Програмний координатор сайтів

Технічне завдання (ТЗ)

Назва

Координатор сайту програми

Керівник

Клінічний керівник, керівник SI

Оцінка

8

Дата початку

14 лютого 2025 р. або раніше (бажано)

Подорожі

до 30% 

Розташування

Київ, Україна

Background

The International Training and Education Center for Health (I-TECH) is a center in the University of Washington’s Department of Global Health. I-TECH has projects in more than 20 countries, and its worldwide staff work in partnership with local ministries of health, universities, non-governmental organizations, medical facilities, and other partners. I-TECH supports development of skilled work forces and overall health systems strengthening with a focus on sustainability and transition to local ownership. As reflected in the I-TECH Diversity Statement, I-TECH is committed to being anti-racist and promotes health and equity in health for all people worldwide.    

I-TECH has been working in Ukraine since 2011. Its current partnerships include those with the State Institution "Public Health Center” (PHС) of the Ministry of Health (MOH) of Ukraine and the Ukrainian Family Medicine Training Center  (UCFM NGO) with the primary goal to improve the capacity of health care workers to address the challenges of care and treatment of HIV and related illnesses through activities such as Index Testing and PrEP program, organizational and clinical capacity strengthening of clinical facilities and its personnel, advancing mental health (MH) knowledge and skills among healthcare workers and patients of the PrEP program, additional technical support on the issues of care and treatment to HIV-positive patients in Ukraine.

Ukraine prioritized Fast Track Strategy to achieve 95-95-95 UNAIDS targets in HIV care and treatment. I-TECH provides support and technical assistance to regional and local partners to achieve these and other national and international targets. Funded by the Health Resources and Services Administration within U.S. President's Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) and working in close collaboration with PEPFAR Ukraine, I-TECH has been providing direct support and technical assistance for 107 prioritized healthcare facilities in 15 priority regions of Ukraine aiming to improve HIV case finding through as well as scale up of HIV prevention through expanding high-quality PrEP services. Since February 2022, after the beginning of the full-scale war launched by russian federation against Ukraine, I-TECH also added to its portfolio activities related to strengthening professional mental resilience and MH skills among healthcare workers and patients of its PREP program that would allow them to deliver high-quality services as well as diagnose and refer patients with depression to professional/additional care. 

Огляд позиції

Координатор сайту програми (PSC) забезпечуватиме координацію програми, сприятиме реалізації проекту на призначених сайтах АРТ у визначених регіонах і підтримуватиме процеси моніторингу та оцінки діяльності програми I-TECH PrEP. PSC сприятиме регулярному моніторингу програми та аналізу якості процесу реалізації проекту та кількісних результатів, щоб забезпечити повну та своєчасну звітність про індивідуальні показники, а також підтримку МіО для прийняття відповідних рішень щодо вдосконалення програми PrEP. 

Посада знаходиться в Києві, Україна, до 30% можливих поїздок на регіональні об’єкти, коли і за потреби. 

PSC виконуватиме свої обов’язки та обов’язки під керівництвом керівника клініки та керівника SI. 

Основні обов'язки 

Перелік обов’язків, наведений нижче, стосується лише 2024-2025 проектного року PEPFAR (жовтень 2024 – вересень 2025) і може бути скоригований разом із коригуванням робочого плану проекту, змінами в діяльності проекту або потребами. Його слід розглядати як орієнтовний, і від кожного кандидата на цю посаду вимагається великий рівень гнучкості. 

Координація програми, комунікація та моніторинг (75%)

