Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання (Facilities and Inventory Officer)

Київ

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ
Проєкт USAID Economic Resilience Activity (ERA) створений як інноваційний і гнучкий інструмент, що сприяє задоволенню актуальних потреб розвитку України та зміцненню її економічної стійкості. Зусилля України, спрямовані на досягнення перемоги та відродження після повномасштабної війни, розв’язаної Росією, мають на меті впевнено крокувати шляхом до прискореного розвитку як суверенної, незалежної, демократичної та процвітаючої держави. Це вимагає динамічного, інклюзивного підходу до економічного відновлення та сталого зростання.

СТАБІЛІЗАЦІЯ ТА ВІДНОВЛЕННЯ БІЗНЕСУ
ERA сприяє розвитку стійкої, інклюзії та відновлення економіки, орієнтованої на зростання, у регіонах, які зазнали значних руйнувань. ERA надає українцям можливість створювати та розвивати мікро-, малі та середні підприємства (ММСП) у перспективних економічних секторах, впроваджувати інновації та виходити на нові ринки України, Європейського Союзу (ЄС) та інших регіонів. ERA особливо підкреслює важливість залучення внутрішньо переміщених осіб (ВПО), жінок, молоді, ветеранів, літніх людей, представників ЛГБТКІ+ та інших вразливих груп, щоб забезпечити їхню участь у розбудові економічного успіху регіону.

Починаючи з 2025 року, ERA відновлює свою діяльність у напрямку стабілізації та відновлення бізнесу, зосереджуючи основну увагу на 4 східних областях (Луганська, Донецька, Запорізька, Херсонська) та 3 суміжних областях (Харківська, Дніпропетровська, Миколаївська), а також у меншій мірі у 4 постраждалих від війни регіонах (Сумська, Полтавська, Чернігівська, Одеська). Ця діяльність спрямована на підвищення економічної стійкості східної України шляхом досягнення наступних цілей:

• Мета 1: Надати підтримку для стабілізації економіки України;
• Мета 2: Сприяти сталому розвитку мікро-, малих і середніх підприємств (ММСП) в Україні.

Завдяки цьому економіка східних і прифронтових громад України зможе протистояти викликам, які виникли внаслідок вторгнення Росії та руйнування критичної інфраструктури. Громади, підприємства та урядові партнери зможуть відновлювати свої життя та діяльність у цих регіонах, покращуючи економічну стійкість.

Окрім стабілізації та відновлення бізнесу в східних та прифронтових областях, ERA продовжує підтримувати додаткові напрями діяльності:

ПІДТРИМКА ЛОГІСТИКИ ЕКСПОРТУ ЗЕРНА В РАМКАХ ІНІЦІАТИВИ «AGRI-УКРАЇНА»

Проєкт «Економічна підтримка України» є одним із ключових партнерів USAID, що реалізує ініціативу «Розвиток стійкості сільського господарства (далі – AGRI-Ukraine), бюджет якої складає 350 мільйонів доларів. Ця ініціатива була розпочата у 2022 році з метою розвитку експорту зернових з України та подолання глобальної продуктової кризи, що була поглиблена через війну. В рамках ініціативи AGRI-Ukraine, проєкт «Економічна підтримка України» співпрацює з державними та приватними компаніями, інвестуючи у перевозку та перевалку критично необхідних зернових продуктів.

ПОКРАЩЕННЯ ІНФРАСТРУКТУРИ

Проєкт «Економічна підтримка України» також безпосередньо підтримує Уряд України, включаючи Державне агентство з відновлення та розвитку інфраструктури України (SARDI), Державну митну службу та Українську залізницю, в рамках модернізації 42 українських пунктів пропуску (BCP). Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, дозволяючи Україні масштабувати торгівлю та просуватись на шляху до інтеграції в ЄС.

