Менеджер з операційної діяльності (Fleet And Facility Officer)

 Fleet And Facility Officer 

COUNTRY:  Ukraine 

REPORTS TO:  Country Logistics Manager 

LOCATION:  Kyiv Ukraine  

Please send your CV in English

GENERAL MISSION 

 Under the direct line management of Country Logistics Manager and functional support to Supply Manager, the Fleet and Facility Officer manages all aspects of the HI Logistics Department concerning Transport, Stocks, facilities, and vehicles within the base. Annex activities may be asked of the officer under certain circumstances to ensure the smooth-running of the programs in compliance with Handicap International's internal regulations in Ukraine.  

The Fleet and Facility Officer will ensure elements of base level logistics to effectively support the activities of the programs.   

The officer will be required to coordinate the logistics activities by being in support and in close collaboration with Country Logistics Manager   and the support staff of the Coordination office Kyiv.  The Fleet and Facility Officer will be required to submit weekly and monthly reports to the Country Logistics Manager.  

The Fleet and Facility Officer directly supports the Country Logistics Manager and operates within HI Logistics Guidelines and procedures. 

 MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

 Mission 1. Logistics Support: 

1. Ensures the good performance of his / her department by provision of timely information provision to Country Logistics Manager, of the budget approved as for SDT to avoid overspending and close follow up on the budget consumption. 

2. Optimizes the logistics response and use of resources in his/her area of assignment by analyzing indicators, making recommendations, and providing updates. 

3. Ensures a good collaboration with logistics of EAST and West Logistics to maintain a continuous and timely support from the coordination office for smooth implementation of Mission Operations. 

4. Carries out a continuous collection, control and filing of the compulsory documents used within his/her team to ensure the compliance with HI procedures and facilitate external audit. 

5. Contributes to the smooth coordination and communication within Coordination, EAST and WEST hubs Logistics departments. 

6. Proposes relevant adaptation of established processes (movements, planning…etc.) to the Country Logistics Manager.  

 Mission 2. Premises Management: 

1. Ensures the good condition and continued maintenance of offices and accommodations at Kyiv Coordination Level.  

2. Ensure that all HI premises are equipped with needed number of security items, first aid boxes, grab bag, and emergency stocks according to the standard list from HAS department. 

3. Ensure bi-monthly visit to all Guesthouses for needed Maintenance and necessary actions.  

4. Ensures the continuous availability of gas, drinking water, stationary, consumables and other welfare items in the office and accommodations. 

5. Reporting of internets Issue in the accommodation with IT officer and make sure to be fixed on time. 

6. Maintain comprehensive inventory of HI items (furniture, electrical appliances, etc…) within the premises and keep it up to date and sharing with Country logistics Manager on Monthly basis. 

7. Follows-up on HI property lease agreements expiration dates and report it to the Supply manager for the renewal or next level actions 

8. Continually updates the accommodation board and organize arrival / departure with his/her team and sharing with Country Logistics Managers on weekly basis. 

9. Ensures the management of expatriates & visitors accommodation in a cost-efficient manner. 

10. Carries on research of premises according to the need and make proposition to Country logistics Manager. 

11. Ensures and oversees the needs in respect of furniture/electric appliance required for opening of new offices if required. 

12. Ensures preparation of weekly CMC (Contract Monitoring Chart) is updated accurately and forwarded to the Fleet and Facility Supervisor. 

 Mission 3. Purchase Management: 

1. Follow up with Supply manager and supply Officer for different on-going procurements (Kyiv, EAST & WEST), call of quotation and SBA and Purchase order and Contracts etc.  

2. In case of needs, calling quotations, preparing Summary Bid Analysis (SBA), signing contract/SPO as per the donor/HI Procurement Guidelines. 

3. Reception of Supply of goods/item/service and make necessary reporting to the country logistics Managers. 

4. Processing of SPO for vehicle/other needs according to the FWA agreements as requested by WEST/EAST Hubs or required for Kyiv office. 

 Mission 4. Stocks /Inventory Management: 

1. Ensures the respect of HI (and donor if required) stock management procedure well in place at the Kyiv office. 

2. Manages regular monthly inventory for the stationary, consumables, stocks in the Kyiv, prepare PSR for replacement of stock to avoid stock out. 