1. Моніторинг та сприяння успішній реалізації всіх заходів програми, а саме надання послуг PrEP відповідно до рекомендованих I-TECH PrEP SOP та національних медичних стандартів профілактики ВІЛ на кожному проектованому місці, внесення точних даних до IS MSSD, збір даних, верифікація, та звітування на всіх визначених пріоритетних ділянках. 
2. Керуйте повсякденними програмними, технічними та адміністративними операціями в рамках процесу координації програми. 
3. Спілкуйтеся з визначеними пріоритетними сайтами, щоб забезпечити безперебійне виконання програмної діяльності, усунення несправностей тощо. 
4. Спілкуйтеся з іншими координаторами, командою та керівництвом I-TECH Ukraine щодо прогресу, досягнутого на кожному визначеному місці, і потреб у програмній та/або технічній підтримці. 
5. Спілкуйтеся з визначеними пріоритетними сайтами щодо прогресу програми на рівні сайтів, діліться та аналізуйте щомісячні інформаційні панелі ефективності, підготовлені у співпраці з командою M&E з кожним визначеним сайтом, щоб сприяти вдосконаленню програми.
6. У співпраці з керівником клініки та керівником SI забезпечте дотримання робочих планів і бюджетів на кожному місці.
7. Брати участь у координації навчальних занять у пріоритетних місцях, щоб зрозуміти та дотримуватися вимог фінансувальника та звітності, а також щодо клінічних питань.
8. Підтримуйте організацію та координуйте підготовку регіональних круглих столів і партнерських зустрічей у визначених регіонах для сприяння партнерській співпраці та вирішення проблем, які перешкоджають регіональному розширенню PrEP.
9. Надання технічної допомоги в розробці різних угод на рівні сайту.
10. Сприяти розгляду своєчасно поданої сайтами фінансової та програмної звітності.

• Аналізуйте прогрес виконання програми за сайтами, визначайте програмні проблеми, потенційні ризики та пропонуйте сфери для покращення та правильні дії для вирішення проблем.

1. Проводити регіональні моніторингові візити (якщо дозволяє воєнна ситуація) на регулярній основі для надання технічної підтримки та контролю якості програмних заходів.
2. Переконайтеся, що всі сайти відповідають вимогам програми, включно з субгрантами, які впроваджуються згідно з відповідними правилами донорів і відповідно до звітності.

Координація процесу збору даних і допомога в покращенні якості даних і плановому МіО (15%)

• Проводити періодичний аналіз внесення даних до онлайн-реєстру PrEP та IS MSSD персоналом сайту.
• Надання технічної підтримки групі M&E щодо обробки даних і очищення отриманих наборів даних, а також перехресних перевірок даних і заходів з перевірки даних.
• Участь у підготовчих заходах напередодні моніторингових відвідувань пріоритетних об’єктів регіональних консультантів.
• Беріть участь у створенні щомісячних звітів/інформаційних панелей прогресу програми для кожного сайту, щоб допомогти програмам оцінити свою роботу та визначити сфери, які потребують покращення, а також отримати кількісні дані про продуктивність сайту для полегшення планування розширеної діяльності з управління сайтом.

Документація та звітність (5%)

• Забезпечення технічної підтримки щодо квартальної звітності за індивідуальними та технологічними показниками.
• Підтримка команди M&E у створенні інформаційних панелей ефективності та інших типів звітів. 

Інші обов'язки за призначенням (5%)

• Виконувати інші обґрунтовані обов’язки відповідно до вимог.

Кваліфікація, навички та знання 

обов'язково:

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, програмного/проектного та/або фінансового менеджменту, або державного управління (охорони здоров’я), або медицини, або іншої суміжної галузі. 
• Шість років професійної діяльності в управлінні програмою/субпреміями можуть розглядатися як заміна відповідного ступеня. 

1. Мінімум три роки відповідного досвіду.
2. Володіння Microsoft Office – Word, Excel та PowerPoint.
3. Видатні комунікативні та дипломатичні здібності. Терпіння та відданість просуванню «виграшного» повідомлення під час спілкування з місцевими та національними партнерами, зокрема державними закладами охорони здоров’я. 
4. Здатність і відданість працювати як частина складної мультикультурної, багатовимірної та динамічної команди з високими стандартами продуктивності та очікуваннями. 
5. Розуміння українських систем фінансового та правового комплаєнсу для неприбуткових організацій та міжнародних представництв НКО.
6. Поглиблені навички усного та письма української мови.

Бажано:

• Ступінь магістра в галузі ділового адміністрування, програмного/проектного та/або фінансового менеджменту або державного управління (охорони здоров’я), медицини чи іншої суміжної галузі. 
• Вільне володіння англійською мовою, як письмовою, так і усною.
• Досвід роботи над грантами, що фінансуються Урядом США.

Будь ласка, надсилайте своє резюме на адресу Отправить резюме не пізніше 6 лютого 2025 року, вказавши в темі листа «I-TECH – посада координатора сайту програми».