Консультант із закупівель\ Procurement Officer

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ:   

Відповідає за повсякденні закупівлі товарів і послуг та стратегічний пошук постачальників для задоволення потреб організації в закупівлях. Ця роль передбачає взаємодію з постачальниками, організацію тендерного процессу, ведення переговорів щодо укладення контрактів, забезпечення ефективної обробки запитів на закупівлю, точного оформлення замовлень на закупівлю та своєчасного виконання поставок, а також забезпечення оптимального співвідношення ціни та якості при дотриманні внутрішніх політик та стандартів організації. Посадова особа відповідатиме за загальне впровадження ефективних практик закупівель.  На додаток до вищезазначених обов'язків, особа, яка обіймає цю посаду, може відповідати за підтримку роботи Складу час від часу, коли на Складі спостерігається пік навантаження. 

КЛЮЧОВІ ЗОНИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ: 

ПОСТАЧАННЯ: 

• Підтримувати та впровадити "безперервний конвеєр" роботи постачання для задоволення поточних та майбутніх потреб організації. 

• Здійснення оперативної закупівельної діяльності, включаючи отримання та обробку заявок на закупівлю для задоволення потреб діяльності та програм. 

• Співпрацювати з внутрішніми зацікавленими сторонами для розуміння програмних і функціональних потреб, прогнозування майбутнього попиту для забезпечення проактивного планування закупівель. 

• Своєчасна та ефективна обробка замовлень на закупівлю, контрактів, обробка рахунків-фактур та закупівельної документації відповідно до політики організації. 

• Сприяння процесам пошуку постачальників, отримання офіційних цінових пропозицій, забезпечення відповідності бізнес-вимогам. 

• Моніторинг та звітування про діяльність з пошуку постачальників, включаючи оцінку фінансових вигод та підготовку Форм ділового схвалення (BAF) для затвердження контрактів. 

• Оновлення каталогу продукції в системі закупівель, забезпечення наявності та актуальності всіх необхідних позицій. 

• Координувати роботу з польовими офісами з метою узгодження стратегій пошуку ресурсів та забезпечення дотримання політики закупівель. 

• Підтримка реєстрації постачальників та оновлення реєстру попередньо відібраних постачальників, забезпечення дотримання процесів реєстрації постачальників SCI. 

• У разі необхідності допомагати з процесами закупівель, включаючи прості та одиничні пропозиції, контролювати та відстежувати замовлення на закупівлю та слідкувати за постачальниками, щоб забезпечити дотримання графіків поставок, але не більше ніж 30% робочого часу.  

Звітність 

• Своєчасне подання звітів з усіх аспектів закупівель та управління KPI. 

• Підтримка аудиту як внутрішнього, так і зовнішнього. 

КВАЛІФІКАЦІЯ: 

• Вища освіта в суміжній галузі. 

• Дипломатія, такт і навички ведення переговорів. 

ДОСВІД ТА НАВИЧКИ 

Необхідно 

• 1-2 роки досвіду роботи в логістиці/постачанні/закупівлях. 

• Навички роботи в команді. 

• Здатність до адаптації під тиском та у відповідь на мінливі потреби. 

• Увага до деталей і відмінні математичні здібності. 

• Хороший досвід у сфері закупівель. 

• Письмова та розмовна англійська на початковому рівні. 

• Вміння вести чіткі та стислі записи. 

• Прихильність політиці захисту дітей SCI, політиці рівних можливостей та гендерній політиці. 

• Відданість гуманітарним принципам та цілям і завданням SCI Україна. 

Бажано 

• Попередній досвід роботи, в ідеалі в неурядових організаціях, буде перевагою 

• Тренінги або кваліфікація в галузі логістики. 

• Досвід керівництва персоналом та хорошої командної роботи (інтеграції). 

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Розташування офісу в центрі Дніпра  

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібранними кандидатами для проходження співбесіди. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also, we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE:

 Responsible for day-to-day procurement of goods & services and strategic sourcing activities to meet the organization’s Procurement needs. This role requires engaging with suppliers, facilitating the tendering process, negotiating contracts, ensures that purchase requisitions are processed efficiently, purchase orders are issued accurately, and deliveries are completed on time and ensuring the organization achieves value for money while maintaining compliance with internal policies and standards. The post holder will be responsible for the overall implementation of effective procurement practices. In addition to mentioned above responsibilities the post holder may be responsible for support of Warehouse duties from time to time when there are peaks in workload at the Warehouse.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

Sourcing:?

•  Maintain, and execute the rolling Sourcing Pipeline to meet current and future organizational demand.
• Execute operational procurement activities, including receiving and processing purchase requisitions to meet business and program requirements.
• Collaborate with internal stakeholders to understand program and functional needs, forecasting future demand to ensure proactive procurement planning.
• On-time and efficient processing of purchase orders, contracts, invoice processing and procurement documents in line with organizational policies. Facilitate the sourcing processes, formal quotations, ensuring alignment with business requirements.
• Draft contracts, FWAs, with awarded suppliers.
• Monitor and report on sourcing activities, including measuring financial benefits and preparing Business Approval Forms (BAF) for contract approvals.
• Update the product catalogue in the procurement system, ensuring all relevant items are available and current.
•  Coordinate with field offices to align sourcing strategies and ensure adherence to procurement policies.
• Support supplier registration and update roster of pre-qualified suppliers, ensuring compliance with SCI supplier registration processes.
• In case of need assist with the buying processes, including simple and single quotations, monitor and track purchase orders and follow up with suppliers to ensure delivery schedules are met but not more than 30% of working time. 

Reporting 

• Submitting timely reports on all aspects of procurement and KPI management.
• Support audit review for both internal and external audits.

QUALIFICATION:

• University Degree in a related field.
• Diplomacy, tact and negotiating skills

EXPERIENCE AND SKILLS

Essential

•  1-2 years’ experience in Logistics/Sourcing/Buying Management. 
• Team-working skills.
• Flexibility under pressure and in response to changing needs.
•  Attention to detail and excellent numeracy.
• Good experience in Procurement.
• Written and spoken English at beginner level.
• Ability to keep clear and concise records.
• Commitment to SCI child safeguarding policies, equal opportunity and gender policies.
• Commitment to humanitarian principles and with the aims and objectives of SCI Ukraine

Desirable

•  Previous work experience, ideally with non-governmental organizations would be an advantage.
• Logistics training or qualification an added advantage.
• Experience of supervision of staff and good teamwork (integration).

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Dnipro

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.