3. Ensures preparation of monthly stock report according to donor/project. 

4. Ensuring & updating physical Stock Card for each article of stationery, hygiene, and rest of the consumables. 

5. Proper archiving of the stock cards, stock release orders and monthly stock report and keep up to date all the records. 

 Mission 5. Vehicle Management and Maintenance:  

1. Ensures the respect of HI (and donor if required) vehicle management procedure, manages the planning and allocation of vehicles for staff movements. 

2. Keeps the Vehicle Monitoring Chart (VMC) up to date for Kyiv base. 

3. Preparing Mission VMC on monthly bases and share with Country Logistics Manager. 

4. Supervises the general follow up of the base vehicles (consummation checks, movement planning, vehicle rental contracts, etc.). 

5. Ensures a regular maintenance on the different vehicle of the base, setup appropriate maintenance contract with supplier or ensure an appropriate repair process with local technicians. 

6. Defines the more relevant means of transport for goods delivery and process the administrative formalities related to (by road, by plane, by boat, etc.) national, regional and international in a rapidly shifting context. 

 Mission 6. Team Management:  

1. Implements capacity building management in order to improve the skills of the driver under his/her supervision. 

2. Set objective and conduct performance evaluation of the Driver(s) to ensures strict application and respect of the Internal Regulation (vacation/leave planning, gap coverage). 

3. Supports and advises your team in the implementation of their Roles and Responsibilities. 

4. Ensures conflict resolution (personal and professional) within your team and inform the Country Logistics Manager when needed.

Mission 7.  Reporting: 

Responsible/Ensures standard reports to the Country Logistic Manager: 

• Monthly stock reporting. 

• Mission Vehicle Monitoring Chart (VMC). 

• Inventory Reporting Furniture/electric Appliances in GHs/Office. 

• Participates to the monthly situation report (SITREP) by providing relevant data related to your position to the Fleet and Facility officer. 

• Contract Monitoring Chart (CMC) and Building Monitoring Chart (BMC) of Kyiv Coordination Guest houses & Office Premises. 

 Mission 8. Ethics and Professional Practice:  

1. Shows professional ethics, respect and promote Handicap International mandate. 

2. Respects the Handicap International protection of children policy and protection of beneficiaries from sexual exploitation and abuse policy and reports to his/her line manager any non-respect of HI’s policies amongst the teams or partners. 

3. Respects the Handicap International policy and mechanisms for the prevention of, and fights against, fraud and bribery and reports to his/her line manager any non-respect of HI’s policies amongst the teams or partners.  

 PROFILE SOUGHT 

Qualification(s):

• Diploma or bachelor’s degree in Logistics, Business Administration, Management, Purchasing and Supplies Management, or other relevant field. 

 Experience: 

• At least 1-year experience in the logistics activities. (humanitarian and development INGOs preferred) 

• Previous experience with HI. 

Skills: 

• Strong negotiating skills. 

• Good organizing ability. 

• Excellent communications skills both in Ukrainian and English. 

• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans. 

Personal qualities: 

• Ability to operate in a cross-cultural environment requiring flexibility. 

• Autonomous but also a good team player. 

• Advanced computer literacy is essential requirement. 

• Good capacity to withstand pressure and manage stress. 

 WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct. 

________________________________________________________________________________

Менеджер (управитель) з операційної діяльності 

КРАЇНА:  Україна 

ПІДПОРЯДКУВАННЯ:  Керівник програми з питань логістики 

ЛОКАЦІЯ:  Київ, Україна  

 Прохання надсилати резюме англійською мовою.

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ  

Менеджер (управитель) з операційної діяльності напряму підпорядковується Керівнику програми з питань логістики та надає підтримку Керівнику з постачання й опікується усіма аспектами роботи відділу логістики HI, що стосуються перевезень, інвентарю, приміщень та автопарку офісу. За певних обставин на фахівця можуть бути покладені додаткові обов’язки з метою забезпечення належної роботи відділів офісу відповідно до внутрішнього трудового розпорядку Handicap International в Україні.  

Менеджер (управитель) з операційної діяльності забезпечує належну роботу логістики на рівні офісу для ефективної підтримки діяльності його відділів.   

