Project Manager (Economic Development Sector), Helvetas Ukraine Менеджер проєкту

Project Manager

BACKGROUND 

HELVETAS is the largest Swiss nongovernmental organization with a dual mandate for long term development and humanitarian response. It has been present in Ukraine for several years implementing development projects mainly through local partners. 

During 2022 HELVETAS initiated emergency assistance. We are building our operational presence to respond comprehensively to the current humanitarian crisis. HELVETAS plans to be active in Ukraine for the next 5 years. 

Starting date:           ASAP

Duty Station:            Kyiv / Kharkiv 

The position holder works under the direction of the Program Manager and in cooperation with Helvetas support staff.

Key responsibilities 

Overall Project Management:

• Lead the implementation of the project, ensuring alignment with objectives and donor requirements.
• Coordinate activities across project locations (Kyiv, Kharkiv, Dnipro, Poltava, Chernihiv, Sumy and other locations as needed) to maintain consistency and effectiveness.
• Monitor project progress, identify risks, and adapt plans as needed to achieve desired outcomes and report regularly on progress.
• Collaborate closely with the Helvetas support team in Kyiv & Kharkiv to ensure operational efficiency.
• Ensure that all project activities are implemented in accordance with Helvetas policies and procedures.
• Provide support to Helvetas program delivery and development.
• Support monitoring of partner organization project implementation.
• Provide support with partner due diligence processes.
• Support the establishment of new partnerships.
  Stakeholder Engagement:
• Establish and maintain productive relationships with local authorities, community organizations, and other stakeholders.
•  Represent the project in external forums and networking events to promote visibility and cooperation.
  Grant Management:
• Oversee the delivery of small grants to SMEs, ensuring adherence to project guidelines and timelines.
• Ensure proper monitoring and reporting of grants in line with donor and organizational standards.
  Monitoring, Evaluation, and Reporting
• Ensure timely collection, analysis, and reporting of project data to relevant stakeholders.
• Oversee project-related monitoring and evaluation (M&E) to track progress and impact.
• Prepare high-quality reports for internal use, donors, and stakeholders.
  Visibility and Public Presentation:
• Ensure the project’s visibility by contributing to communication materials, presentations, and public events.
• Act as a spokesperson for the project, promoting its impact and success stories.
  Other Duties:
• Perform additional tasks as assigned to support the overall objectives of the organization

Qualifications and Skills

• Minimum of 2 years of experience in project management, business development, or grant management in the development/humanitarian sector.
• Proven experience managing multi-site projects.
• Understanding of donor regulations and funding processes (knowledge of donors such as USAID, EU, SIDA, etc. is an advantage).
• Good organizational skills with the ability to manage multiple tasks and priorities under tight deadlines.
• Experience with grant management and reporting.
• Strong stakeholder engagement and communication skills.
• Excellent written and verbal communication skills in English and Ukrainian.
• Proficiency in project monitoring, evaluation, and reporting.
• Experience working in complex and challenging environments.
  Key Competencies
• Detail-oriented with strong research and writing skills.
• Developing comprehensive project plans, including timelines, budgets, resource allocation, and risk assessments
• Proactively identifying and resolving issues, adapting plans as needed, and finding creative solutions to challenges.
• Collaborative team player with a proactive approach to problem-solving.
• Ability to maintain positive working relationships with external partners and internal teams.
  
  

We offer

• Dynamic projects
• Strong team
• Opportunities for professional growth
• Medical insurance
• Corporate English lessons
• Psycological support
• Competitive remuneration

Initial consultancy contract (PE/FOP) till end of the year, continuation of the contract is subject to funding.

Interested candidates are welcome to apply via a form with CV and cover letter.

Менеджер проєкту

Про організацію

HELVETAS – найбільша швейцарська неурядова організація, що має подвійний мандат на довгостроковий розвиток та гуманітарне реагування. В Україні організація працює кілька років, реалізуючи проєкти розвитку переважно через локальних партнерів.

У 2022 році HELVETAS ініціювала надання екстреної допомоги та розширює свою присутність для комплексного реагування на гуманітарну кризу. Планується діяльність в Україні на найближчі 5 років.

• Дата початку роботи: якомога швидше
• Місце роботи: Київ / Харків

Посада передбачає роботу під керівництвом Програмного менеджера та у співпраці з підтримуючими командами HELVETAS.

Основні обов’язкиУправління проєктом:

• Очолювати реалізацію проєкту відповідно до його цілей та вимог донорів.
• Координувати діяльність у різних локаціях (Київ, Харків, Дніпро, Полтава, Чернігів, Суми та інші).
• Відстежувати хід виконання проєкту, оцінювати ризики та коригувати плани за потреби.
• Тісно співпрацювати з підтримуючими командами HELVETAS у Києві та Харкові.
• Забезпечувати дотримання політик та процедур HELVETAS у всіх проєктних заходах.
• Підтримувати виконання програмних ініціатив та розвиток діяльності організації.

Робота з партнерами:

• Контролювати реалізацію проєктів партнерських організацій.
• Підтримувати процес перевірки та оцінки партнерів.
• Сприяти налагодженню нових партнерств.

Взаємодія із зацікавленими сторонами:

• Встановлювати та підтримувати робочі відносини з місцевою владою, громадськими організаціями та іншими партнерами.
• Представляти проєкт на зовнішніх заходах та у професійних мережах.

Управління грантами:

• Контролювати процес надання малих грантів для МСП відповідно до проєктних вимог.
• Забезпечувати моніторинг та звітність щодо грантів відповідно до стандартів донорів та організації.

Моніторинг, оцінка та звітність:

• Збирати, аналізувати та готувати звітність щодо проєкту для внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.
• Контролювати моніторинг та оцінку ефективності проєкту.

Висвітлення та представлення проєкту:

• Брати участь у створенні інформаційних матеріалів про проєкт та його досягнення.
• Представляти проєкт у публічних заходах.

Інші обов’язки:

• Виконувати додаткові завдання, необхідні для досягнення цілей організації.

Вимоги до кандидата

• Мінімум 2 роки досвіду в управлінні проєктами, розвитку бізнесу або управлінні грантами у сфері розвитку/гуманітарної допомоги.
• Досвід роботи з багатолокаційними проєктами.
• Знання регуляцій та процесів фінансування донорів (USAID, ЄС, SIDA тощо буде перевагою).
• Вміння працювати з великим обсягом завдань і дотримуватись строків.
• Досвід у підготовці звітів та управлінні грантами.
• Навички взаємодії із зацікавленими сторонами.
• Вільне володіння українською та англійською мовами.
• Досвід роботи у складних та кризових умовах.

Ключові компетенції

• Увага до деталей, аналітичне мислення, вміння готувати звіти.
• Вміння розробляти детальні проєктні плани, включаючи бюджети та оцінку ризиків.
• Вміння швидко адаптуватися до змін та знаходити ефективні рішення.
• Командний гравець із проактивним підходом до вирішення проблем.
• Здатність ефективно співпрацювати з партнерами та внутрішніми командами.

Ми пропонуємо:

• Динамічні проєкти
• Сильну команду
• Можливості професійного розвитку
• Медичне страхування
• Корпоративні уроки англійської мови
• Психологічну підтримку
• Конкурентну винагороду
• Початковий консалтинговий контракт (ФОП) до кінця року, можливе продовження залежно від фінансування.

Зацікавлені кандидати можуть подати заявку через форму, додавши резюме та мотиваційний лист.