Адміністративний працівник/ Administrative Officer

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ: 

Надавати підтримку в реалізації програм у офісі шляхом щоденного адміністративного обслуговування, зовнішніх зв'язків, загального адміністрування та управління офісом, включаючи поїздки та проживання, офісну підтримку, підготовку платіжної документації, призначення (та відвідування) зовнішніх зустрічей, а також виконання інших спеціальних обов'язків за потребою.

Основні обов’язки: 

• Підтримка у впровадженні офісних процесів та протоколів відповідно до Стандартних операційних процедур SCI, охорони здоров'я та безпеки;
• Ініціювання платіжних вимог за всі орендовані SCI приміщення (в т.ч. квартири для міжнародного персоналу, організація проживання для відвідувачів, оренда офісу і т.д.)
• Допомагати у підготовці програмних та операційних звітів для керівництва на місцях;
• Підтримувати розробку операційних бюджетів, коли це необхідно;
• Брати участь у щотижневих нарадах керівників, а також здійснювати нагляд і надавати рекомендації керівникам програмних та оперативних підрозділів інших відділів;
• Щомісячні звіти по корпоративній кредитній картці, звіти про використання таксі, щомісячне бюджетне планування;
• Подання платіжних документів до фінансового відділу належним чином на основі затверджених документів;
• Відповідає за замовлення на закупівлю канцелярського приладдя та активів;
• Відповідає за загальне обслуговування офісу та гостьового будинку, включаючи повторне замовлення витратних матеріалів та ведення точних записів;  
• Відповідає за підготовку та оновлення документації (контракти з постачальниками, договори оренди тощо)
• Відповідає за замовлення/організацію всіх транспортних та житлових потреб для всіх відвідувачів;
• Підтримка в організації заходів (тренінгів, конференцій), зустрічей з ключовими зацікавленими сторонами, включаючи державні установи, донорів та партнерів-виконавців. Відвідує зустрічі для надання підтримки за необхідності.
• Здійснює нагляд за прибиральниками офісу, забезпечуючи чистоту та належний стан офісних приміщень та гостьових будинків.
• Забезпечує безпеку та конфіденційність всієї документації;
• Надавати ефективну підтримку міжнародному персоналу та відвідувачам, організовуючи транспорт та проживання.
• Підготовка документації для допоміжного персоналу (контракти на підтримку, рахунки-фактури, рекомендаційні листи, звіти про відрядження тощо);

 Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:  

• Досвід роботи на адміністративній посаді, бажано у сфері зовнішніх зв'язків  
• Бажано знання або досвід роботи в НУО
• Комп'ютерна грамотність (включаючи робочі знання Microsoft Office (Excel, PowerPoint) та баз даних)
• Відмінні навички міжособистісного спілкування та стиль роботи в команді
• Хороші навички усного та письмового спілкування англійською
• Відмінна увага до деталей, організаторські здібності та обережне поводження з конфіденційною інформацією
• Здатність працювати самостійно та проактивно

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування
• Страхування життя
• Безкоштовні курси англійської мови

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 
SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.