Консультант з питань фінансів\ Finance Officer

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100- річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей

Мета позиції:  

Фінансовий консультант відповідає за щоденні фінансові операції Східного регіонального представництва Міжнародного фонду «Save the Children» в Україні, м. Дніпро. Оперативно вирішувати запити та підтримувати хороші робочі стосунки з персоналом і постачальниками.  

Ключові сфери відповідальності: 

• Ведення повної бухгалтерської звітності відповідно до фінансового посібника Save the Children International SCI-Ukraine. 

• Створення головної бухгалтерської книги та електронної таблиці готівки (GLACOS), щоденне введеня фінансових данних за допомогою трекерів. 

• Переконатися щоб усі платежі були належним чином закодовані для обіку за активними грантами та мали повний дозвіл відповідного розпорядника бюджетних коштів відповідно до Схеми відповідальності SCI-Ukraine 

• Забезпечити, щоб усі заходи з реалізації програми, які вимагають прямої чи опосередкованої участі у виплаті готівковки постачальникам, підрядникам, бенефіціарам, були надійно захищені шляхом розподілу обов'язків. 

• Допомогати Фінансовому Експерту (FC) посилити внутрішній контроль та середовище внутрішнього контролю. 

• Забезпечити належний розподіл обов'язків для кожного завдання фінансового менеджменту. 

• Щомісяця відстежувати передоплати (наприклад, оренда, інтернет-послуги, тощо) та керувати графіком у системі фінансового менеджменту FMS. 

• Забезпечити регулярну підготовку щомісячних звірок за всіма банківськими рахунками. 

• Допомога FC у відстеженні всіх балансових рахунків на щомісячній основі та в кінці кожного гранту. 

• Підтримувати щомісячні графіки та звірки активів, а також забезпечувати звірку всіх залишків із системою фінансового менеджменту (FMS). 

• Впевнитися в тому, що щоденні фінансові питання вирішуються систематично, точно і прозоро. 

• Моніторинг грошових та банківських потоків на щоденній основі та підтримка тісної координації з фінансовими установами для забезпечення безперебійного обігу грошових потоків. Заїхищати кошти та активи SCI від можливих ризиків. 

• Допомагати FC під час внутрішнього та зовнішнього аудиту, донорських перевірок, будьякої уповноваженої третьої сторони, що перевіряє фінансову документацію. 

• Тісно співпрацювати з Експертом з питань грантів польових офісів, щоб повністю розуміти фінансові та комплаєнс-аспекти портфоліо, що фінансується донорами, та використовувати Систему управління грантами (AMS), щоб розуміти вимоги донорів щодо фінансового дотримання вимог. 

• Підтримувати робочі відносини з партнерами SCI-Україна та надавати підтримку представництвам на місцях та представнитству в країні для забезпечення безперебійної фінансової реалізації проектів через партнерів. 

• Повідомляйте про будьякі помічені фінансові ризики / шахрайські дії безпосередньо польовому менеджеру та регіональному фінансовому директору. 

• Допомогти FC своєчасно подавати всі внутрішні та зовнішні фінансові звіти. 

• Щодня переглядати офіційну електронну пошту, своєчасно та належним чином відповідати на запити постачальників та колег, а також забезпечувати, щоб будь-які проблемні питання були підняті перед безпосереднім керівником за першої ж нагоди. 

• Забезпечити повну відповідність підзвітних цій посаді осіб політиці та процедурам SCI-Україна та організовувати тренінги на робочому місці та поза ним для розвитку навичок у сфері фінансового менеджменту. 

Досвід та навички 

Необхідні 

• Попередній 1-2 річний досвід фінансового менеджменту з хорошими навичками розрахунку. 

• Досвід роботи у мультивалютному середовищі. 

• Здатність працювати швидко, точно і з уважністю до деталей, особливо в стресових ситуаціях 

• Хороші навички роботи з MS Excel та аналітики, вміння працювати з великими обсягами даних. 

• Хороші організаційні та адміністративні навички, щоб забезпечити своєчасну подачу всієї документації та легкий доступ до неї 

• Хороші навички спілкування по телефону, особисто та письмово, щоб мати можливість чітко пояснювати процеси та вирішувати питання з постачальниками та іншими колегами. 

• Енергійний, гнучкий та проактивний підхід зі здатністю працювати як самостійно, так і в команді та підтримувати хороші робочі стосунки 

• Здатність працювати в рамках встановлених інструкцій щодо оплати рахунків/витрат та виявляти ситуації, коли ці інструкції не дотримуються. 