Фахівець відповідатиме за координацію логістичних операцій, надаючи підтримку та тісно співпрацюючи з керівником програми з питань логістики та працівниками служб підтримки координаційного офісу в Києві. Менеджер (управитель) з операційної діяльності повинен надсилати тижневі й місячні звіти Керівнику програми з питань логістики.  

Менеджер (управитель) з операційної діяльності напряму співпрацює з керівником програми з питань логістики та діє в рамках логістичних директив і процедур HI. 

 ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ 

Завдання 1. Логістична підтримка:

1. Забезпечення ефективної роботи свого відділу шляхом своєчасного надання інформації керівнику програми з питань логістики щодо бюджету, затвердженого згідно з відомістю делегування підписів для уникнення перевитрат і ретельного контролю над використанням бюджету. 

2. Оптимізація логістичного реагування та використання наявних ресурсів у сфері відповідальності фахівця шляхом аналізу відповідних індикаторів, надання рекомендацій та оновлення інформації. 

3. Забезпечення належної координації з відділами логістики східних і західних офісів організації з метою надання координаційним офісом постійної й своєчасної підтримки усім операціям у рамках місії 

4. Регулярне збирання, контроль і заповнення обов’язкових документів, які використовуються командою фахівця, для забезпечення дотримання процедур HI та сприяння зовнішньому аудиту. 

5. Сприяння належній координації й комунікації між відділами логістики координаційного офісу, східного та західного хабу. 

6. Висування пропозицій щодо адаптації встановлених процедур (пересування, планування тощо) на розгляд керівника програми з питань логістики.  

 Завдання 2. Управління приміщеннями: 

1. Забезпечення та постійна підтримка належного стану офісних і житлових приміщень на рівні координаційного офісу в Києві.  

2. Забезпечення усіх приміщень HI в Києві належною кількістю засобів захисту, аптечок, тривожних валіз та запасів продукції на випадок надзвичайної ситуації згідно з стандартним списком, наданим відділом HAS. 

3. Забезпечення відвідування усіх гостьових будинків для проведення техобслуговування та інших необхідних дій.  

4. Постійне забезпечення приміщень газом, питною водою, офісним приладдям, витратними матеріалами та іншими елементами добробуту офісних і житлових приміщень. 

5. Звітування про перебої інтернет-зв’язку й забезпечення їх своєчасного виправлення спільно з інженером-програмістом. 

6. Ведення комплексного обліку інвентарю HI (меблі, електричне приладдя тощо) у приміщеннях, його своєчасне оновлення та щомісячне звітування з цього приводу перед керівником програми з питань логістики. 

7. Контроль над кінцевими термінами дії орендних угод HI та звітування перед керівником з постачання для їх продовження чи дій наступного рівня. 

8. Регулярне оновлення графіку житлових приміщень та організація прибуття/від’їзду працівників спільно з командою, надання відповідної інформації керівнику програми з питань логістики щотижня. 

9. Забезпечення іноземних працівників / відвідувачів житлом. 

10. Пошук приміщень згідно з потребами та висування відповідних пропозицій на розгляд керівника програми з питань логістики.  

11. Задовольняння та контроль над усіма потребами щодо меблів / електричного приладдя, які виникають при відкритті нових офісів. 

12. Забезпечення підготовки графіку моніторингу угод через кожні два місяці, його належного оновлення й передачі старшому менеджеру (управителю) з операційної діяльності. 

 Завдання 3. Управління закупівлями: 

1. Спільно з керівником з постачання і менеджером (управителем) з логістики моніторинг поточних закупівель (для київського, східних і західних офісів) запитів про котування та аналізів пропозицій постачальників, замовлень на закупівлю, угод тощо.   

2. За потреби фахівець також надсилає запит про котування, складає стислий аналіз пропозицій, підписує угоди / замовлення на закупівлю згідно з вимогами донора / процедурами HI щодо закупівель. 

3. Приймання поставок товарів / матеріалів / послуг з обов’язковим звітуванням перед керівником програми з питань логістики. 

4. Опрацювання замовлень на закупівлю транспротних засобів / матеріалів згідно з рамковими угодами відповідно до запитів східного/західного хабу чи київського офісу. 

 Завдання 4. Управління запасами / інвентаризація 

1. Забезпечення дотримання процедури HI (та донорів за потреби) щодо обліку інвентарю, встановленої в київському офісі. 

