Помічник відділу закупівель

Опис вакансії:

Адміністративний помічник із закупівлі допомагає в купівельних процесах в межах країни відповідно до Політики закупівель «Самарітенз Перс», забезпечуючи умови для відповідального витрачання коштів місії шляхом проведення тендерів. Основні обов’язки передбачають оновлення трекерів і баз даних в Excel, систематизацію закупівельної документації й управління активами «Самарітенз Перс Україна». Додаткові обов’язки включають (але не обмежуються ними): контроль за проведенням платежів постачальникам, навчання основам політики закупівель і роботу з хмарними файловими системами. Адміністративний помічник із закупівлі співпрацює з командою спеціалістів із закупівлі, звітує перед начальником відділу закупівель і відповідає за дотримання стандартів етики й доброчесності Місії. Прийнятний результат роботи: створення легкодоступної, надійної організаційної системи відповідно до очікувань всіх зацікавлених сторін «Самарітенз Перс Україна».

Посадові обов’язки:

• Оновлення Трекеру закупівель і Трекеру виконання договорів відповідно до графіка.
• Перегляд Бази постачальників відповідно до Політики закупівель «Самарітенз Перс».
• Координування дій зі спеціалістами із закупівлі для щоденного збору, сканування і збереження закупівельної документації.
• Регулярний перегляд Теки закупівлі у Сховищі та внесення змін відповідно до потреб команди спеціалістів із закупівлі.
• Управління всіма активами «Самарітенз Перс» в Україні: маркування, управління й розпорядження активами відповідно до вимог внутрішньої політики.
• Регулярне оновлення статусу документів для начальника відділу закупівель, старшого операційного менеджера, а також інших зацікавлених сторін закупівельного процесу.
• Ініціативність у створенні й оптимізації процесів відповідно до Політики закупівель, звітуванні начальнику відділу закупівель.

Необхідні навички:

• Командний гравець.
• Вміння брати відповідальність за помилки і їх виправлення.
• Творчий і незалежний підхід до виконання роботи в рамках організаційної системи.
• Середній рівень знання Excel, Word і Outlook з бажанням подальшого розвитку.

Вимоги щодо освіти/досвіду:

• Ступінь бакалавра.
• Попередній досвід на адміністративній посаді.
• Досвід роботи із закупівлями товарів/послуг бажаний, але є не обов’язковим

Мова:

• Вільне володіння письмовою та розмовною англійською та українською мовами. Здатність читати та інтерпретувати інструкції англійською та українською мовами. Здатність писати звіти та листи.

Графік роботи:

8:30-17:00, ПН-ПТ

Якщо ви розділяєте наші цінності, відчуваючи у собі палке бажання допомагати людям ми будемо раді бачити вас у нашій дружній команді!