Фахівець з питань транспорту та господарства (Fleet and Facility Officer)

FLEET AND FACILITY OFFICER 

COUNTRY:  Ukraine 

REPORTS TO:   Supply & Facility Manager 

LOCATION:  Kharkiv 

 GENERAL MISSION

 Reporting to the Fleet and Facility Supervisor, the Fleet and Facility Officer manages all aspects of the HI Logistics Department concerning transport, stocks, communication, equipment, facilities and vehicles within the base. Annex activities may be asked of the officer under certain circumstances to ensure the smooth-running of the programs in compliance with Handicap International's internal regulations in Ukraine.  

The Fleet and Facility Officer will ensure elements of base level logistics to support effectively the activities of the programs.  The officer will be required to coordinate the logistics activities by being in support and in close collaboration with the project and the support staff.  The Fleet and Facility Officer will be required to submit weekly and monthly reports to the Fleet and Facility Supervisor. 

The Fleet and Facility Officer directly supports the Fleet and Facility Supervisor and operates within HI Logistics Guidelines and procedures. 

MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

Mission 1. Logistics Support:  

1. Ensures the good performance of his / her department. 

2. Follows and monitor the budget under his / her responsibility. 

3. Optimizes the logistics response and use of resources in his/her area of assignment by analyzing indicators, making recommendations and providing updates. 

4. Ensures a good collaboration with program teams in order to maintain a continuous and updated knowledge of the project implementation plan. 

5. Plans and anticipates the logistics capacity development according to the project implementation plan. 

6. Provides logistics support and advices to the program team to ensure the smooth implementation of project activities. 

7. Carries out a continuous collection, control and filing of the compulsory documents used within his/her team to ensure the compliance with HI procedures and facilitate external audit. 

8. Contributes to the smooth coordination and communication within the Poltava and Dnipro Logistics departments. 

9. Proposes relevant adaptation of established processes (movements, planning…etc) to the Fleet and Facility Supervisor. 

10. Supervises local security of the HI staffs, assets and facilities in support of HI security department - alerts the Fleet and Facility Supervisor of issues immediately. 

     

Mission 2. Premises Management: 

1. Ensures the good condition and continued maintenance of offices and accommodations. 

2. Ensures the continuous availability of gas, drinking water, stationary, consumables and other welfare items in the office and accommodations. 

3. Maintain comprehensive inventory of HI items (furniture, electrical appliances, etc…) within the premises and keep it up to date. 

4. Follows-up on HI property lease agreements expiration dates and report it to the supply manager for the renewal. 

5. Continually updates the accommodation board and organize arrival / departure with his/her team. 

6. Ensures the management of expatriates & visitors accommodation in a cost efficient manner. 

7. Reports on the relevance between office size, location, etc…and the HI need. 

8. Carries on research of premises according to the need and make proposition. 

9. Ensures and oversees the opening of new offices if required. 

10. Ensures preparation of weekly CMC (Contract Monitoring Chart) is updated accurately and forwarded to the Fleet and Facility Supervisor. 

Mission 3. Equipment and Stocks Management: 

1. Ensures the respect of HI (and donor if required) stock management procedure. 

2. Manages regular monthly inventory for the stationary, consumables, equipment stocks in the base, prepare PSR for replacement of stock. 

3. Ensures the security and the follow up of the equipment used on the mission (identification, inventory, affectation) in collaboration with the IT Officer. 

4. Ensures the security and the follow up of the communication and IT equipment (and supplies) on the mission (identification, inventory, affectation) in collaboration with the IT Assistant. 

5. Ensures preparation of monthly EMC (Equipment Monitoring Chart) is updated accurately and forwarded to the Fleet and Facility Supervisor. 

Mission 4. Vehicle Management and Maintenance: 

1. Ensures the respect of HI (and donor if required) vehicle management procedure. 

2. Manages the planning and allocation of vehicles for staff movements. 

3. Supervises the general follow up of the base vehicles (consummation checks, movement planning, vehicle rental contracts, etc.). 

4. Ensures a regular maintenance on the different vehicle of the base, setup appropriate maintenance contract with supplier or ensure an appropriate repair process with local technicians. 

5. Defines the more relevant means of transport for goods delivery and process the administrative formalities related to (by road, by plane, by boat, etc.) national, regional and international in a rapidly shifting context. 

6. Ensures the VMC (Vehicle Monitoring Chart) is accurately prepared and forwarded to the Fleet and Facility Supervisor monthly. 

Mission 5.  Reporting: 

1. Ensures standard reports (CMC, EMC, VMC as needed) are completed timely and accurately for the Fleet and Facility Supervisor. 

2. Participates to the monthly situation report (SITREP) by providing relevant data related to your position to the Fleet and Facility Supervisor. 

