Deputy Logistics&Procurement Manager / Начальник відділу логістики та закупівель

MAG Ukraine 

Position Title: Deputy Logistics&Procurement Manager (DLPM)

Duty Station: Kyiv

Type of Appointment: 12.12.2025 with the possibility of extention

Estimated Start Date: ASAP

Closing Date: 28 Feb 2025 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate

Salary: 106 000 UAH gross /  81 620 UAH 

About MAG:

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG strongly encourage female candidates and people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

About MAG in Ukraine:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response.  MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict. 

MAG is an organisation that is approved as a critically important organisation for national infrastructure.

ABOUT THE ROLE:

Detailed Responsibilities

• Carries out planning and organization of procurement activities to meet the organization's needs for goods, works and services on the principles of transparency, efficiency, prevention of corruption, fair competition, understanding of the aspects of participation and control in procurement:
• Conducts market research on product suppliers and service providers; prices and terms of supply in accordance with the established task and/or assortment.
• Ensures the preparation, approval and conclusion of contracts for the supply of goods or services, determines key performance indicators, submits proposals on the possibility and feasibility of establishing direct long-term supply and its expansion.
• Organizes and controls the supply of products or services in accordance with the terms stipulated in the contracts, controls the quantity, quality and completeness of products or the quantity and quality of services provided.
• Participates in the development and implementation of measures to improve the economic efficiency of procurement activities, including monitoring the fulfilment of supplier obligations and making proposals to improve the supplier's performance or, if necessary, proposals to change the supplier.
• Takes an active part in the organization and support of tenders for the purchase of goods and services, as well as for the purpose of concluding Framework Agreements.
• Manages inventory and assets in accordance with the organization's internal inventory and asset management policy:
• Provides support in the day-to-day dispatching of vehicles, traffic planning and transport dispatching activities.
• Takes part in the process of importing products from other countries.
• Performs general management of the department's activities, distributes responsibilities among employees, organizes the work of the department, ensures the fulfilment of tasks and functions assigned to the department.
• Initiates and conducts an internal audit of the procurement process to ensure compliance with the standards of the MAG and Ukrainian legislation.
• Conducts and organizes training for subordinates and employees of other departments of the branch regarding procurement activities.
• Provide comprehensive managerial oversight for procurement and logistics operations during the absence of the Procurement and Logistics Manager. This includes ensuring seamless support to MAG Ukraine, MAG Manchester, and external partners, maintaining continuity and operational efficiency.
• Collaborate closely with the Procurement and Logistics Manager and other key manager, providing Ukraine-specific expertise in critical areas such as logistics, procurement, importation, and exportation to ensure seamless operational efficiency and compliance with local regulations.
• Represent MAG Ukraine in internal and external forums, including meetings, working groups, and stakeholder engagements. Serve as a key point of contact, fostering collaboration, sharing critical insights, and ensuring alignment with organizational objectives and partner expectations.

ABOUT YOU:

• Higher specialized education (master’s degree).
• A minimum of 5 years of experience in the field, including experience in managerial positions. Work experience in the NGO.
• Transport service of foreign economic relations, conventions and agreements on international transportation.
• Logistics principles, organization and design of logistics systems.
• Warehouse management, storage regulations for hazardous and non-hazardous products
• Standards and specifications for raw materials, products, terms of supply, storage and transportation of material resources.
• Terms and features of concluding contracts for the purchase of goods, works, and services.
• Methods of customs and tariff regulation of foreign economic activity.
• Business communication ethics.
• Knowledge of languages:
• Ukrainian - Native first language
• English - Fluent written & oral

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English by 28 Feb  2025 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.

Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful. 

Please note that as part of MAG's commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed. 

MAG is committed to the principles of diversity, equality and inclusion. If you think you would be suited to one of our roles we would welcome your application regardless of your background. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

MAG Україна

Назва посади: Начальник відділу логістики та закупівель

Тип призначення: до 12.12.2025 з можливістю подовження

Дата початку роботи: ASAP

Дата завершення: 28 лютого 2025 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Заробітна плата: 106 000 грн до оподаткування / 81 620 грн після оподаткування

Бачення MAG:

MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін.  Наше бачення – безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту. 

MAG заохочує подавати заявки жінок-кандидатів та людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу. 

Місія MAG:

З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту. 

