Спеціаліст із закупівель

Про IRC

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі та допомагає людям вижити та відновити своє життя. Заснований у 1933 році на прохання Альберта Ейнштейна, IRC надає життєво важливу допомогу та підтримку біженцям, які змушені тікати від війни або катастрофи. Сьогодні працюючи в понад 40 країнах і 22 містах США, ми відновлюємо безпеку, гідність і надію для мільйонів людей, які були змушені покинути свої домівки та борються за виживання. IRC веде шлях від небезпеки до дому.

ОГЛЯД РОБОТИ
Спеціаліст із закупівель (PO) відповідає за реалізацію функцій закупівель для офісу IRC в Одесі. Працівник  буде здійснювати закупівлю програмних матеріалів, послуг та обладнання, забезпечуючи дотримання належних практик і зберігаючи записи, що відповідають вимогам аудиту. Спеціаліст із закупівель забезпечить, щоб всі закупівлі товарів та послуг здійснювалися прозоро, за найкращою доступною ціною та у відповідності з політиками та процедурами закупівель IRC і донорів.

ОБОВ'ЯЗКИ:

1. Планування закупівель:
    Тісно співпрацюючи з менеджером ланцюга постачання та іншими внутрішніми та зовнішніми сторонами, спеціаліст із закупівель буде:
   • Збирати, організовувати та аналізувати ринкову інформацію та дані для ефективного планування закупівель.
   • Підтримувати розробку та впровадження планів закупівель відповідно до стандартних операційних процедур (SOP) IRC.
   • Моніторити ринок постачання та проводити ринкові дослідження для забезпечення оптимального співвідношення ціни та якості.
   • Виявляти потенційні ризики у процесі закупівель і підтримувати розробку стратегій їх пом'якшення.
   • Координуватися з програмними командами для прогнозування потреб у закупівлях та забезпечення відповідності часовим рамкам проєктів.
     
     
2. Закупівлі:
   • Реалізовувати плани та стратегії закупівель, щоб забезпечити своєчасне задоволення всіх потреб у закупівлях відповідно до стандартів Global Supply Chain (GSC) та вимог донорів.
   • Працювати з програмним та операційним персоналом для розробки специфікацій закупівель, що відповідають вимогам програми.
   • Обробляти затверджені запити на закупівлі за допомогою ERP-програмного забезпечення, забезпечуючи точність даних.
   • Ініціювати та обробляти запити на цінові пропозиції (RFQs) та запити на пропозиції (RFPs).
   • Готувати аналізи пропозицій та інші тендерні документи для затвердження.
   • Проводити прозорі та документовані переговори з постачальниками.
   • Видавати замовлення на закупівлю (PO) та контракти.
   • Перевіряти документи закупівель на точність перед подачею на затвердження оплати.
   • Координуватися з фінансовими, грантовими та програмними відділами для забезпечення плавних та своєчасних процесів закупівель.
   • Забезпечувати відповідність політикам закупівель IRC та регуляціям донорів на всіх етапах процесу закупівель.
     
     
3. Управління контрактами:
   • Проводити процес укладення контрактів, забезпечуючи дотримання умов, процедур, наданих Global Supply Chain.
   • Готувати та виконувати контракти для рекомендованих учасників тендерів.
   • Вчасно поновлювати контракти та основні угоди.
   • Виконувати контракти відповідно до встановлених показників продуктивності.
   • Контролювати виконання контрактів і забезпечувати дотримання їх умов.
   • Надавати рекомендації щодо управління контрактами та вирішення будь-яких проблем, пов'язаних з контрактами.
     
     
4. Управління постачальниками:
   • Контролювати відносини з постачальниками для забезпечення дотримання рівнів обслуговування (SLA).
   • Вести файли та документацію постачальників.
   • Контролювати, оцінювати та документувати результати роботи постачальників.
   • Вести картки продуктивності постачальників.
   • Проводити оцінку постачальників та надавати відгуки для покращення продуктивності.
   • Вести базу даних надійних та високопродуктивних постачальників.
   • Сприяти довгостроковим відносинам з ключовими постачальниками для забезпечення стабільного постачання якісних товарів та послуг.
     
     
5. Відповідність та етика:
   • Виявляти та аналізувати ризики дотримання вимог у процесах закупівель.
   • Впроваджувати правила та регуляції донорів для всіх закупівель.
   • Проводити перевірку постачальників, включаючи перевірки рекомендацій та відвідування постачальників.
   • Надавати постійну та конструктивну підтримку іншим відділам для забезпечення відповідності політикам та процедурам.
   • Виявляти та повідомляти про "червоні прапорці" у процесі закупівель.
   • Впроваджувати плани коригуючих дій у відповідь на внутрішні та зовнішні аудиторські запити.
   • Сприяти культурі етичних практик закупівель та дотримання організаційних політик.
     
