Operations manager

ПРО LUMOS

Lumos — міжнародна благодійна організація, заснована в 2005 році письменницею Дж.К. Роулінг, щоб покласти край шкідливій практиці інституалізації дітей. Місія Lumos полягає в боротьбі за право кожної дитини на сім’ю шляхом трансформації систем опіки в усьому світі. Наше бачення полягає в тому, щоб усі діти росли в безпечних і люблячих сім’ях.

 Призначення вакансії:

Організація роботи офісу:

• Вести облік технічного обладнання, меблів та іншого майна організації;
• Забезпечити справну роботу обладнання;
• Сприяти якісному наданню послуг: IT, телекомунікації, інтернет, мобільний зв'язок, оренда офісів, вода, опалення та електроенергія, охорона будівель тощо;
• Вирішувати запити співробітників щодо питань управління офісом (наприклад, канцтовари, апаратне забезпечення та організація подорожей);
• Забезпечити нормальне функціонування офісу (розміщення замовлення на канцтовари, воду та харчування, спілкування з постачальниками послуг тощо);
• Забезпечити оснащення офісу необхідними матеріалами, приладдям та витратними матеріалами, організовує їх закупівлю та розподіл у кабінеті (контролює використання витратних матеріалів та контроль за санітарно-гігієнічним станом офісу).

 Надання/нагляд за операційною підтримкою в реалізації програмної діяльності Lumos Ukraine:

• Надавати всю необхідну допомогу співробітникам, які працюють віддалено;
• Надавати матеріально-технічне забезпечення організації зустрічей, сесій, тренінгів, круглих столів, конференцій та інших заходів:
  • узгоджувати потреби з Менеджерами;
  • визначати та бронювати обладнання, місце проведення, готель тощо;
  • забезпечити пошук та укладення контрактів з усними/письмовими перекладачами та аутсорсингом;
  • забезпечити множення матеріалів і підготовку папок;
  • забезпечити комплектацію та експлуатацію обладнання;
  • здійснювати закупівлю необхідних матеріалів;
  • забезпечити перевезення учасників та оплату транспортних витрат тощо.
• Допомагати працівникам Lumos у вирішенні першочергових потреб у ІТ та/або підтримувати зв’язок із місцевим помічником з ІТ або з командою ІТ з офісу LUMOS у Великобританії для усунення несправностей;
• Організовувати розповсюдження/доставку буклетів, наборів продуктів харчування та гігієни партнерам/бенефіціарам організації;
• Готувати, реєструвати та видавати сертифікати для (онлайн) тренінгів, які проводить команда Lumos.

 Організація/забезпечення логістики, закупівель та адміністративної підтримки для гарантування безпечного та захищеного робочого середовища, проїзду та проживання для всіх співробітників у країні:

• Допомагати закупівельному комітету Lumos у проведенні закупівельних процедур;
• Виконувати всю діяльність із закупівель та укладання контрактів, включаючи попередню кваліфікацію, управління тендерами, ведення переговорів і підготовку контрактів та іншої відповідної документації із закупівель.
• Контролювати та забезпечувати зберігання закуплених матеріалів у визначених місцях та їх розподіл відповідно до процедур Lumos та донорів. Вести точний облік матеріалів і здійснювати постійний моніторинг.
• Підготовка/збір пакету документів/інформації для проведення due diligence.
• Підготовка договорів з постачальниками.
• Підготовка договорів з консультантами.
• Надавати бухгалтеру рахунки-фактури, пов'язані з діяльністю, та підтримує перевірку, збір кодування та затвердження.
• Забезпечення дотримання процедур закупівель Lumos та донорів.

 Виконання інших видів діяльності:

• Надавати логістичну підтримку для розповсюдження наборів невідкладної допомоги в Україні
• Сприяти вдосконаленню та стандартизації внутрішніх процедур і документів, що використовуються в рамках програми «Lumos Україна»;
• Документування організованих заходів та зберігання інформації для архіву проекту;
• Сприяти організації поїздок по країні та за кордон (транспорт, готель, віза, медичне страхування, інші необхідні документи);
• Підтримувати співробітників у дотриманні вимог Lumos та відповідних місцевих політик і процедур, включаючи підтримку в проведенні комплексної перевірки партнерів;
• Здійснює інші види діяльності для досягнення цілей та місії програми Lumos в Україні.

