Office manager

effie — міжнародна продуктова IT компанія. Ми відкриваємо нові нестандартні шляхи рішення бізнес-викликів, надаючи глобальні хмарні сервіси (SaaS), базуючись на економіці спільного користування та можливостях штучного інтелекту.

Окрім створення інноваційних програмних продуктів, надаємо повний цикл послуг з їх використання: запуск, навчання, адміністрування, розвиток і автоматизацію процесів замовника, технічну підтримку та консультації бізнес-аналітиків.

Наша основна спеціалізація — підвищення ефективності бізнес-процесів виробників, дистриб’юторів, агенцій мерчендайзингу та роздрібних мереж в галузях CPG (в т.ч. FMCG) і фармацевтики.

- 130+ співробітників в команді;

- 100+ клієнтів в 8 країнах, серед яких: PepsiCo, Coca-Cola, Nestle, Shell, Nemiroff, Philip Morris і інші;

- 27 000+ користувачів наших сервісів;

- Золотий партнер Microsoft.

Для нас важливо:

- Захопленість - робити клієнтів щасливими можливо тільки будучи закоханим у свою справу;

- Довіра - як фундамент побудови всіх відносин в компанії і за її межами;

- Почуття прекрасного - ставлення до якості у всіх його проявах;

- Простота - простота не вимагає пояснень.

Професійні та особистісні компетенції:

- Розглядаємо кандидатів без аналогічного досвіду роботи, або тих хто починає свою кар'єру, а також з досвідом роботи на посадах асистента, секретаря, адміністратора або в аналогічних ролях;

- Вміння планувати та координувати діяльність офісу;

- Організаційні навички, вміння управляти кількома завданнями одночасно;

- Відповідальність та дисциплінованість;

- Здатність працювати в команді та швидко адаптуватися до нових завдань;

- Проактивність та ініціативність в роботі.

Основні завдання:

- Допомога віддаленим колегам по документобігу в офісі: заповнити по шаблону, роздрукувати, підписати, відсканувати;

- Робота з кореспонденцією офісу: отримати\відправити листи, як правило за графіком, іноді терміново (впродовж робочого дня);

- Організація зустрічі клієнтів, гостей офісу: зустріч, розміщення, забезпечення комфорту;

- Забезпечення функціонування офісних приміщень: спілкування з клінінгом по ремонтам та прибиранню, устаткування робочих кімнат згідно регламенту;

- Відповідальність за пожежну безпеку;

- Персональна доставка документів компанії за місцем призначення у випадку коли вони не можуть бути доставлені кур'єром (1-2 рази в місяць, або рідше);

- Контроль витратних матеріалів офісу через підрядників або персонально (вода, канцелярія, наповнення кухні);

- Організація взаємодії з підрядниками по перекладам;

- Допомога в організації участі співробітників компанії в івентах: квитки, умови участі, реєстрація тощо;

- Адміністративний супровід взаємодії з закордонними офісами: логістика документів\посилок між офісами;

- Адміністрування членства компанії в асоціаціях і спільнотах.

Умови роботи:

- Робота в офісі;

- Офіс в Києві, 15 хвилин пішки від метро Святошин, забезпечений укриттям та всім необхідним для автономної роботи під час відключень електрики та блекаутів;

- Графік роботи з понеділка по п'ятницю з 9.00 до 18.00;

- Безкоштовна парковка для авто, мотоцикла і велосипеда;

- Часткова компенсація медичної страховки після проходження випробувального терміну;

- Оплачувана відпустка 21 робочий день і лікарняні;

- 12 додаткових вихідних на рік;

- Привілейована дисконтна карта мережі магазинів WineTime.