Фахівець із проєктної діяльності/ Project Implementation Officer

Загальна інформація: 

 Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, донорська програма, якою керує Міністерство закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії. 

 Метою ФПСУ-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії. Це має сприяти розбудові більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної, суверенної та процвітаючої України. ФПСУ-2 надає фінансування українським і міжнародним партнерам-виконавцям і реалізує проєкти на основі результатів досліджень і доказової бази. 

Фахівець із проєктної діяльності надаватиме підтримку в питаннях управління проєктами, відповідності вимогам і правилам, бюджетування та інших відповідних процесах, забезпечуючи ефективну реалізацію проєктів і проєктних заходів ФПСУ-2. 

Обов'язки: 

• Підтримка в розробці та веденні процесів управління проєктами та проєктними заходами, в тому числі: 

• розробка та/або вдосконалення інструкцій, інструментів/шаблонів і тренінгів, пов'язаних із циклами реалізації проєктів і заходів ФПСУ-2 

• ведення програмних трекерів та інструментів 

• забезпечення відповідності всієї документації з закриття проєктів внутрішнім політикам і вимогам МЗС Великої Британії 

• виконання функцій контактної особи стосовно нової ІТ-системи управління проєктами, в тому числі забезпечення належного використання системи персоналом і актуалізація процесів у відповідності до системних вимог. 

• Забезпечення відповідності проєктної діяльності внутрішнім політикам і вимогам МЗС Великої Британії шляхом: 

• проведення первинного аналізу документів, у тому числі меморандумів про взаєморозуміння, перед підписанням 

• проведення перевірки в Visual Compliance та інших відповідних перевірок (due diligence) 

• проведення первинного аналізу запропонованих відхилень до шаблонів 

• допомога в розслідуванні питань і проблем у сфері ділової поведінки (за потреби) 

• Підтримка в управлінні бюджетом та підготовці фінансової звітності проєктів ФПСУ-2, у тому числі: 

• регулярна актуалізація та звірка бюджетних інструментів проєктів із транзакціями та сумами, виставленими МЗС Великої Британії 

• збір даних про витрати та виділені кошти для звітування вищому керівництву ФПСУ-2 та МЗС Великої Британії 

• допомога проєктним командам у бюджетуванні/прогнозуванні (за потреби) 

• Виконання функцій контактної особи підрозділу проєктної діяльності та надання його співробітникам допомоги, зокрема з адміністративних питань. Ведення реєстрів і баз даних підрозділу проєктної діяльності. 

•  Інші завдання за запитом 

 Кваліфікація: 

•  Ступінь бакалавра в галузі державного управління, міжнародних відносин, бізнесу, фінансів або відповідної галузі. 

• Бажано до трьох років досвіду роботи в проєктах, які фінансуються МЗС Великої Британії або іншими донорами. 

• Глибокі знання вимог до відповідності нормам і правилам, особливо пов’язаних із проєктами, що фінансуються донорами 

• Адаптивність. Критично важливо вміти виконувати широкий спектр завдань, пов'язаних із проєктною діяльністю та відповідністю нормам і правилам. 

• Бажано досвід роботи з платформою/системою управління проєктами. 

• Відмінні усні та письмові та комунікативні навички. 

• Підтверджена різнобічність і чесність. 

• Обов’язково підтверджений досвід розробки нових організаційних систем та інструментів, високий рівень володіння Microsoft Office (особливо Microsoft Excel, уміння користуватися розширеними функціями Excel). 

• Підтверджений досвід розробки або допомоги в розробці нових організаційних систем та інструментів. 

• Уміння професійно працювати з колегами, відвідувачами та громадськістю. 

• Обов’язково вільне володіння українською та англійською мовами 

 Період роботи: повна зайнятість до 2025 року з можливістю продовження залежно від продуктивності. 

Місце роботи: бажано Київ

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 20 січня   2025 р. Для позицій, де англійська мова є обов'язковою, бажано (але не обов'язково) надсилати резюме на англійській мові.  Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

«Кімонікс» – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає при підборі та працевлаштуванні персоналу дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у профспілках або за іншими факторами, не пов’язаними з виконанням професійних обов’язків. 

Background:

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). 

The aim of PFRU-2 is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalisation in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate and strengthen resilience for a more socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine. The PFRU-2 provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence. 

The Project Implementation Officer will support PFRU-2’s project management, compliance, budgeting, and other implementation-related processes, ensuring effective delivery of PFRU-2 projects and activities. 

Responsibilities: 

• Support the development and maintenance of project and activity management processes, including: 

• Developing and/or improving guidance, tools/templates, and trainings related to the PFRU-2 project and activity cycles 

• Maintaining programme trackers and tools 

• Ensure that all project closeout documentation complies with internal policies and FCDO requirements 

• Serve as focal point for new project management IT system, including ensuring proper staff usage of system and updating processes to meet system requirements 

• Ensure project implementation proceeds in compliance with internal policies and FCDO regulations through the following: 

• Conducting initial review of documents, including memoranda of understanding, prior to signature 

• Conducting Visual Compliance and other related due diligence checks 

• Conducting initial review of proposed deviations to templates 

• Assisting with investigations into business conduct issues and concerns, when necessary 

• Support budget management and financial reporting for PFRU-2 projects, including: 

• Regularly updating and reconciling project budget tools against transactions and amounts billed to FCDO 

• Compiling data on spend and funds committed for reporting to PFRU-2 senior management team and FCDO 

• Support projects teams with budgeting/forecasting, if required 

• Act as a team POC and provide support, including administrative, to Implementation Team. Maintain Implementation Team registers and databases. 

•  Other tasks upon request 

Qualifications:  

• Bachelor's degree in public administration, international relations, business, finance or relevant field. 

• Up to three years of experience in working for a FCDO or other donor-funded projects preferred. 

• Solid knowledge of compliance requirements, especially those specific to donor-funded projects 

• Adaptability. The ability to handle a wide range of implementation and compliance-related tasks is essential. 

• Experience operating project management platform/system preferred. 

• Excellent verbal and written and communication skills. 

• Demonstrated versatility and integrity. 

• Proven experience developing new organizational systems and tools, with a strong command of Microsoft Office (particularly Microsoft Excel with ability to utilize advanced Excel functions) required. 

• Proven experience developing or assisting with development of new organizational systems and tools. 

• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, and the public. 

• Fluency in Ukrainian, English is required 

Duration of Assignment: Full time through 2025with possibility for extension based on performance. 

Location of Assignment: Kyiv preferred Application instructions

Application Details

Apply using the following link by January 20th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.