлі з метою підготовки до аудиту. 
2. Відповідно до запитів відділу з питань аудиту ПУІ, він/вона може перевірити та підготувати всі файли для майбутнього аудиту.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Ступінь бакалавра, бажано за спеціальністю "Фармація", або еквівалентна фармацевтична кваліфікація Вищий національний диплом, або будь-який університетський ступінь у суміжній галузі  

Досвід роботи: Мінімум 4 роки досвіду роботи в НУО або будь-якій іншій організації у сфері закупівель, управління ланцюгами поставок або логістики

Володіння мовами: Вільне володіння українською мовою та володіння англійською мовою на професійному рівні (B2 відповідно до Загальноєвропейських компетенцій володіння іноземними мовами). 

Знання та навички: 

• Хороші навички закупівель та знання логістичних процедур і управління ланцюжком постачання створення вартості. 
• Хороші навички ведення переговорів та комунікації
• Досвід вирішення конфліктів та дипломатії
• Надійний, суворий і добре організований
• Здатність працювати в режимі багатозадачності та готовність розширювати сферу своєї діяльності
• Ефективне управління часом та пріоритетами
• Здатність проявляти ініціативу для подолання труднощів, що виникають у повсякденній роботі
• Командний дух та навички вирішення проблем
• Автономний, нейтральний, працьовитий
• Здатність працювати самостійно, проявляючи при цьому ініціативу та почуття відповідальності
• Здатність витримувати тиск у нестабільному середовищі
• Навички гнучкості та адаптивності
• Вміння справлятися зі стресом і тиском
• Чесність і порядність
• Почуття конфіденційності

Володіння ПК: 

• Добре знання програмного забезпечення MS office, включаючи і будь-яке інше, програмне забезпечення 

УМОВИ

Локація : м. Київ

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

• Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
• Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
• PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.

**********************

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

GENERAL OBJECTIVE
Under the direct supervision of the Logistics Manager, the Medical Procurement  Officer will oversee the end-to-end supply chain process for pharmaceutical and medical equipment requirements encompassing safety, sourcing, product selection, quality and transport. Develop excellent partnerships with suppliers and other organization. The objective includes but not limited to that the medical procurement officer is to carry out the non-medical procurement activities and maintains a proper procurement transaction record, tracking, reporting and archive them on the SharePoint. In addition the medical procurement officer may tasked to support in the Logistics activities as when needed and assigned.

TASKS AND DUTIES 

Responsibilities

1. Manage end to end supply chain process for pharmaceutical, nutrition products, medical devices and medical equipment for PUI operation in Ukraine.
2. Provide technical advice and guidance about importation process, sourcing information and review large pharmaceuticals orders placed by country programs. 
3. Demonstrate expertise in contract negotiations.
4. Respect the procurement guidelines, processes, templates and strategy for medical supplies and drugs procurement in compliance with PUI and donor’s requirements.
5. In close cooperation with PUI medical and logistics team (both mission and HQ) participate in suppliers selection and pre-qualification process for medical supplies.
6. Be a focal person for medical supplies/equipment with internal (both mission and HQ) and external stakeholders.
7. Provide weekly and monthly updates to the program teams on ongoing procurement.
8. Centralize and optimize the grouping of purchases whenever it is possible.
9. Support, in accordance with the supply chain management and health management, the identification and referencing of suppliers.
10. Support the team on non-medical procurement activities and to maintain the proper record as per the PUI policies and procedures.

Transportation

1. Support/Contribute to plan and eventually supervise the shipment and delivery of materials/equipment up to their final destination.
2. Contribute in following up the shipment of merchandise coming from abroad when necessary.
3. Ensure timely deliveries of goods. 
4. Optimize the transportation means in order to make deliveries cost-efficient. 

Procurement Validation

1. Participate in the procurement validation process in order to ensure and the adherence of PUI procedures. 
2. Support in ensuring that contracts are adequately signed by the empowered coordinators in order to guaranteed a strong protection for PUI in case of disagreement,

Reporting

1. Produce weekly and monthly report for the medical supplies, check and analyze the purchase follow up every week and give support to the teams (programs, health or logistics) if issues are identified. 
2. Maintain the procurement activities including the medical and non-medical record, tracker, reporting and file them in order.
3. Provide all signed originals (contracts, delivery notes, invoices, act of acceptance) as requested by Finance department on time. 

Audit Preparation

1. Archive all the documents linked to medical procurement, organize and classify all the procurement in order to prepare for the audit. 
2. In accordance with the requests from PUI Audit departement, s/he may check and prepare all the files for the upcoming audit. 

CONDITIONS

Location: Kyiv

Working days: Monday to Friday

• Interested candidates please submit your resume  in English.
• The test for this position will also be in English. 
• Only shortlisted candidates will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.

PUI is an equal-opportunity employer that prioritizes staff safety and security. We are committed to diversity and inclusion within our workforce and encourage qualified female and male candidates of all backgrounds, including candidates with disabilities to apply for the position.