2. Проведення регулярної щомісячної інвентаризації офісної канцелярії, витратних та інших матеріалів у київському офісі, підготовка PSR  для поповнення запасів і уникнення їх вичерпування. 

3. Підготовка щомісячного інвентарного звіту згідно з вимогами донора / потребами проекту. 

4. Створення та оновлення паперової інвентарної картки щодо кожного артикула офісного обладнання, засобу гігієни та інших витратних матеріалів. 

5. Належна архівація інвентарних карток, документів про видачу матеріалів та щомісячних інвентарних звітів та оновленні всіх записів. 

 Завдання 5. Управління та обслуговування автопарку:  

1. Забезпечення дотримання процедури HI (та донорів за потреби) щодо управління автопарком, управління плануванням і видачею транспортних засобів для перевезення працівників. 

2. Ведення та оновлення графіку моніторингу транспортних засобів для київського офісу. 

3. Підготовка місячного графіку моніторингу транспортних засобів для всієї місії та його надання керівнику програми з питань логістики. 

4. Загальний контроль над станом автопарку офісу (перевірка стану, планування перевезень, моніторинг угод про оренду транспортних засобів тощо). 

5. Забезпечення регулярного техобслуговування офісного автопарку, укладання відповідних сервісних угод з постачальником чи організація належного процесу ремонту із залученням місцевих механиків.  

6. Визначення найбільш доречних способів транспортування товарів та виконання адміністративних формальностей, пов’язаних з доставкою вантажів на національному, регіональному та міжнародному рівні (наземна, повітряна, надводна доставка) в умовах мінливого контексту. 

 Завдання 6. Управління командою:  

1. Управління розвитком потенціалу підлеглих з метою вдосконалення їхніх навичок у сфері постачання. 

2. Постановка цілей та оцінка ефективності водіїв для забезпечення суворого дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку (планування відпусток, тимчасове заміщення вакантної посади). 

3. Підтримка та надання порад членам команди щодо виконання їхніх обов’язків. 

4. Сприяння вирішенню особистих і професійних конфліктів усередині команди та відповідне інформування керівника програми з питань логістики. 
    

Завдання 7.  Звітування: 

Надання стандартних звітів керівнику програми з питань логістики. 

• Місячний інвентарний звіт. 

• Графік моніторингу транспортних засобів на рівні місії. 

• Інвентарний звіт щодо стану меблів / електричного приладдя у гостьових будинках / офісі. 

• Участь  у підготовці щомісячного ситуаційного звіту (SITREP), надаючи актуальні дані про власну діяльність на посаді менеджера (управителя) з операційної діяльності. 

• Ведення графіку моніторингу угод і графіку моніторингу приміщень координаційного офісу та гостьових будинків у Києві. 

 Завдання 8. Етичні принципи та професійна практика:  

1. Дотримання принципів професійної етики та просування мандату Handicap International. 

2. Дотримання політик Handicap International щодо захисту дітей, захисту отримувачів допомоги від сексуальної експлуатації та насильства, інформування безпосереднього керівника про випадки порушення політик HI членами команди чи партнерами. 

3. Дотримання політик та механізмів Handicap International щодо запобігання та боротьби з шахрайством і корупцією, інформування безпосереднього керівника про випадки порушення політик HI членами команди чи партнерами.  

БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ

Кваліфікація: 

• Диплом бакалавра у сфері логістики, адміністрування, управління, управління закупівлями та інвентарем чи іншій суміжній сфері. 

 Досвід: 

• Щонайменше 1 рік досвіду роботи в сфері логістики. (досвід роботи в міжнародних неурядових гуманітарних організаціях та організаціях з розвитку буде перевагою)  

• Попередній досвід співпраці з HI буде перевагою. 

Навички:

• Відмінні навички міжособистісного спілкування. 

• Відмінна організованість. 

• Відмінне володіння українською та англійською мовою. 

• Здатність допомогти членам команди складати та перевіряти складені плани. 

Особисті якості: 

• Здатність працювати в багатокультурному середовищі, що потребує гнучкості. 

• Здатність працювати самостійно, але також і в команді. 

• Обов’язково просунуте володіння навичками роботи з комп’ютером. 

• Здатність витримувати тиск та управляти стресом. 

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).