Офіс-менеджер

Ми є провідним українським виробником волоконно-оптичного кабелю. Наш ринок — інтернет та мобільний зв’язок, без нашої продукції не обходиться жоден оператор, жоден провайдер.

В даний час, у зв’язку з розширенням виробництва, ми відкрили вакансію технолога

Тут Ви можете про нас почитати: www.utexua.com

Які задачі технолога ЮТЕКС Україна

1. Життєзабезпечення офісу та підприємства

• Закупівля канцелярських товарів, господарчих розхідників, засобів гігієни, питної води та продуктів харчування для офісу.
• Організація закупівель для всієї компанії, включаючи виробничі підрозділи (за потребою).
• Контроль залишків витратних матеріалів, своєчасне поповнення запасів.
• Взаємодія з постачальниками, оформлення заявок, отримання рахунків, контроль виконання замовлень.
• Документальне оформлення заявок (разових договорів з перевізниками) на доставку вантажів по території України. Створення заявок на оплату за доставку вантажів по території України.

2. Організація відряджень та бізнес-поїздок

• Оформлення та координація відряджень співробітників.
• Замовлення квитків (авіа, залізничні, автобусні).
• Бронювання готелів та апартаментів.
• Контроль за витратами на відрядження, взаємодія з бухгалтерією.

3. Адміністративне діловодство

• Ведення внутрішньої документації: підготовка листів, наказів, розпоряджень, службових записок, протоколів нарад.
• Реєстрація та ведення журналів вхідної/вихідної кореспонденції.
• Контроль за своєчасним виконанням документів, доведення інформації до відповідальних осіб.
• Архівування та збереження документації відповідно до норм компанії.

4. Робота з кореспонденцією та зв’язком

• Прийом, реєстрація та відправка кореспонденції через Укрпошту, Нову Пошту та інші служби доставки.
• Організація роботи з кур’єрськими службами для доставки документів та вантажів.
• Обробка електронної пошти компанії, перенаправлення важливих повідомлень відповідальним особам.
• Ведення телефонних переговорів, прийом дзвінків, консультування співробітників з організаційних питань.

5. Взаємодія з контрагентами та партнерами

• Організація зустрічей з представниками інших компаній.
• Контроль виконання домовленостей з постачальниками послуг (оренда приміщень, клінінг, охорона, мобільний зв’язок тощо).
• Робота з операторами мобільного зв’язку, замовлення та контроль оплат за корпоративний зв’язок.

6. Підготовка та супровід нарад, зборів

• Організація та підготовка переговорних кімнат.
• Створення необхідних документів для нарад (порядок денний, протоколи, звіти).
• Контроль виконання прийнятих рішень та доведення їх до співробітників.

7. Гостинність та організація прийомів

• Зустріч гостей, супровід відвідувачів у приміщенні компанії.
• Контроль чистоти та готовності переговорних кімнат.
• Організація кави, чаю, легких перекусів для керівництва та гостей.

8. Виконання доручень керівництва

• Підготовка розпорядчих документів, службових записок, комерційної та технічної кореспонденції.
• Виконання особистих доручень керівництва, пов’язаних із забезпеченням офісу та підтримкою бізнес-процесів.

УМОВИ:

• офіційне працевлаштування;
• графік работи — нормований, з 8.00 до 17.00 (пн-пт)
• місцезнаходження виробничих потужностей — Чернігів, район КСК