Асистент відділу закупівель / Procurement Technical Assistant

Про організацію:

Норвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною гуманітарною організацією, яка допомагає людям, які змушені тікати. Ми працюємо в кризових ситуаціях у більш ніж 31 країні, щороку надаючи надзвичайну та довгострокову допомогу мільйонам людей. Ми захищаємо людей, які змушені втікати, відстоюючи їхні права. NRC є роботодавцем рівних можливостей і прагне до різноманітності персоналу з точки зору віку, статі, етнічного походження, національності та фізичних здібностей.

Запрошуємо на роботу  Асистента відділу закупівель

Обов'язки позиції:

Загальні обов'язки:

• Забезпечення дотримання політик NRC, довідників, інструкцій і вимог донорів.
• Впровадження портфелю делегованих логістичних функцій відповідно до затвердженого плану дій.
• Проведення та контроль щоденної оперативної матеріально-технічної діяльністі. 
• Адміністрування ресурсів, щоб результати були досягнуті в рамках встановлених бюджетів, часових рамок і стандартів
• Підготувка та розробка  звітів відповідно до вимог офісу в країні/регіоні
• Підтримка в розробці регламентів  за запитом
• Забезпечення належного оформлення всіх супровідних документів.
• Просування та обмін ідеями щодо покращення процессів закупівель
• Виконання інших обов'язків за дорученням безпосереднього керівника за процесами закупівель.

Конкретні обов'язки:

• Сприяння розвитку закупівель у скліді служби підтримки в NRC Ukraine.
• Виконання завдань відповідно до політики NRC, інструкцій та законодавства України. 
• Консультувати та підтримувати персонал гуманітарних програм та департаментів підтримки для створення запиту на закупку, проводити дослідження ринку та надавати приблизні ціни. 
• Участь у плануванні закупівель, участь в оцінці постачальників та допомога  керівнику групи логістики (закупівлі) з оновленням бази даних постачальників
• Дотримання того, що процес закупівлі, такий як підготовка аналізу тендерних пропозицій, порівняльна таблиця, протокол зустрічі з відкриття тендерних пропозицій та інші документи для відкриття пропозицій, заповнення загальних накладних (GRN) супроводжується всіма необхідними та правильно заповненими документами.
• Контроль над усією документацією про закупівлю, такою як запити на закупівлю, запити цінових пропозицій, аналіз тендерних пропозицій, протоколи та контракти/угоди/замовлення на закупівлю, належним чином підписуються уповноваженим персоналом перед тим, як будь-які замовлення на зобов’язання надсилаються постачальникам.
• Отримання рахунків-фактури та перевірка правильності замовлень/контрактів/угод.
•  Забезпечення того, що всі товари, замовлені та отримані з-за кордону, мають відповідну документацію (авіатранспортні накладні, коносаменти, комерційний рахунок-фактура, страхові сертифікати та будь-які інші відповідні документи).
• Обробка скарги на місцях і від користувачів на всі придбані товари та послуги, а також суперечки з постачальниками, які переходять на розгляд керівника групи закупівлі. 
• Відстеження строків  довгострокових угод, своєчасне їх продовження; підготувка проектів відмови та примітки до файлів, якщо це необхідно
• Ввести всі необхідні дані та правильно відобразити всі етапи закупівлі в системі закупівель Agresso відповідно до посібника. Завантаження в систему Agresso всієї необхідної документації про закупівлю.
• Завантаження всієї необхідної інформації в сховищє файлів відповідно до процедур і вимог NRC.
• Підготовка друкованих копій файлів закупівель разом із платіжними документами та переконання що вони подані до Фінансового відділу.
• Здійснення покупки готівкою відповідно до потреб гуманітарних програм або департаментів підтримки.
• Повідомлення про всі потенційні випадки шахрайства безпосередньому керівнику.

Загальні професійні компетенції для цієї посади:

• Досвід роботи із закупівлями в контексті гуманітарної/надзвичайної ситуації/відновлення
• Попередній досвід роботи в складних і нестабільних умовах
• Задокументовані результати, пов’язані з обов’язками посади
• Знання англійської мови, як письмово, так і усно
• Володіння українською та російською мовами, письмово та усно
• Досконале володіння офісними програмами (Word, Excel)
• Базове знання контексту в областях, де працює NRC

Ми пропонуємо: 

• Офіційне працевлаштування, контракт до 31.12.2024
• Графік роботи з 9 до 17, субота/неділя вихідний
• Офіс в центрі міста
• Медичне страхування

Резюме будуть розглянені до 06.11.2024

Будь ласка, зверніть увагу, що ми зв'язуємось тільки з кандидатами що відібрані у короткий список інтервью