Фахівець із закупівель (Procurement Officer)

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв'язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

ОПИС ВАКАНСІЇ

Ця посада полягає у підтримці Міжнародного Медичного Корпусу під час реагування на надзвичайні ситуації в Україні.

Співробітник відділу закупівель відповідає за обробку доручених заходів із закупівель відповідно до політики та процедур Міжнародного Медичного Корпусу, правил країни-донора та приймаючої країни.

Фахівець відділу закупівель виконує наступні функції: 

• Слідкує за тим, що всі підпорядковані закупівлі виконуються етично, прозоро, та відповідно до застосовних правил і норм, а також забезпечує найкраще співвідношення ціни та якості.
• Допомагає в інструктажі колег із відділу закупівель.
• Переконується, що відстеження закупівель для призначених заявок на купівлю є актуальним і доступним для зацікавлених сторін.
• Перед розміщенням замовлення перевіряє, що постачальники є зареєстровані/перевірені, а їх ефективність контролюється.

Фахівець відділу закупівель підпорядковується головному менеджеру із закупівель або іншому керівнику відповідно до відповідної структури компанії.

Щоб успішно виконувати цю роботу, особа повинна вміти виконувати кожну перераховану функцію, або мати змогу швидко пристосуватися.

ГОЛОВНІ ЗАДАЧІ ТА ОБОВЯЗКИ

• Відповідає за своєчасне та прозоре придбання обладнання, витратних матеріалів та послуг для підтримки та впровадження програм, одночасно забезпечуючи дотримання процедур і правил IMC, уряду країни-резидента та Донора.
• Забезпечує дотримання відкритої, прозорої, етичної та вільної конкуренції в закупівлях з метою досягнення найкращого співвідношення ціни та якості.
• Бере участь у дослідженнях ринку.
• Забезпечує реєстрацію, оцінку, перевірку та попередню кваліфікацію постачальників (за потреби) перед розміщенням замовлення.
• Забезпечує моніторинг та документування ефективності постачальників для призначених закупівель.
• Попереджає супервайзера, якщо будь-які Угоди про рівень обслуговування (SLA) для будь-якої категорії товарів вимагають оновлення через зміни на ринку.
• За потреби підтримує команду програми кошторисом витрат.
• Забезпечує своєчасний збір заявок на схвалені заявки на купівлю та визначені критерії відбору.
• Відповідає за призначені процеси торгів, включаючи перевірку заявок на закупівлі, запит цінових пропозицій, збір цінових пропозицій, порівняння заявок або підтримку їх оцінки, запис висновків комітету та розміщення авторизованих замовлень.
• Забезпечує використання наявних Загальних угод про закупівлю (BPA).
• Забезпечує надання повної та відповідної закупівельної документації для перевірки та затвердження.
• Сприяє покращенню ділової та переговорної практики, позитивним та етичним діловим стосункам із постачальниками.
• Забезпечує регулярне оновлення трекера закупівель.
• Забезпечує своєчасну доступність документів, необхідних для контролю кількості та якості (включаючи зразки, якщо це можливо), для персоналу, якому доручено проводити підрахунок і контроль якості під час передачі товарів або послуг.
• Перевіряє отримані рахунки-фактури від постачальника на їхню відповідність затвердженому замовленню та підтвердженню доставки.
• Забезпечує своєчасне надсилання платіжних запитів до відділу Фінансів відповідно до умов оплати замовлення.
• Збирає та надсилає відгуки від запитувачів/користувачів і ділових партнерів/постачальників керівнику.
• Забезпечує правильне використання каталогу товарів під час закупівель.

Розвиток потенціалу персоналу та Управління продуктивністю, навчання та розвиток:

• Надає підтримку та бере участь в орієнтації іншого персоналу відповідно до завдань. Підтримує відкриті та професійні стосунки з членами команди, сприяючи сильному командному духу, надає допомогу та виступає у розі керівника, аби дозволити персоналу успішно виконувати свої ролі.

Дотримання правил, Аудит та відповідні заходи контролю 

• Відповідає за відповідність виконуваних дій політиці та процедурам IMC, правилам донорів, а також місцевим законам і нормам.
• Визначає ризики, пов'язані з призначеними закупівлями, і впроваджує заходи з пом'якшення у співпраці з керівником.
• Підтримує точні системи зберігання документів із задокументованими та перевіреними записами про закупівельні операції та звіти.
• Забезпечує своєчасне подання або наявність інформації, необхідної для обов'язкової звітності. 
• Відповідає за впровадження коригувальних заходів, визначених у результаті перевірки заходів контролю дотримання правил організації, аудиту.
• Забезпечує відповідність експортним вимогам для всіх призначених закупівель.

 Запобігання Шахрайству

• Відданість запобіганню шахрайству, виявленню, звітуванню та зниженню ризику шахрайства відповідно до політик і процедур IMC, правил донорів, а також місцевих законів і правил.

 Управління логістикою та Інформаційна система (LMIS)

• Забезпечує точне використання будь-яких програмних рішень і відповідно до вказівок IMC.

Виконувати інші обов'язки за дорученням. Обов'язки та задачі, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи та не включають у себе увесь спектр задач.

МІНІМАЛЬНА КВАЛІФІКАЦІЯ

Ступінь у сфері закупівель, логістики, управління ланцюгами поставок або в суміжній галузі або 1-річний досвід у сфері закупівель та/або логістики

• Хороші міжособистісні та командні навички
• Прихильність і розуміння цілей, цінностей і принципів IMC

Буде первагою

• Вільне володіння усною та письмовою Англійською мовою;
• Відповідна кваліфікація або навчальні курси.

Навички

• Знання пакету MS Office, включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook;
• Хороші навички спілкування;
• Здатність працювати за участі персоналу для оцінки потреб, реалізації та моніторингу діяльності;
• Здатність інтегруватися та добре працювати в мультиетнічній та мультикультурній команді;
• Здатність працювати в важких умовах, часто у віддалених районах.

 Норми Поведінки

Відповідно до цієї посади особа повинна розвивати та заохочувати культуру дотримання правил компанії й етики в усій організації, підтримувати чітке розуміння стандартів дотримання й етики International Medical Corps і донорів, а також дотримуватися цих стандартів.

Якщо це керівна посада, людина повинна показувати своєю власною поведінкою приклад етичнї поведінки, та наглядати за роботою інших; слідкувати, що особи, які підпорядковуються вам, мають достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у Кодексі поведінки та етики; контролювати дотримання вимог підлеглими вам людьми; послідовно та чесно забезпечувати дотримання Кодексу поведінки та етики та політики Міжнародного медичного корпусу, включаючи Політику безпеки та Політику захисту від переслідувань, залякування та сексуальних домагань на робочому місці; підтримувати співробітників, які добросовісно порушують релевантні питання чи занепокоєння.

Охорона

Усі наші співробітники несуть спільну відповідальність і зобов’язання захищати населення, з яким ми працюємо, включаючи дорослих, які можуть бути особливо вразливими, і дітей. Це включає захист від таких дій наших співробітників або партнерів, як: сексуальна експлуатація та насильство; експлуатація, зневага або жорстоке поводження з дітьми, дорослими, які знаходяться в групі ризику, або ЛГБТІ; та будь-які форми торгівлі людьми. Персонал також несе відповідальність за запобігання порушенням нашого Кодексу поведінки та етики, які можуть включати конфлікт інтересів, шахрайство, корупцію або переслідування. Якщо ви бачите, чуєте або вам стало відомо про будь-які порушення Кодексу поведінки та етики чи політики безпеки, ви зобов’язані повідомити. 

Рівні Можливості

International Medical Corps пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана