Менеджер в допоміжній діяльності у сфері фінансів / Finance Manager

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місце роботи: м. Київ

ЗАГАЛЬНА МЕТА

Менеджер в допоміжній діяльності у сфері фінансів надає підтримку в обробці бухгалтерських операцій та виконанні адміністративних завдань відповідно до положень ПУІ та донорів. Він/вона надає підтримку фахівцю з фінансової діяльності та бухгалтерам (які здійснюють адміністрування грошовими коштами та книгами обліку) з усіх питань, пов'язаних з бухгалтерським обліком ПУІ.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

1. Ведення обліку

• Внесення облікових книг з усіх баз до бухгалтерського програмного забезпечення SAGA.
• Створення параметрів для нових грантів, персоналу та постачальників в бухгалтерському програмному забезпеченні SAGA.
• Проведення перерозподілу витрат між грантами в бухгалтерському програмному забезпеченні SAGA.
• Звірка залишків та усунення розбіжностей в обліку в бухгалтерському програмному забезпеченні SAGA.
• Включення витрат штаб-квартири ПУІ до бухгалтерського програмного забезпечення SAGA.
• Розрахунок курсу обміну ПУІ в бухгалтерському програмному забезпеченні SAGA.
• Виконання інших супутніх функцій в бухгалтерському програмному забезпеченні SAGA за необхідності.
• Координація роботи з бухгалтерією штаб-квартири ПУІ щодо виконання вищезазначених завдань.
• Оформлення ваучерів з бухгалтерського програмного забезпечення SAGA для цілей архівування.
• Підтримка та оновлення бухгалтерських процедур.

2. Банківські платежі

• За необхідності створювати банківські платежі на порталах електронного банкінгу.

3. Управління персоналом

• Тренування, навчання, контроль, управління ефективністю та наставництво для фахівця з фінансової діяльності в Києві.
• Тренування, навчання та наставництво бухгалтерів.
• На час відсутності (відпустки тощо) заміщати фахівця з фінансової діяльності в Києві.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Основна кваліфікаційна вимога, необхідна для цієї посади:  Знання бухгалтерського програмного забезпечення SAGA (просунуті знання будуть пріоритетними).

Знання мов: Вільне володіння українською мовою. Знання англійської мови буде значною перевагою (оцінюватиметься під час співбесіди) - сертифікат не потрібен.

Знання та навички: Здатність працювати в умовах стислих термінів та швидкого темпу роботи. Вміння спілкуватися ввічливо та з повагою. Здатність виконувати складні завдання. Вміння працювати в режимі багатозадачності. Здатність швидко сприймати інформацію, аналізувати та ефективно діяти. Здатність залишатися сконцентрованим і орієнтованим на рішення при усуненні помилок і збоїв у бухгалтерському обліку.

УМОВИ РОБОТИ:

Дата початку роботи:  ASAP

Офіційне працевлашування за строковим договором.

Місце роботи: м. Київ

Робочий час: згідно встановленого графіку з 9:00 до 18:00

Кандидати, що відповідають кваліфікаційним вимогам та зацікавлені у роботі мають надіслати резюме та супровідний лист.

ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття вакансії.

***

Premiere Urgence Internationale (PUI)  is a non-profit, non-political and non-religious humanitarian organization. PUI launched a humanitarian intervention in Ukraine since February 2015. The goals of the mission are to reduce or restore equal access to basic medical care for the local and displaced population who suffered as a result of the military conflict, and to reduce the minds of their lives by covering them none of the fundamental needs.

Place of work - Kyiv 

GENERAL OBGECTIVE

The Finance Manager supports the mission in processing PUI accounting operations and administrative tasks according to PUI and Donors’ regulations. He/she offers administrative support to Finance Officer and all mission Accountants (who administers the cash and the cash book) on all matters related to PUI accounting.

TASKS AND DUTIES 

1. Accounting management

• Incorporate cashbooks from all mission bases into the accounting software SAGA.
• Create parameters for new grants, staff and suppliers in the accounting software SAGA. 
• Make re-allocations of expenses between grants in the accounting software SAGA.
• Reconciliate balances and address accounting discrepancies in the accounting software SAGA.
• Incorporate PUI HQ expenses in the accounting software SAGA.
• Calculate custom PUI exchange rate in the accounting software SAGA.
• Carry out other related functions in the accounting software SAGA as required.
• Coordinate with PUI HQ accounting focal point for the implementation of the abovementioned tasks.
• Issue vouchers from the accounting software SAGA for archiving purposes. 
• Maintain and update mission’s accounting procedures.

2. Bank payments

• When needed draft bank payments on e-banking portals.

3. Staff management

• Coach, train, supervise, manage performance and mentor the Finance Officer of Kyiv office.
• Coach, train and mentor the Accountants of the mission.
• Replace Kyiv Cashier during absences (leaves etc).

QUALIFICATIONS

Main qualification needed for the role:  Knowledge of accounting software SAGA (Advanced knowledge will be prioritized).

Language Skills: Fluent in Ukrainian. Knowledge of English language will be a strong asset (will be assessed during the interview) – no certification required.

Soft skills: Ability to work within tight deadlines and in a fast-paced work environment. Ability to communicate smoothly and with respect. Ability to undertake complicated tasks. Ability to multitask. Ability to understand information quickly, analyse and operate efficiently. Ability to remain concentrated and solutions-oriented when addressing accounting failures and mistakes.

СONDITIONS

Starting time:  ASAP

Working days: Full time

HOW TO APPLY:

Interested candidates should submit their CV and cover letter.

Only candidates shortlisted will be contacted. 

PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.