     
6. Звітність:
   • Підтримувати своєчасну та точну звітність про закупівлі.
   • Готувати та подавати точні щомісячні звіти про закупівлі менеджеру з закупівель.
   • Розробляти та оновлювати плани закупівель у разі потреби. Контролювати та аналізувати діяльність закупівель згідно з планами.
   • Подавати щомісячні списки зобов’язань менеджеру з закупівель / координатору ланцюга постачання та у фінансовий відділ.
   • Готувати періодичні звіти про закупівлі для конкретних грантів.
   • Надавати стратегічні висновки та рекомендації на основі даних та звітів про закупівлі.
     
     
7. Управління партнерськими відносинами
   • Підтримувати оцінки партнерів у межах закупівель.
   • Розробляти план навчання для партнерів, забезпечуючи його відповідність рамкам співпраці.
   • Проводити навчальні сесії з закупівель для підвищення спроможності партнерів.
   • Проводити моніторингові візити для оцінки результатів партнерів.
   • Забезпечувати, щоб партнери отримували необхідну підтримку в рамках навчання та нарощування потенціалу.
   • Підтримувати своєчасну та точну звітність про навчальні та моніторингові заходи.

ВИМОГИ ДО РОБОТИ:
Освіта:

• Ступінь бакалавра в галузі бізнес-адміністрування, фінансового обліку, логістики або суміжних сферах.
• Вищий ступінь або професійні сертифікації (наприклад, CIPS) будуть перевагою

Досвід роботи:

• Мінімум 2 роки досвіду роботи у сфері ланцюгів постачання з акцентом на закупівлях.
• Досвід роботи в неурядових організаціях буде перевагою.

Демонстровані навички та компетенції:

• Знання процедур та практик закупівель.
• Успішний досвід як лідера в сфері ланцюга постачання, включаючи планування, закупівлі та логістику.
• Сильні навички співпраці та впливу з ефективними міжособистісними та аналітичними навичками, працюючи безпроблемно в різних культурах, підрозділах та з постачальниками.
• Глибокі знання та досвід у розробці планів закупівель, стратегіях, методах ринкового аналізу, закупівлях та укладенні контрактів.
• Сильні навички ведення переговорів.
• Високі навички у проведенні ринкових досліджень та стратегіях закупівель.
• Здатність ефективно працювати у матричній структурі.
• Володіння комп'ютером (Microsoft Office Word, Excel, Outlook).

Вимоги до знання мов:

• Вільне володіння українською мовою та вище середнього англійською (усно та письмово).

Ключові робочі відносини:

• Посада підпорядковується: Керівнику відділу забезпечення у м. Одеса
• Пряме підпорядкування: Немає
• Інші внутрішні та/або зовнішні контакти:
  1. Внутрішні: Регулярні відносини з програмним персоналом, операційним персоналом та персоналом відділу забезпечення на всіх рівнях.
  2. Зовнішні: Постачальники, партнери.

Переваги:

• Конкурентна заробітна плата
• Можливості розвитку
• Курси англійської мови та необмежені навчальні онлайн-курси
• Страхування життя
• Медичне страхування
• Безкоштовна психологічна підтримка співробітників
• 30 календарних днів щорічної відпустки
• До 10 днів оплачуваної відпустки на лікування

Стандарти професійної діяльності

IRC та співробітники IRC повинні дотримуватися цінностей та принципів, викладених у Кодексі поведінки IRC «Шлях IRC». Це — доброчесність, служіння та відповідальність. Відповідно до цих цінностей, IRC діє та впроваджує політику захисту бенефіціарів від експлуатації та зловживань, захисту дітей, вільного від домагань робочого простору, фіскальної доброчесності, боротьби з переслідуваннями, боротьби з торгівлею людьми та іншими політиками. 

Співробітники IRC повинні дотримуватися основних цінностей і принципів, викладених у IRC Way — Стандартах професійної поведінки. Це чесність, служіння, рівність і підзвітність. Згідно з цими цінностями IRC провадить свою політику захисту, щоб захистити дорослих і дітей від будь-якої форми експлуатації та насильства, включаючи сексуальну експлуатацію та насильство, а також захистити свій персонал від сексуальних домагань і насильства. Ці зобов’язання викладено в Політиках безпеки IRC, доступних англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies

IRC є активним членом Міжвідомчої робочої групи із захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA), створеної в Україні. IRC прагне до скорочення гендерного дисбалансу на керівних посадах. Ми пропонуємо пільги, які забезпечують сприятливе середовище для участі жінок у нашій трудовій діяльності, включаючи відпустку по догляду за дитиною, гендерно-чутливі протоколи безпеки та інші підтримуючі пільги та надбавки. 

IRC є роботодавцем з рівними можливостями. IRC розглядає всіх претендентів на основі їхніх здобутків, незалежно від раси, статі, кольору шкіри, національного походження, релігії, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана або інвалідності.