ПІДТРИМКА ТА ВІДНОВЛЕННЯ ЕНЕРГЕТИКИ

Як один і найбільш гнучких видів діяльності USAID, що реагує на нові та/або надзвичайні потреби, проєкт USAID розширює свої інтервенції, які допомагають українському бізнесу, громадам та окремим особам в осінньо-зимовий період (вересень 2024 – грудень 2025 рр.). Мета – мінімізувати вплив на населення та економіку України, враховуючи нещодавній дефіцит електроенергії. Це адаптивний компонент, і проєкт USAID може також реагувати на інші надзвичайні потреби в умовах триваючої російської агресії та атак на критично важливу інфраструктуру України.

Про позицію

Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання відіграє важливу роль у забезпеченні ретельного обліку, пильного моніторингу та точної звітності щодо об’єктів інвентаризації, дотримуючись при цьому суворого дотримання вимог проєкту USAID. Ця роль охоплює широкий спектр обов’язків – від комплексних інвентаризаційних перевірок до ретельного маркування активів та ретельного управління ліцензіями на програмне забезпечення. працює у тісній координації з технічним персоналом компонентів проєкту USAID  для забезпечення енергетичної та екологічної оцінки інтервенцій проєкту USAID; у співпраці з групою із закупівель фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання отримує, перевіряє та приймає всі товари, що надходять до проєкту USAID. Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання має гострий погляд на деталі, бездоганні організаторські навички та сильні комунікативні здібності для ефективної співпраці з постачальниками, клієнтами та проектними командами. Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання підпорядковується менеджеру з експлуатації приміщень та інвентаризації і базується в офісі у Києві.

Обов’язки:

Прийом товарів та управління активами:

• Забезпечити точну та систематичну інвентаризацію всіх предметів, закуплених або переданих для проєкту USAID, відповідно до вимог проєкту USAID та контракту.
• Періодично виїжджати за межі проєкту для перевірки доставки закуплених товарів та обладнання, за необхідності проводити ретельну фізичну інвентаризацію та підписувати всі акти приймання-передачі відповідно до Розподілу повноважень за проєктом та Інструкції з проведення операційної діяльності.
• Координувати графіки поставок з членами команди з питань закупівель та комунікацій, відповідальними за підготовку всієї документації та належну організацію приймання товарів/обладнання.
• Наносити маркерування проєкту USAID та присвоювати унікальний інвентарний або ідентифікаційний номер проєкту всім матеріальним активам через систему TAMIS.
• Ефективно впроваджувати та контролювати процедури перевірки предметів, що використовуються для семінарів, тренінгів або інших цілей за межами офісу, використовуючи запис про перевірку в системі TAMIS.
• У співпраці з командою ретельно реєструвати всі придбання програмного забезпечення в модулі інвентаризації TAMIS. Забезпечити включення неспростовних доказів ліцензування для майбутніх аудитів.
• Суворо дотримуватися встановлених інструкцій щодо ліцензування програмного забезпечення.

Закупівлі та інвентаризація товарів:

• Систематично вносити всі предмети, придбані або отримані від клієнтів чи інших проєктів, до модуля інвентаризації TAMIS. Це повинно охоплювати предмети тривалого користування, витратні матеріали та витратні матеріали.
• Вести вичерпні інвентаризаційні записи, оновлюючи такі дані, як місцезнаходження, стан, відповідальна особа або інформація про утилізацію за необхідності.
• Ретельно документувати будь-які зміни в статусі, місцезнаходженні, стані утилізації, відповідальній особі або відсутню інформацію в системі TAMIS (наприклад, ціну, дату придбання, серійний номер тощо).
• Забезпечити суворе дотримання процедур звітування та вирішення питань, пов’язаних із втратою, пошкодженням або викраденням майна проєкту.
• Створити надійну систему контролю доступу для захисту майна та обладнання від несанкціонованого використання або розпорядження.

