Country Finance Coordinator Фінансовий координатор

Country Finance Coordinator

Reporting to Country Director and Regional Finance Manager

Direct superior to He/she is the direct superior to the Finance Manager & Legal Officer

Act as deputy for Country Coordinator when required

1. Overall goals 

A              Compliance: Ensure the overall compliance of financial and administrative rules and processes with local legal framework, organisational standards and donor requirements – including measures to prevent fraud and corruption – through regular reviews and updates, and coordinate to such extent amongst relevant actors involved. 

             The work of the CFC contributes to the further development of regional organisational policies and regulatory framework.  

B           Management: Execute financial and administrative procedures in compliance with organisational rules, local legal framework and donor requirements in an efficient manner by ensuring good coordination between all actors involved in different processes, including their awareness and knowledge of responsibilities towards financial management. 

             The work of the CFC contributes to effective decision-making and reporting at project, country and regional levels. 

C           Knowledge: The CFC ensures the development of knowledge and capacity in financial management and administration within the country and of different staff involved in financial management and administration by planning and coordinating necessary capacity building and awareness arising measures. The CFC also leads financial staff in the country, which are subordinate to the CFC, and ensures their performance and personal development, including regular staff appraisals.

D           Other

1. Main tasks 

A 1. Compliance:

• Ensure compliance with HSI, donor and statutory requirements
• Ensure understanding, application and compliance with HELVETAS Swiss Intercooperation (HSI) procedures.
• Lead the development and updating of solid internal control systems, policies, procedures, monitoring and information tools related to administration and finance.
• Develop, review and advise on finance chapters in Grant agreements, Consulting, Service and Working contracts and Memorandums of Understanding
• In coordination with the Country Manager, ensure strict compliance with the current personnel policies and salary structure
• Propose improvements to the HR management policies and procedures to the Country Manager and update the National Personnel Regulations when necessary
• ·       Ensure the implementation of adequate security and safeguard measures for the protection of the assets of the Country Office and its employees
• Ensure continued insurance coverage for staff, as applicable, under staff guidelines.
• Ensure that the remuneration process and the conservation of its permanent information, as well as the contracts and others, are in accordance with national legislation

2. Compliance with legal regulations

• Coordinate the obtaining of necessary formal permits and authorizations
• Ensure timely compliance with formal NGO procedures with the respective State Institutions/authorities
• Ensure legal compliance in matters related to profit tax, VAT / service tax and other applicable local laws and timely submission of reports to the relevant authorities

3. Audit

• Coordinate regular internal and external audit of the Country Office, projects and partners, as required
• Advise on the selection of auditors, and articulate with HIS HO for contractual matters
• Ensure the completion of the audit in a timely manner, participate in audit meetings and support

B Management: 

• Guarantee the quality of financial management, planning and verifying that the recorded accounting information correctly reflects the reality of the Country Office’s operations
• Guarantee transparency and accountability in financial operations
• ·       Lead, organize and supervise the financial administrative unit made up of the Financial Officers, ensuring the adequate provision of services to the different projects with equity criteria
• ·       Ensure efficient fund management, high quality accounting and financial reporting at all levels
• Prepare monthly consolidated financial statements (Monthly Consolidation Process) as Country office, supervising and maintaining accounting regulations
• Direct the periodic preparation of the different financial statements to meet the requirements of HIS HO and Donors, ensuring that they accurately reflect all the information recorded in the accounting and administrative systems
• Direct, organize and supervise the tasks of the support staff of the Country Office, ensuring an equitable provision of services to the different projects and respecting the segregation of functions for each project and/or mandate.
• Carry out the administration of the offices with criteria of cost/efficiency trying to reduce the costs for the services and distributing the different common expenses between the projects using equity criteria.
• Supervise the logistics of the different HO/Regional missions and other
• Supervise the logistics of the different Country Office events
• Support in the identification of suppliers and negotiation of Contracts
• Support the process of obtaining visas/permits for expatriate personnel and their families destined for the country, external consultants, as well as for personnel who must make service trips abroad.
• Contribute to the development of Budgets in the case of tenders, Donor Budget Amendments, margin analysis, lead the annual Corporate budgeting process for all projects within country office and periodic budget reviews (RAP) as necessary.

C Knowledge:

• ·       Support in the provision of formal education and training to HELVETAS Swiss Intercooperation staff members in financial and administrative matters
• Keep finance staff aware and informed of changes in HSI HO accounting system/structure/procedures through training sessions/presentations
• Support the introduction and installation of accounting software, ensure training and offer solutions
• Develop a close relationship with peers from other HELVETAS Swiss Intercooperation teams, either in Switzerland or in other countries
• Maintain good relations with the staff of the partners
• Maintain good relations with Donor agencies active in development cooperation in the Country
• Advise the partners of the organizations in:
  1. Preparation of budgets, review /monitoring and measurements
  2. Strengthening of its systems and procedures
  3. Training to facilitate strict compliance and timely reporting

D Other

1. Supervise and support Finance Officer and Office Manager in her/his duties
2. Country Manager and the Regional Finance Manager may assign other tasks not covered in the above list for limited periods of time.

