Event Manager

Yalta European Strategy (YES) and Victor Pinchuk Foundation is looking for Event Manager who will support the execution of numerous international events in winter 2025. This position is requiring strong organizational skills and the ability to manage multiple tasks under tight deadlines.

We are looking for someone to take responsibility for:

1. Producing detailed proposals for events (including timelines, venues, suppliers, legal obligations, staffing and budgets);
2. Managing and coordinating suppliers and all event logistics (for example, venue, catering, travel);
3. Handling budgeting and invoicing;
4. Liaising and negotiating with vendors;
5. Managing branding and communication;
6. Developing, implementing and managing events;
7. Supervising of set up, catering, security, sound and audiovisual rental needs, etc.;
8. Supervising and coordinating the activities of the team, subcontractors and staff during the project

Requirements:

1. 3+ years event management experience, including experience of planning & estimations, high level and detailed estimations, roadmaps, budgets (practical experience in high-level events with 500+ persons will be a plus);
2. Willingness for foreign business trips;
3. Risk management experience;
4. Strong organizational, leadership, communication, and interpersonal skills;
5. Ability to handle multiple tasks and meet deadlines;
6. Proficiency in English; other languages are an asset;
7. Flexibility to work extended hours as needed, especially near the event date.

Ялтинська Європейська Стратегія (YES) та Фонд Віктора Пінчука шукають Івент-менеджера/ку, який/а буде відповідати за проведення низки міжнародних заходів взимку 2025 року. Це посада,яка вимагає сильних організаційних навичок та здатності керувати декількома завданнями в умовах стиснутих термінів.

 Ми шукаємо людину, яка візьме на себе відповідальність за:

- Підготовку детальних пропозицій для заходів (включаючи графіки, місця проведення, постачальників, юридичні зобов'язання, персонал і бюджети);

- Управління та координацію постачальників і всієї логістики заходу (наприклад, локація, кейтеринг, транспорт);

- Ведення бюджету і виставлення рахунків;

- Співпрацю і переговори з постачальниками;

- Управління брендингом і комунікацією;

- Розробку, впровадження та керування заходами;

- Контроль за монтажем, кейтерингом, безпекою, орендою технічного обладнання, тощо;

- Контроль і координацію діяльності команди, підрядників та персоналу під час проєкту.

Вимоги:

- 3+ роки досвіду в управлінні заходами, включаючи досвід планування та оцінки дорожніх карт та бюджетів (практичний досвід в організації заходів на 500+ осіб буде перевагою);

- Готовність до закордонних відряджень;

- Досвід управління ризиками;

- Сильні організаційні, лідерські, комунікаційні та міжособистісні навички;

- Здатність виконувати кілька завдань одночасно і дотримуватись дедлайнів;

- Вільне володіння англійською мовою; знання інших мов буде перевагою;

- Готовність працювати понаднормово, особливо напередодні заходу.