Звітування та комунікації:

• Ефективно комунікувати з відповідними зацікавленими сторонами проєкту USAID (грантовим менеджером, менеджером із закупівель, технічним керівником тощо), щоб переконатися, що вони знають про майбутні звіти про інвентаризацію та строки їх подання.
• Підготувати та подати всі необхідні звіти про інвентаризацію до USAID, дотримуючись встановлених термінів та форматів.
• Тісно співпрацювати з іншими відповідними співробітниками проєкту USAID та керівниками щодо будь-яких додаткових питань, пов’язаних зі звітністю або дотриманням вимог, за необхідності.

Кваліфікація:

• Ступінь бакалавра в суміжній галузі (логістика, управління ланцюгами постачання, економіка, фінанси).
• Досвід роботи у сфері управління інвентаризацією та нагляду за об’єктами.
• Бажано володіння програмним забезпеченням для управління інвентарем.
• Високий рівень організованості, комунікативних і аналітичних навичок.
• Відмінна увага до деталей та здатність працювати самостійно.
• Ґрунтовні знання процедур закупівель і управління майном.
• Уміння одночасно виконувати кілька завдань і дотримуватись встановлених термінів.
• Вільне володіння українською та англійською мовами.

МИ ПРОПОНУЄМО

Тривалість трудового договору: 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет переваг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 10 днів оплачувального лікарняного на рік;
• Медичне страхування співробітників ERA та їхніх сімей;
• Страхування життя співробітників ERA та одного члена сім’ї;
• Покриття всіх витрат на відрядження;
• Проєкт USAID відноситься до категорії критичної інфраструктури, можливе бронювання з військової служби.

Дата початку: січень 2025 року

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності, віку чи статусу захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання резюме: 22 січня 2025 року.

Kyiv

ERA BACKGROUND

The USAID Economic Resilience Activity (ERA) is designed as an adaptive and flexible mechanism that supports Ukraine’s immediate development needs and overall economic resilience. Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery.

STABILIZATION AND BUSINESS REVIVAL

ERA participates in developing a resilient, inclusive, and growth-oriented economy in severely damaged areas. ERA empowers Ukrainians to establish and develop micro, small, and medium enterprises (MSMEs) in promising economic sectors, innovate, and enter new markets in Ukraine, the European Union (EU), and other regions. ERA emphasizes the inclusion of internally displaced persons (IDPs), women, young adults, veterans, the elderly, LGBTQI+ and other vulnerable groups to ensure that these people also participate in building the region’s economic success.

Starting in 2025, ERA is reviving its interventions around Stabilization and Business Revival and re-establishing a core focus on 4 eastern oblasts (Luhansk, Donetsk, Zaporizhzhia, Kherson) and 3 adjacent oblasts (Kharkiv, Dnipropetrovsk, Mykolaiv); and, to a lesser extent, in 4 war-affected areas (Sumy, Poltava, Chernihiv, Odesa). This Stabilization and Business Revival intervention area aims to improve the economic resilience of eastern Ukraine by achieving the following goals:

• OBJECTIVE 1: Provide assistance to stabilize the economy of Ukraine; and
• OBJECTIVE 2: Support the sustainable development of micro, small and medium enterprises (SMEs) in Ukraine.

Consequently, the economy of eastern and frontline communities in Ukraine will be able to withstand and respond to the challenge presented by Russia’s invasion and destruction of critical infrastructure; and individuals, businesses and government partners will be able to rebuild their lives and operation in these regions, thereby improving the economic resilience of the region.

In addition to Stabilization and Business Revival in the east and frontline oblasts, ERA continues to support complementary intervention areas:

• AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS; USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently needed grain transportation and transshipment investments.
• BORDER CROSSING POINTS (BCP) IMPROVEMENTS; ERA directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s BCPs. Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration.
• ENERGY AND EMERGENCY RESPONSE SUPPORT; As one of USAID’s most flexible activities that responds to emerging and/or emergency needs, ERA is expanding its interventions that assist Ukraine businesses, communities or individuals in the fall and winter (September 2024-December 2025). The goal is to minimize the impact on the Ukrainian people and economy given recent power deficits. This is an adaptive component and ERA may also need to respond to other emergency needs in the face of ongoing Russian aggression and attacks on Ukraine’s critical infrastructure.