• Прихильність до цінностей «Save the Children» 

Бажано 

• Досвід роботи з фінансовою системою Agresso або будь-якою іншою автоматизованою фінансовою системою 

• Високий рівень володіння письмовою та усною англійською мовою 

• Досвід роботи у сфері реагування на надзвичайні ситуації. 

Додаткові посадові обов’язки 

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і від особи, яка займає цю посаду, може вимагатися виконання додаткових обов'язків в межах його/її рівня кваліфікації та досвіду. 

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Розташування офісу в центрі Дніпра 

Політика захисту дітей:

Нам необхідно забезпечити захист дітей, тож наш процес відбору, який включає ретельну перевірку анкетних даних, відображає нашу відданість справі захисту дітей від жорстокого поводження з ними.

Здоров'я і безпека:

Особа, яка займає цю посаду, зобов'язана виконувати свої обов'язки згідно з політикою та процедурами SCI щодо охорони здоров'я та безпеки.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібранними кандидатами для проходження співбесіди. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also, we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE:

The Finance Officer (FO) is responsible for daily financial operations of Save the Children International Ukraine East Area Office, Dnipro. Finance Manual, resolving queries promptly, and maintaining good working relationships with staff and suppliers.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY :

•  Maintain complete books of accounts, as per Save the Children International SCI-Ukraine CO Finance Manual.
•  Prepare Bank and cash General Ledger and Cash Offline Spreadsheet (GLACOS), financial data entry on daily basis with trackers.
•  Ensure that all payments are properly coded to record against active Awards and complete authorization of respective Budget Holder as per SCI-Ukraine Scheme of Delegation.
•  Ensure that all program implementation activities require direct or indirect involvement of disbursement of hard cash to suppliers, contractors, beneficiaries should safe guarded by segregation of duty.
• Assist FC to strengthen internal controls & internal controls environment. Ensure appropriate segregation of duties for each & every financial management task.
• On monthly basis follow-up prepayments (like rent, Internet service……etc.) and manage schedule on Financial Management system FMS.
• Ensure that monthly bank reconciliations for all Bank accounts are prepared on regularly basis.
• Assist FC in tracking of all balance sheets accounts on monthly basis and at the end of each award.
• Maintain Asset & liabilities monthly schedules & reconciliations & ensure that all balances are reconciled with Financial Management system (FMS).? 
• Ensure that daily financial matters are handled in a systematic, accurate and transparent manner.
• Monitor cash & bank flows on daily basis and maintain close coordination with financial institutions to ensure smooth cash flows. Safeguard SCI- cash from assessed / known risks. 
• Assist FC during Internal & external audit, donor specific audit, any authorized third-party review of financial records.
•  Assist FC in Submit all Internal & external financial reports in a timely manner.
• Review the official e-mails on a daily basis, respond to queries from suppliers and colleagues in a timely and appropriate manner, and ensure any problematic issues are raised with the line manager at the earliest opportunity.
• Ensure that reporting position to this post fully comply with SCI-Ukraine policy & procedures and arrange on / off job trainings to grow skills in the Field of financial management
  

QUALIFICATIONS :

• Bachelor's degree in finance or accounting

EXPERIENCE AND SKILLS

Essential?

•  Previous 1-2 years financial management experience with good numeracy skills.
• Experience of working in a multi-currency environment.
• Ability to work quickly and accurately and attention to detail especially under pressure
• Good MS Excel and analytical skills, ability to work with large amounts of data. Good organization and administration skills to ensure that all documentation is filed on a timely basis and is easily accessible
• Good communication skills on the phone, face-to-face and in writing to be able to explain processes clearly and resolve queries with suppliers and other colleagues.
• An energetic, flexible and proactive approach with the ability to work both independently and cooperatively within a team setting and maintain good working relationships
• Ability to work within set guidelines for the payment of invoices/expenses and identify instances when the guidelines are not being followed.
• Commitment to Save the Children values 

Desirable

•  Knowledge any other automated financial system? Good/average written and oral English proficiency

Additional job responsibilities

The job duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the post holder may be required to carry out additional duties within reasonableness of their level of skills and experience.

 We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Dnipro

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse.

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.

Please note that only shortlisted candidates will be contacted for an interview. Written tests and interviews will be conducted on a rolling basis, and the position will be closed upon confirmation of the candidate's eligibility.