B) Competency profile (Requirements)

Basic education

Mandatory

• Higher education in finance, such as Degree in Economy and Commerce, Finance or Executive management or Business Administration 

Optional

• Registration in the respective professional association that allows you to sign the Country/institutional financial statements (if required by law)

Further training or specific skills

Mandatory

• Sound knowledge of English & Ukrainian languages
• Solid knowledge of national tax legislation
• Solid knowledge of Labour law
• Solid knowledge of budgets and budget monitoring 

Optional

• Finance Controlling

1. Professional experience and methodological competencies

Mandatory

• Minimum 10 years of experience, of which 5 years of finance management
• Excellent knowledge in accounting and finance management
• Thorough knowledge of applicable national laws and regulations
• Good knowledge of tender processes and donor requirements 
• Proven experience in conducting trainings 
• Proven knowledge of the Country’s and HIS anti-corruption policy and measures
• Good analytical and conceptual skills
• High responsibility and reliability
• Independent and well-structured mode of operation
• Ability to collaborate closely in multicultural environment
• Ability to work cross-cultural groups to achieve consensus on financial and technical issues

Optional

• Past experience of working with inter/multi-national  companies 

1. Leadership competencies

Mandatory

• Good organisational skills, ability to motivate and train staff members, delegate tasks
• Target-oriented information, instruction, communication and feedback
• Willing to undertake duty travel, both domestic and international

2.  Social and personal competencies

• Shares HELVETAS Swiss Intercooperation value system
• Motivated, active and enthusiastic, showing judgment by recognising and setting priorities
• Excellent verbal and written communication skills
• Has the ability to speak in public and to facilitate difficult meetings
• Engaging personality with power of communication, who also acts as mentor
• Ability to adapt systems, processes and procedures
• Ability to express technical concepts in user-friendly way
• Service-oriented thinking in approach
• Reliability, loyalty and discretion
• Numbers oriented thinking and meticulous attention to detail and accuracy
• Excellent numerical, analytical and problem solving skills

3. Languages

Mandatory

Very good knowledge of English & Ukrainian in speech and written

Optional

• French, German

4. IT skills

Mandatory

• Proficiency in Microsoft Office Products (Word, Excel, Outlook…) 
• Working knowledge in Banana accounting software

Optional

• Knowledge of Sangana software

Передумови 

ХЕЛЬВЕТАС - найбільша швейцарська неурядова організація з подвійним мандатом: довгостроковий розвиток та гуманітарне реагування. В Україні вона присутня вже кілька років, реалізуючи проєкти розвитку переважно через місцевих партнерів.

 Протягом 2022 року ХЕЛЬВЕТАС ініціювала надання надзвичайної допомоги. Наразі ми розбудовуємо нашу операційну присутність для надання комплексного реагування на поточну гуманітарну кризу. ХЕЛЬВЕТАС планує працювати в Україні протягом наступних 5 років.

 Мета призначення

Мета посади - забезпечити наявність та належне функціонування необхідної структури підтримки фінансового департаменту.

  Цілі, ключові обов'язки:

Відповідає за фінансовий менеджмент Хельветас в Україні:

• Забезпечити адаптацію та функціонування якісних систем фінансування та адміністрування гуманітарних програм в Україні.
• Визначити та забезпечити оновлення річних фінансових планів реагування
• Забезпечення ведення бухгалтерського обліку, включаючи перевірку всіх переказів коштів, розробку та виконання бюджетів офісу та проектів, фінансове планування та планування ліквідності, фінансову звітність та аудит.
• Нагляд за своєчасною підготовкою щомісячних бюджетних звітів, а також квартальних і річних звітів, включаючи щомісячні фінансові та управлінські звіти.
• Визначати та впроваджувати практики управління фінансовими ризиками та забезпечувати дотримання фінансових вимог донорів для проектних офісів
• Забезпечення функціонування банківських рахунків та ведення архівних систем для супровідних документів.
• Визначати та впроваджувати практики управління фінансовими ризиками та забезпечувати дотримання фінансових вимог донорів для проектних офісів
• Забезпечення функціонування банківських рахунків та архівних систем для зберігання супровідної документації.

 Організувати підтримку та забезпечити нагляд за управлінням фінансами    партнера:

Робоче завдання 10%:

•  Відвідувати партнерів проекту в Україні для проведення оцінки фінансової спроможності та комплексних перевірок. Проведення вибіркових перевірок та аналіз фінансових систем
• Перевіряти рахунки та фінансову звітність партнерів на відповідність вимогам, контролювати витрати та рух грошових коштів відповідно до угод з партнером
• Надавати підтримку партнерам у проведенні тренінгів та інших заходів з розвитку потенціалу.

    Відповідає за впровадження процесів адміністрування:

• Підтримка українського офісу в регуляторних питаннях, включаючи реєстрацію, податкові зобов'язання тощо.

     Управління процесом дотримання нормативних вимог:

• Забезпечення відповідності внутрішнім процедурам Хельветас, а також національній законодавчій та регуляторній базі, правилам та вимогам донорів.

Логістика/поїздки

Хельветас покриває витрати на проїзд в межах країни.

Вимоги до кандидата:

Освіта, навчання та підвищення кваліфікації: 

• Вища освіта або диплом про вищу освіту за спеціальністю «Фінансовий менеджмент та бухгалтерський облік», стаж роботи за фахом менше 5 років.
• Професійний досвід, життєвий досвід: Щонайменше 5 років досвіду роботи на аналогічній посаді/рівні з акцентом на фінансовий менеджмент.
• Досвід роботи з інституційними донорами, такими як SDC, ООН, SIDA, BMZ є сильною перевагою.
• Організаційні та методологічні компетенції: гнучкість, інноваційність та чутливість до культурних цінностей лідера, здатний наставляти та тренувати команду.
• Лідерські компетенції: Продемонстровані лідерські та управлінські навички; здатність навчати та підтримувати персонал і розвивати командний дух.
• Підтверджене знання вимог гуманітарних донорів
  Соціальні та особистісні компетенції: Сильні міжособистісні навички, включаючи терпіння, дипломатичність і готовність слухати.
• Висока стійкість і здатність працювати під тиском і в складних (нестабільних) умовах.
  Знання мов:
• Обов'язково:  українська,  англійська мови
  
  

ІТ-навички: Просунуті ІТ-навички та відповідні бухгалтерські програми