JOB OVERVIEW

The Facilities and Inventory Officer plays an instrumental role in ensuring the meticulous recording, vigilant monitoring, and accurate reporting of inventory items, all while maintaining strict compliance with USAID ERA’s Fields Operations Manual stipulations. This role encompasses a wide spectrum of responsibilities, from comprehensive inventory audits to meticulous asset labeling and diligent software license management. works in close coordination with the AGRI and BCP technical staff and Environmental Compliance team to ensure power- and energy-related and environmental assessment for ERA’s interventions; In collaboration with the Procurement team, the Facilities and Inventory Officer receives, inspects, and accepts all goods delivered to USAID ERA. The Facilities and Inventory Officer possesses a keen eye for detail, impeccable organizational skills, and strong communication abilities to collaborate with vendors, clients, and project teams effectively. The Facilities and Inventory Officer reports to the Facilities and Inventory Manager and is based in the Kyiv office.

RESPONSIBILITIES:

Acceptance of Goods and Asset Management:

• Ensure precise and systematic inventory of all items procured or transferred to the project, aligning with project and contract requirements.
• Periodically travel to the offsite location to check the delivery of procured products and equipment, as needed, conduct thorough physical inventories, and get signed all Acts of Acceptance as per the Project Schedule of Authority (PSOA) and the Field Operations Manual(FOM).
• Coordinate delivery schedules with Procurement and Communications team members responsible for ensuring that all documentation is prepared, and acceptance of goods/equipment is organized in a proper order.
• Apply USAID stickers (mandatory for USAID-funded projects) and allocate a unique project inventory or identification number to all physical assets via the TAMIS system.
• Effectively implement and oversee procedures for the checkout of items used for workshops, training sessions, or other offsite purposes, utilizing the TAMIS checkout record.
• In cooperation with the ICT team, meticulously record all software acquisitions within the TAMIS inventory module. Ensure the inclusion of irrefutable proof of licensing for future audits.
• Adhere rigorously to established guidelines for software licensing.

Inventory and Records Keeping:

• Systematically input all items procured or received from clients or other projects into the TAMIS inventory module. This should encompass non-expendable, expendable, and consumable items.
• Maintain exhaustive inventory records, updating details such as location, condition, responsible person, or disposal information as needed.
• Rigorously document any changes in status, location, disposition status, responsible person, or missing information within TAMIS (e.g., price, date purchased, serial number, etc.).
• Ensure strict adherence to procedures for reporting and addressing lost, damaged, or stolen project property.
• Establish a robust access control system to safeguard property and equipment from unauthorized use or disposition.

Reporting and Communication:

• Effectively communicate with relevant project stakeholders (Grants Manager, Procurement Manager, Technical Lead, etc.) to ensure they are aware of impending inventory reports and deadlines.
• Prepare and submit all required inventory reports to USAID, adhering to the specified timelines and formats.
• Collaborate closely with other relevant ERA staff and HO managers for any additional reporting or compliance matters as necessary.

QUALIFICATIONS

• Bachelor's degree in a related field (e.g., logistics, supply chain management, economics, finance).
• Proven experience in inventory management and facility oversight.
• Familiarity with inventory management software is advantageous.
• Strong organizational, communication, and problem-solving skills.
• Exceptional attention to detail and the ability to work independently.
• Proficiency in procurement procedures and property management.
• Capability to manage multiple tasks and meet deadlines.
• Fluent English and Ukrainian are required.

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits Package:

• 28 calendar days of annual leave
• 10 days of internal well-being paid leave per annum
• Medical Insurance for ERA staff and their families
• Life Insurance for ERA staff
• Coverage of all expenses for the business trips
• The USAID ERA project is classified as critical infrastructure, reservation from military service is possible

Start date: Janyary 2025

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English.

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, age, or status as a protected veteran.

Closing date for applications: January 22, 2025

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website era-ukraine.org.ua.