PROJECT TECHNICAL REHAB MANAGER / Менеджер проєктів з досвідом у реабілітації
Functions:
The Rehab Project Manager is responsible for the proper implementation of all activities and the financial-economic management of the project funded by a UN donor. The Project Manager interacts, limited to project activities, with donors and the institutional actors involved; operates based on the directions provided by the Program Manager and contributes to setting the strategies of the organization in the country sharing inputs for the development of new projects. The Rehab Project Manager is responsible for the leadership and financial-economic management of the assigned project and all phases of its implementation, ensuring the achievement of objectives and results.
Reports to
- Program Manager
Responsibilities:
- With his/her knowledge in the field of physical rehabilitation in Ukraine, defines the organizational and operational processes for managing the project (roles, procedures, decision-making systems, operational processes, working methodologies) in close collaboration with the Rehab Expert and the Program Manager;
- Regularly participates in meetings with partners and representatives of local support networks (mainly hospitals and rehabilitation centers) as well as with the donor for the coordination and organization of project activities, with a vision appropriate to the context and the sector;
- Prepares, manages, and monitors the general and monthly planning of project activities, as well as related financial-economic planning based on the funds received from the donor, working closely with Administration Department;
- Ensures the compatibility and compliance with budget constraints and procedures established by the organization and donor;
- In coordination with the Logistic Department, oversees the procurement of all goods, works, and services needed for the project;
- Is responsible for all project documentation until its conclusion and delivery to the Program Manager, ensuring proper documentation and records;
- Supports the Admin Department to oversee the proper administrative management of the project, supervising the preparation of accounting documents for financial reporting required by donors;
- Prepares and submits narrative and financial reports to the donor and to the Program Manager, providing regular updates on the project’s progress and outcomes;
- Contributes to monitoring and evaluation efforts, offering insights and recommendations for future projects in coordination with the MEAL Officer and the M&E Department;
- Provides the Communication department with information on the intervention area and activities, when requested or in significant cases;
- Submits photographic and filmed documentation of activities to the Communication Department, specifying the content.
Requirements
- Degree: University degree in Rehabilitation (Physical Therapy, Ergotherapy, PRM Doctor…);
- Minimum 2 years of relevant work experience in emergency and/or cooperation project management;
- Excellent analytical, observational, document preparation, and reporting skills;
- Excellent ability to establish interpersonal relationships and negotiate with health institutions (hospitals, rehabilitation centers, ministries);
- Ability to work in a team and integrate into an international work team;
- Good knowledge of MS Office (Word, Excel, Outlook);
- Ability to move in the country;
- Ability to act with confidentiality, tact, and diplomacy.
Language: Good knowledge of English (Mandatory) and Ukrainian
Duty station: Kyiv, with several travels to project’s location of implementation
Kind of Contract: FOP
Contract Length: 6 months with possible extension
Contract starting from: February 2025
Salary: 84.600 – 88.800 UAH per month depending on the experience of the candidate
Benefit: 2,5 days of leave calculated per month of work; flexible working; IT equipment
Функції:
Керівник проекту відповідає за належне виконання всіх видів діяльності та фінансово-економічне управління проектом, що фінансується донором ООН. Менеджер проекту взаємодіє з донорами та залученими інституційними суб'єктами, діючи на основі вказівок, наданих керівником програми, і робить свій внесок у розробку стратегій організації в країні, беручи участь у розробці нових проектів. Керівник реабілітаційного проекту відповідає за лідерство та фінансово-економічне управління дорученим проектом і всіма фазами його реалізації, забезпечуючи досягнення цілей і результатів.
Підпорядковується:
• Програмному менеджеру
Обов'язки:
• Завдяки своїм знанням у сфері фізичної реабілітації в Україні, визначає організаційні та операційні процеси управління проектом (ролі, процедури, системи прийняття рішень, операційні процеси, робочі методології) у тісній співпраці з Експертом з реабілітації та Програмним менеджером;
• Регулярно бере участь у зустрічах з партнерами та представниками місцевих мереж підтримки (переважно лікарень та реабілітаційних центрів), а також з донором для координації та організації проектної діяльності, з баченням, що відповідає контексту та сектору;
• Готує, управляє та контролює загальне та щомісячне планування проектної діяльності, а також пов'язане з ним фінансово-економічне планування на основі коштів, отриманих від донора, тісно співпрацюючи з Адміністративним департаментом;
• Забезпечує відповідність бюджету та дотримання процедур, встановлених організацією та донорами;
• У координації з відділом логістики контролює закупівлю всіх товарів, робіт і послуг, необхідних для реалізації проекту;
• Відповідає за всю проектну документацію до її завершення та передачі менеджеру програми, забезпечуючи належне ведення документації та записів;
• Підтримує адміністративний відділ у належному адміністративному управлінні проєктом, контролюючи підготовку бухгалтерських документів для фінансової звітності, необхідної донорами;
• Готує та подає описові та фінансові звіти донору та керівнику програми, регулярно оновлюючи інформацію про хід та результати проекту;
• Сприяє зусиллям з моніторингу та оцінки, пропонуючи ідеї та рекомендації для майбутніх проектів у координації з співробітником MEAL та відділом моніторингу та оцінки.;
• Надає інформацію відділу комунікацій щодо зони втручання та заходів, коли це вимагається або у важливих випадках;
• Надає відділу комунікацій фотографічну та відеодокументацію заходів із зазначенням змісту.
Вимоги:
• Диплом: Вища освіта за спеціальністю Реабілітація (фізична терапія, ерготерапія, лікар PRM...);
• Мінімум 2 роки відповідного досвіду роботи в управлінні проєктами у сфері надзвичайних ситуацій та/або співпраці;
• Відмінні аналітичні та звітні навички; спостережливість та вміння вести документацію.
• Відмінне вміння налагоджувати міжособистісні стосунки та вести переговори з медичними установами (лікарнями, реабілітаційними центрами, міністерствами);
• Здатність працювати в команді та інтегруватися в міжнародну робочу команду;
• Гарні знання MS Office (Word, Excel, Outlook);
• Можливість пересуватися по країні;
• Здатність діяти конфіденційно, з тактом і дипломатією.
Мови: Хороше знання англійської (обов’язково) та української.
Місце роботи: Місто Київ, з кількома відрядженнями до місця реалізації проекту.
Тип контракту: ФОП
Тривалість контракту: 6 місяців з можливістю продовження.
Початок контракту: Лютий 2025 року.
Зарплата: 84 600 – 88 800 грн на місяць залежно від досвіду кандидата.
Переваги: 2,5 дні відпустки нараховуються за кожен місяць роботи; гнучкий графік роботи; ІТ-обладнання.