Наша організація визнана критично важливою для функціонування економіки в особливий період.

Обов’язки:

• Забезпечення планування та організації закупівельної діяльності для задоволення потреб організації у товарах, роботах і послугах на принципах прозорості, ефективності, запобігання корупції, чесної конкуренції, розуміння аспектів участі та контролю в закупівлях.
• Забезпечення проведення маркетингових досліджень постачальників продукції та послуг, аналізу цін та умов постачання відповідно до встановленого завдання та/або асортименту.
• Забезпечення підготовки, погодження та укладання контрактів на постачання товарів чи послуг, визначення ключових показників ефективності, подання пропозицій щодо можливості та доцільності встановлення прямого довгострокового постачання та його розширення.
• Організація та забезпечення контролю постачання продукції чи послуг відповідно до умов, зазначених у контрактах, контроль кількості, якості та комплектності продукції або обсягів і якості наданих послуг.
• Забезпечення участі у розробці та впровадженні заходів для підвищення економічної ефективності закупівельної діяльності, моніторинг виконання зобов'язань постачальників та подання пропозицій щодо поліпшення їхньої роботи або, за потреби, заміни постачальника.
• Прийняття участі в організації та підтримці тендерів на закупівлю товарів і послуг, а також з метою укладення рамкових угод.
• Організація управління інвентаризацією та активами відповідно до внутрішньої політики організації з управління інвентарем та активами.
• Забезпечення підтримки у щоденному диспетчеруванні транспортних засобів, плануванні руху транспорту та інших транспортно-логістичних операціях.
• Забезпечення участі у процесі імпорту продукції з інших країн.
• Організація загального управління діяльністю відділу, розподіл обов'язків між співробітниками, організація роботи відділу, забезпечення виконання завдань і функцій, покладених на відділ.
• Забезпечення ініціації та проведення внутрішнього аудиту процесу закупівель для відповідності стандартам організації та законодавству України.
• Організація та забезпечення навчання підлеглих і співробітників інших відділів щодо закупівельної діяльності.
• Забезпечення всебічного управлінського нагляду за закупівельними та логістичними операціями під час відсутності менеджера із закупівель та логістики, включаючи підтримку роботи MAG Україна, MAG Manchester та зовнішніх партнерів для забезпечення безперервності та ефективності операцій.
• Організація тісної співпраці з менеджером із закупівель та логістики й іншими ключовими менеджерами, надання експертних рекомендацій щодо логістики, закупівель, імпорту та експорту для забезпечення ефективності операцій і дотримання місцевих норм.
• Забезпечення представництва MAG Україна на внутрішніх і зовнішніх форумах, включаючи зустрічі, робочі групи та взаємодію зі стейкхолдерами. Виконання ролі ключової контактної особи, сприяння співпраці, обмін важливою інформацією та забезпечення узгодженості з цілями організації та очікуваннями партнерів.

Вимоги:

• Вища спеціалізована освіта (спеціаліст або магістр).
• Мінімум 5 років досвіду роботи за спеціальністю, включаючи досвід роботи на керівних посадах. Досвід роботи в НУО.
• Знання чинного законодавства України, нормативно-правових актів та методичних матеріалів у сфері компетенції.
• Розуміння постанов, наказів, методичних, нормативних та інших керівних матеріалів з питань зовнішньоекономічної діяльності.
• Досвід у сфері транспортного обслуговування зовнішньоекономічних відносин, міжнародних перевезень, знання конвенцій та угод.
• Володіння методами митного та тарифного регулювання зовнішньоекономічної діяльності.
• Навички аналізу та моніторингу ринку.
• Розуміння умов та особливостей укладання договорів на закупівлю товарів, робіт і послуг.
• Знання стандартів і специфікацій на сировину, продукцію, умови постачання, зберігання та транспортування матеріальних ресурсів.
• Досвід управління складом, знання правил зберігання небезпечних і безпечних продуктів.
• Розуміння принципів логістики, організації та проєктування логістичних систем.
• Дотримання етики ділового спілкування.
• Володіння сучасними методами обробки інформації за допомогою апаратного та програмного забезпечення.
• Вміння працювати з Microsoft Office (Word, Excel) та професійним програмним забезпеченням.
• Знання мов:
• Українська — рідна мова
• Англійська — вільне володіння (письмово та усно)

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист до  28 лютого  2025 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.

Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена.

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.