Менеджер з адміністративно-господарської діяльності / Support Services Manager

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

Наразі ДРБ  шукає Менеджера з адміністративно-господарської діяльності, який приєднається до команди в Харкові (охоплює Харківську та Донецьку області).

Загальна мета ролі

Менеджера з адміністративно-господарської діяльності забезпечуватиме скоординоване та стратегічне керівництво всіх функцій команд підтримки в регіоні для забезпечення потреб програм відповідно до Операційного посібника ДРБ. Ви, у ролі Менеджера з адміністративно-господарської діяльності, забезпечуватимете підтримку та/або технічне керівництво діяльності на регіональному рівні.

Вашими основними обов'язками на посаді будуть:

Планування та стратегія

• Забезпечувати, щоб кожен відділ групи підтримки (закупівлі та логістика, відділ кадрів, фінанси та адміністрування) мав річний план дій, а також, щоб цей річний план дій було розділено на індивідуальний план дій для кожного члена команди;
• Забезпечувати, щоб планування проектів включало відповідні вимоги служб підтримки (наприклад, терміни проведення закупівель та відповідні бюджети);
• Забезпечувати, щоб служба підтримки була у належному стані, щоб відповідати на потреби програм;
• Бути координатором для перевірки відповідності, реєстру ризиків, внутрішнього аудиту результативності в Південному регіоні.

 Кадрова підтримка (HR)

• Забезпечувати, щоб інструмент відстеження найму співробітників був оновленим і точним, включаючи поточний і запланований набір, відповідно до можливого майбутнього нового фінансування;
• Забезпечувати, щоб прибуття нового персоналу було передбачено та повідомлено відповідним працівникам ДРБ (заплановано ввідний інструктаж, надано навчання щодо Кодексу поведінки та всієї іншої кадрової інформації, доступне обладнання та засоби безпеки);
• Забезпечувати, щоб щорічні завдання з управління персоналом виконувалися відповідно до процедур ДРБ (кінець випробувального терміну, щорічна оцінка тощо);
• Оптимізовувати планування HR у відділах (наприклад, підтримка розробки органограм);
•  Забезпечувати, щоб команда відділу кадрів виконувала щоденні завдання, такі як прийом персоналу, продовження/внесення змін до контракту, подання табеля та відстеження відпусток.

Адміністративна підтримка

• Координувати ключові адміністративні завдання;
• Забезпечувати виконання рутинних завдань командою (підтримка гостьових домів, отримання віз, забезпечення телефонним зв’язком, оплата комунальних послуг, складання договорів оренди тощо);
• Здійснювати контроль за закупівлею канцелярського приладдя та меблів, витратних матеріалів, засобів зв'язку тощо.

Логістика, супровід закупівель

• Забезпечувати дотримання процедур закупівель та брати участь в тендерах
• Ретельно стежити за ключовими показниками ефективності відділу та забезпечувати своєчасне подання щомісячних звітів та їх високу якість;
• Бути координатором у прийнятті рішень щодо руху автопарку ;
• Спільно з керівником відділу постачання забезпечувати, щоб кожен зі співробітників (закупівлі, автопарк, активи, склад та ІТ) мав цілі та досягав їх відповідно до процедур ДРБ.

Фінанси

• Бути основним розпорядником бюджетів служби підтримки;
• Надавати підтримку розпорядникам бюджету, щоб гарантувати, що подальші дії щодо бюджету (BFU) зрозумілі та відповідають вимогам ДРБ, забезпечувати навчання та повторні тренінги, щоб переконатися, що розпорядники бюджетів надають точний прогноз і належним чином використовують фінансові коди;
• Надавати поради щодо управління грантовим бюджетом з точки зору бюджетної гнучкості та вирівнювання бюджету;
• Брати активну участь у розробці бюджетних пропозицій;
• Разом з фінансовим відділом забезпечувати, що команди програм чітко розуміли вимоги відповідності;
• Забезпечувати виконання щомісячних фінансових завдань (нарахування заробітної плати, касові книги та прогнозування грошових коштів) відповідно до процедур Посібника з операційної діяльності.

Про вас:

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 3 років досвіду на подібній позиції та 2 роки досвіду в управлінні людьми. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

• Ступінь магістра у відповідній галузі
• Знання циклу проєктного менеджменту 
• Знання менеджменту ланцюгів постачання та процесів закупівель
• Знання бюджетного циклу та процесів моніторингу
• Знання принципів кодексу поведінки та систем HR для управління продуктивністю
• Знання основних політик донорів та процедур відповідності
• Повне професійне володіння англійською мовою 

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: 12 місяців з випробувальним періодом 3 місяці
Рівень: F.2 - управлінський
Місце роботи: Харків
Дата початку: Травень 2025

Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування персоналу Датської ради у справах біженців в Україні.

Процес подачі заявки

Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Кінцевий термін подачі заявок: 2 березня 2025 року