Mission 6. Ethics and Professional Practice: 

1. Shows professional ethics, respect and promote Handicap International mandate. 

2. Respects the Handicap International protection of children policy and protection of beneficiaries from sexual exploitation and abuse policy and reports to his/her line manager any non-respect of HI’s policies amongst the teams or partners. 

3. Respects the Handicap International policy and mechanisms for the prevention of, and fights against, fraud and bribery and reports to his/her line manager any non-respect of HI’s policies amongst the teams or partners.  

PROFILE SOUGHT

Qualification(s):

• Diploma or Bachelor degree in Logistics, Business Administration, Management, Purchasing and Supplies Management, or other relevant field. 

 Experience: 

• at least 1-year experience in the Logistics activities. (humanitarian and development INGOs preferred) 

• Preferable - previous experience with HI. 

Skills: 

• Strong negotiating skills; 

• Good organizing ability; 

• Excellent communications skills both in Ukrainian and English. 

• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans. 

Personal qualities: 

• Ability to operate in a cross-cultural environment requiring flexibility; 

• Autonomous but also a good team player; 

• Advanced computer literacy are essential requirement. 

• Good capacity to withstand pressure and manage stress. 

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

How to apply

Attention: Please send your CV in English.

Please note that the application deadline is 17/01/2025. Interviews will be conducted on a rolling basis until the position is filled, and only shortlisted candidates will be contacted.

If you do not hear from us within two weeks of the application closing date, please consider your application unsuccessful. 

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

___________________________________________________________________________________________________

Фахівець з питань транспорту та господарства  (Fleet and Facility Officer)

КРАЇНА:   Україна  

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ:  Провідному менеджеру (управителю) з логістики  

МІСЦЕЗНАХОДЖЕННЯ:   Харків  

ГОЛОВНА ЗАДАЧА: 

Підпорядковуючись супервайзеру з питань транспорту та господарства, фахівець з питань транспорту та господарства керує всіма аспектами відділу логістики HI, що стосуються транспорту, запасів, зв’язку, обладнання, об’єктів і транспортних засобів у межах бази. За певних обставин фахівця можуть попросити виконати додаткову роботу, щоб забезпечити безперебійну роботу програм відповідно до внутрішніх положень Handicap International в Україні.  

Фахівець з питань транспорту та господарства має забезпечувати функціонування елементів логістики базового рівня для ефективної підтримки діяльності програм. Фахівець повинен буде координувати логістичну діяльність, надаючи підтримку та тісно співпрацюючи з проектним і допоміжним персоналом. Фахівець з питань транспорту та господарства повинен буде подавати щотижневі та місячні звіти супервайзеру з питань транспорту та господарства. 

Фахівець з питань транспорту та господарства безпосередньо підтримує супервайзера з питань  транспорту та господарства і діє згідно з настановами та процедурами щодо логістики у HI. 

 ЗАДАЧІ/ОБОВ’ЯЗКИ 

Задача 1. Логістична підтримка:   

1. Забезпечує належну роботу свого відділу.  

2. Здійснює моніторинг та контролює бюджет, що знаходиться у його / її відповідальності. 

3.     Оптимізує здійснення логістичного забезпечення та використання ресурсів у межах  своєї відповідальності шляхом аналізу індикаторів, надання рекомендацій та надання оновленої інформації. 

4. Забезпечує належну співпрацю з програмними командами з метою підтримання постійної та актуальної інформації про план реалізації проекту. 

5. Планує та передбачає розвиток логістичного потенціалу відповідно до плану реалізації проекту. 

6. Надає логістичну підтримку та консультації програмним командам для забезпечення безперебійної реалізації проєктної діяльності. 

7. Здійснює безперервний збір, контроль і зберігання обов’язкових документів, які використовуються в його/її команді, щоб забезпечити дотримання процедур HI та полегшити зовнішній аудит. 

8. Сприяє безперебійній координації та комунікації між відділами логістики у Полтаві та Дніпрі. 

9. Пропонує відповідні варіанти адаптації встановлених процесів (переміщення, планування… тощо) супервайзеру з питань транспорту та господарства. 

10. Контролює безпеку персоналу, майна та об'єктів HI та забезпечує підтримку відділу безпеки HI - негайно інформує супервайзера з питань транспорту та господарства про проблеми. 

 Задача 2. Управління приміщеннями:  

1. Забезпечує належний стан та постійне обслуговування офісів та житлових приміщень.  

2. Забезпечує постійну наявність газу, питної води, канцелярського приладдя, витратних матеріалів та інших предметів побуту в офісі та житлових приміщеннях. 

3. Веде повну інвентаризацію предметів побутового призначення (меблів, електроприладів тощо...) у приміщенні та підтримує її в актуальному стані. 

4. Стежить за закінченням термінів дії договорів оренди майна HI та повідомляє про це менеджеру з постачання для їх поновлення. 