 КРИТЕРІЇ ВИЗНАЧЕННЯ КАНДИДАТА

Знання/навички:

• Освіта/підвищення кваліфікації: логістика, адміністрування, управління
• Глибоке розуміння гуманітарного контексту в Україні, включаючи контекст захисту та допомоги ВПО та/або репатріантів, а також системи гуманітарних кластерів
• Здатність робити критичну оцінку в умовах обмеженої інформації

 Досвід:

• Мінімум 2 роки досвіду в управлінні офісом та логістичними процедурами, бажано у вітчизняній організації
• Досвід управління різноманітними закупівлями та логістичними операціями

ABOUT LUMOS

Lumos is an international children’s charity founded in 2005 by the author J.K. Rowling to end the harmful practice of institutionalisation of children. Lumos’s mission is to fight for every child’s right to a family by transforming care systems around the world.  Our vision is for all children to grow up in safe and loving families.

JOB PURPOSE

Organising the functionality of the office:

• Keeps track of technical equipment, furniture and other assets of the organisation;
• Ensures the proper functioning of the equipment;
• Facilitates the qualitative provision of services: IT, telecommunication, internet, mobile telephony, office rental, water, heating and electricity, building security, etc.;
• Addresses employees’ queries regarding office management issues (e.g. stationery, hardware and travel arrangements);
• Ensures the proper functioning of the office (placing orders for office supplies, water and food, communicates with service providers, etc.);
• Ensures that the office is equipped with the necessary materials, products, supplies and consumables, arranging their procurement and distribution within the office (monitors the use of consumables and monitors the office's sanitation and hygiene conditions).

Providing/Oversee operational support in the implementation of Lumos Ukraine programmatic activities:

• Provides all necessary assistance to the employees working remotely; 
• Arranges logistically the organisation of meetings, sessions, trainings, roundtables, conferences, and other events:
  • coordinates the needs with the Managers;
  • identifies and books the equipment, venue, hotel, etc.;
  • ensures the identification and contracting of interpreters/translators and outsource translation;
  • ensures the multiplication of materials and preparation of folders;
  • ensures the equipment and operation of the equipment;
  • procures the necessary materials and products;
  • ensures the transportation of participants and payment of transportation, etc.
• Assists Lumos employees on the IT primary needs and/or liaises with the local IT assistant or with the IT team from the LUMOS UK Office for troubleshooting;
• Arranges the distribution/delivery of publications/food and hygiene kits to partners/beneficiaries of the organisation;
• Prepares, registers and issues certificates for (online) trainings delivered by Lumos team.

Organize/provide logistics, procurement, and administrative support to ensure a safe and secure working environment, travel, and accommodation for all staff in the country:

• Assist Lumos Procurement Committee in the procurement procedures;
• Perform all procurement and contracting activities including pre-qualification, tender management, negotiation and preparation of contracts and other relevant procurement documentation.
• Oversee and ensure the procured supplies and materials are deposited in designated locations and distributed in accordance with Lumos and donors’ procedures. Maintain accurate records of materials and constant monitoring.
• Preparing/collecting the pack of the documents/information for due diligence
• Preparing the agreements with suppliers
• Preparing the agreements with consultants
• Provides to the Accountant the invoices related to the activities and supports for checking, collection of the coding and approvals
• Ensure the respect of Lumos and donors’ purchase procedures.

Performing other activities:

• Provide logistical support for distribution of emergency packs in Ukraine
• Contribute to the improvement and standardization of internal procedures and documents used within the Lumos Ukraine Programme;
• Documents organised events and stores information for the project’s archives;
• Facilitates the organisation of trips in the country and abroad (transport, hotel, visa, medical insurance, other necessary documents);
• Supports the employees to comply with the Lumos and relevant local policies and procedures, including support with partner due diligence;
• Performs other activities to accomplish the goals and mission of the Lumos Ukraine Programme.

PERSON SPECIFICATION CRITERIA  

Knowledge/Skills:

• Formal education/in-service training and Logistics, Administration, Management
• A thorough understanding humanitarian context in Ukraine, include the context of IDPs and/or returnees protection and assistance and humanitarian cluster system
• Ability to do critical assessment with limited information

Experience:

• Minimum 2 years of experience in office management and logistics procedures, preferably for an internal organisation
• Experience in managing diverse procurement and logistics operations