Адміністративний помічник

Polish Humanitarian Action (PAH) наразі шукає адміністративного співробітника для підтримки всієї адміністративної діяльності в місті Харкові.

General information:

• Організація: Польська гуманітарна акція (PAH), міжнародна неурядова організація зі штаб-квартирою у Варшаві та представництвом в Україні
• Посада: Адміністративний працівник
• Місцезнаходження: Харків
  Умови роботи: повний робочий день
• Тип роботи: Трудовий договір
• Дата початку: якомога швидше
• Тривалість: 6 місяців

Про ПГА:

Польська Гуманітарна Акція (ПГА) – це міжнародна неурядова організація, яка з 1992 року всесвітньо надає гуманітарну допомогу та допомогу з розвитку. На даний момент інтервенції були проведені у 46 країнах. Маючи багаторічний досвід у реалізації проектів у сфері водопостачання, санітарії та гігієни, продовольчої безпеки та засобів до існування, а також харчування та освіти, ПГА зосереджує свою глобальну діяльність на забезпеченні сталого і стабільного розвитку регіонів, що страждають через наслідки збройних конфліктів, стихійних лих та інших гуманітарних криз. З липня 2014 р. ПГА проводить свою діяльність в Україні, надаючи гуманітарну допомогу найбільш уразливим людям, постраждалим від конфлікту. ПГА надає допомогу внутрішнім переселенцям, людям похилого віку та одиноким матерям, які працюють у галузях забезпечення продовольчої безпеки, психосоціальної допомоги та засобів до існування. Відділення ПГА в Україні в даний час розширює програмування від гуманітарних програм до заходів раннього відновлення і орієнтованих на розвиток. Більше інформації – за посиланням: www.pah.org.pl

Основні обов’язки та відповідальність адміністративного помічника:

• Заповнення, ведення та зберігання документації.
• Координація архівування документів.
• Управління контрактами та базами даних.
• Забезпечення комунікації між внутрішніми відділами.
• Співпраця із зовнішніми контрагентами.
• Управління інформаційними потоками.
• Організація зустрічей, семінарів, конференцій, тімбілдингів.
• Закупівля товарів та послуг.
• Бронювання готелів та купівля квитків.
• Управління гостьовими будинками у співпраці з відділом логістики.
• Організація робочого процесу прибиральників.
• Піклування про потреби офісу.
• Допомога у підготовці відряджень.
• Сприяння в проходженні донорських аудитів.
• Виконання інших завдань, доручених керівником.

 Адміністративний помічник буде відібраний на основі кваліфікаційних вимог, описаних нижче:

• Вища або середня спеціальна освіта в галузі адміністрування, менеджменту, гуманітарних наук або суміжних сфер.
• Досвід роботи на аналогічній посаді від 1 року (бажано в міжнародних організаціях або неурядовому секторі).
• Відмінні організаційні та комунікаційні навички.
• Впевнене володіння пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Досвід роботи з базами даних, документообігом та архівуванням.
• Вміння працювати з великим обсягом інформації та дотримуватися дедлайнів.
• Навички ведення ділового листування українською та англійською мовами.
• Знання процедур закупівель та управління активами (бажано).
• Базове розуміння візових та міграційних процесів (буде перевагою).
• Досвід організації заходів (зустрічей, конференцій, тімбілдингів).
• Вміння працювати в команді та налагоджувати співпрацю між відділами.
• Готовність до виконання багатозадачних функцій та оперативного реагування на запити.
• Відповідальність, увага до деталей, стресостійкість.
• Знання англійської мови на рівні не нижче середнього (B1 або вище).

Що пропонує ПГА:

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України.
• Конкурентну заробітну плату, що відповідає ринковим стандартам та рівню відповідальності.
• Медичне страхування після випробувального терміну.
• Можливості для професійного розвитку, навчання та участь у тренінгах.
• Курси англійської мови для підвищення рівня володіння мовою.
• Дружню та підтримуючу атмосферу в міжнародній гуманітарній організації.
• Можливість працювати в команді професіоналів, які займаються гуманітарною допомогою та відновленням України.
• Роботу в соціально значущих проєктах, що спрямовані на підтримку вразливих категорій населення.
• Комфортний офіс: зручне робоче місце в сучасному офісі, обладнаному всім необхідним.
• Ремоут-дні для гнучкої організації робочого процесу.
• Чудову команду, що підтримує та допомагає у професійному розвитку.

Як відгукнутись на вакансію:

Якщо ви зацікавлені в цій посаді та відповідаєте кваліфікаційним вимогам, будь ласка, надішліть своє резюме та мотиваційний лист на за цією формою LINK
з темою листа "Адміністративний помічник – (Ваше Прізвище)".
Тільки відібрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.

 Вакансію буде закрито 17 лютого 2025 року.