5. Постійно оновлює дошку розміщення та організовує прибуття/вибуття зі своєю командою. 

6. Забезпечує управління розміщенням експатріантів та відвідувачів в економічно ефективний спосіб. 

7. Звітує про відповідність між розміром офісу, місцем розташування тощо... та потребами HI. 

8. Проводить дослідження приміщень відповідно до потреб та робить пропозиції. 

9. Забезпечує та контролює відкриття нових офісів, якщо це необхідно. 

10. Забезпечує підготовку щотижневої таблиці моніторингу контрактів (CMC), яка точно оновлюється та надсилається супервайзеру з питань транспорту та господарства. 

 Задача 3. Управління обладнанням та запасами:   

1. Забезпечує дотримання процедури управління запасами HI (і процедури донорів, якщо потрібно). 

2.  Проводить регулярну щомісячну інвентаризацію запасів канцтоварів, витратних матеріалів, обладнання на базі, готує PSR для поповнення запасів.  

3. Забезпечує безпеку та подальший догляд за обладнанням, що використовується в місії (ідентифікація, інвентаризація, догляд) у співпраці з ІТ-фахівцем. 

4. Забезпечує безпеку та відстеження комунікаційного та ІТ обладнання (та витратних матеріалів) в місії (ідентифікація, інвентаризація, догляд) у співпраці з ІТ-асистентом.  

5. Забезпечує підготовку щомісячної таблиці моніторингу обладнання (ЕМС), її точне оновлення та передачу супервайзеру з питань транспорту та господарства.  

 Задача 4. Управління та обслуговування транспортних засобів: 

1. Забезпечує дотримання процедур управління транспортними засобами HI (і донора, якщо потрібно). 

2. Керує плануванням та виділенням транспортних засобів для пересування персоналу. 

3. Здійснює загальний нагляд за базовими транспортними засобами (перевірки використання, планування руху, договори оренди транспортних засобів тощо). 

4. Забезпечує регулярне технічне обслуговування різних автомобілів бази, укладає відповідний договір на технічне обслуговування з постачальником або забезпечує відповідний процес ремонту з місцевими техніками. 

5. Визначає більш релевантні засоби транспортування доставки товарів і узгодження відповідних адміністративних формальностей, (автомобілем, літаком, на човні тощо), згідно з національним, регіональним і міжнародним контекстом, що швидко змінюється. 

6. Забезпечує точну підготовку VMC (карти моніторингу транспортних засобів) і щомісяця надсилає її супервайзеру з питань транспорту та господарства. 

 Задача 5.  Звітування:

1. Забезпечує своєчасне та точне заповнення стандартних звітів (CMC, EMC, VMC, SMC за потреби) для надання супервайзеру з транспорту та господарства. 

2. Бере участь у щомісячному звіті про ситуацію (SITREP), надаючи відповідні дані, пов’язані з діяльністю, передбаченою посадою, супервайзеру з питань транспорту та господарства. 

     

Задача 6. Етика та професійна практика: 

1. Дотримується  професійної етики, поважає та підтримує принципи Handicap International. 

2. Поважає політику Handicap International щодо захисту дітей і політику захисту бенефіціарів від сексуальної експлуатації та насильства та повідомляє своєму безпосередньому керівнику про будь-яке недотримання політики HI з боку працівників або партнерів. 

3. Поважає політику і механізми Handicap International щодо запобігання та боротьби з шахрайством і хабарництвом і повідомляє своєму безпосередньому керівнику про будь-яке недотримання політики HI з боку працівників або партнерів. 

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ  

Кваліфікація(ї): 

• Диплом або ступінь бакалавра в галузі логістики, бізнес-адміністрування, менеджменту, управління закупівлями та постачанням або в іншій відповідній галузі. 

 Досвід:

• досвід роботи в сфері логістики не менше 1 року. (бажано міжнародні організації з гуманітарної діяльності та розвитку) 

• Бажано -попередній досвід роботи з HI. 

Навички:

• Добре розвинуті навички ведення переговорів; 

• Хороші організаторські здібності; 

• Відмінні навички спілкування українською та англійською мовами. 

• Бути здатним допомагати членам команди складати та переглядати складені плани. 

Особисті якості: 

• Здатність працювати в міжкультурному середовищі, що вимагає гнучкості; 

• Здатність працювати самостійно, але також висока здатність працювати у команді; 

• Висока комп'ютерна грамотність є обов'язковою вимогою. 

• Хороша здатність протистояти тиску та справлятися зі стресом.   

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Як подати заявку

Увага: Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою.

Зверніть увагу, що кінцевий термін подачі заявок – 17 січня 2025 року. Співбесіди проводитимуться на постійній основі до моменту заповнення вакансії. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до шорт-листа.

Якщо ви не отримаєте відповіді протягом двох тижнів після завершення терміну подачі заявок, це означає, що ваша заявка не була відібрана.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).