Пошук роботи на robota.uaukraine
Save the Children — вакансія в HR & Safeguarding Coordinator/ Експерт/-ка з питань управління персоналом та забезпечення безпеки

HR & Safeguarding Coordinator/ Експерт/-ка з питань управління персоналом та забезпечення безпеки

Save the Children
2 дні тому
28 січня 2025
Дніпро
В офісі/на місці
Повна зайнятість

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100- річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

Мета посади:  

Роль Експерта з питань управління персоналом та забезпечення безпеки полягає у підтримці команди Східного регіонального офісу експертизою та рекомендаціями з питань управління персоналом та забезпечення безпеки, проактивній роботі зі зниження ризиків, пов'язаних з управлінням персоналом та забезпечення безпеки, а також рішучому, ефективному та орієнтованому на інтереси дитини реагуванні на будь-які підозри у порушенні прав дитини. Він/вона гарантуватиме, що питання забезпечення безпеки будуть включені у кожну стадію Регіональних програм.

Забезпечення безпеки

Надавати команді Східного регіонального офісу експертну допомогу та рекомендації щодо забезпечення безпеки, щоб зменшити ризики для дітей і дорослих у постраждалих громадах, а також для рішучого, ефективного та орієнтованого на інтереси дитини реагування на будь-які підозри у порушенні прав дитини. Він/вона має забезпечити, щоб питання забезпечення безпеки були інтегровані в кожний етап програмного циклу представництва, починаючи з оцінки та розробки національної стратегії та закінчуючи плануванням стратегії завершення діяльності.  Підзвітний Регіональному директору, Експерт з питань управління персоналом та забезпечення безпеки визначатиме та допомагатиме команді реагувати на основні ризики, що загрожують безпеці дітей у Східному регіоні, включаючи ризики сексуального насильства та експлуатації з боку співробітників, волонтерів, працівників МНУО та партнерів Save the Children. Ця посада передбачає роботу з повідомленнями про порушення та проблеми у сфері забезпечення безпеки на місцевому рівні, тісну співпрацю з координаторами серед національного персоналу та розвиток їхнього потенціалу.  Експерт із забезпечення безпеки надаватиме рекомендації та, безпосередньо на робочому місці, проводитиме тренінги та наставництво з питань забезпечення безпеки для національного та міжнародного персоналу, партнерів та волонтерів, а також підтримуватиме зв'язок із відділом Захисту дітей у Save the Children та іншими НУО, щоб забезпечити узгоджене реагування на будь-які проблеми, пов'язані із забезпеченням безпеки дітей, орієнтоване на інтереси дитини. Експерт із забезпечення безпеки буде тісно взаємодіяти та працювати пліч-о-пліч на основі узгодженого підходу з іншими регіональними координаторами з питань забезпечення безпеки, отримуючи підтримку від керівника та менеджера з питань забезпечення безпеки. Він/вона також надаватиме підтримку з розбудови потенціалу існуючим контактним особам з питань забезпечення безпеки на місцях та братиме участь у роботі міжвідомчих груп, таких як робоча група з питань захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA), де є активні відповідні кластери, а також активно співпрацюватиме з іншими активними НУО, особливо щодо будь-яких спільних механізмів звітності або шляхів перенаправлення. 

 HR

Забезпечення діяльності офісу Східного регіону відповідно до кадрової політики SCI та SC Ukraine, трудового законодавства України та Цивільного кодексу України. Особа, яка замає цю посаду відповідає за своєчасну та точну підготовку платіжних відомостей, трудових договорів та надання підтримки фінансовій команді у здійсненні виплат персоналу, який надає послуги за договорами про надання послуг. Відповідатиме перед регіональним офісом за набір національного персоналу, адаптацію та професійний розвиток персоналу. Повинен буде працювати у тісній співпраці з програмними та допоміжними підрозділами, партнерами та зацікавленими сторонами, забезпечуючи надання високоякісних кадрових послуг. До обов'язків також входить ведення баз даних співробітників, особистих справ, кадрових-трекерів та звітності.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

Забезпечення безпеки:

  • Надавати підтримку Регіональному директору під керівництвом директора з питань ризиків, дотримання вимог та забезпечення безпеки в забезпеченні дотримання стандартів забезпечення безпеки та належного управління справами щодо забезпечення безпеки;
  • Забезпечувати, щоб контактні особи з питань забезпечення безпеки реагували в режимі реального часу на порушення у сфері забезпечення безпеки ефективним, дієвим та орієнтованим на дитину/права дитини способом;
  • Забезпечувати, щоб інформація про справу була конфіденційною, задокументованою та належним чином поданою/зберігалася;
  • Надавати експертну допомогу гуманітарним колегам і місцевому персоналу для виявлення, аналізу та вжиття заходів для зменшення ключових ризиків для безпеки дітей і дорослих у наших програмах і програмних сферах, визначаючи групи, які можуть бути в зоні підвищеного ризику (наприклад, дівчата-підлітки, діти-інваліди, діти, позбавлені належного догляду);
  • Визначати та забезпечувати інтеграцію з іншими програмними секторами, гарантуючи, що питання забезпечення безпеки порушуються та вирішуються в режимі реального часу - наприклад, у Мобільній бригаді охорони здоров'я, просторах дружніх до дитини, цифрових навчальних центрах і просторах, дружніх до підлітків, або в школах;
  • Тісно співпрацювати з MEAL, щоб розробити (або посилити) адекватні механізми звітування;
  • Забезпечувати реєстрацію ключових ризиків для збереження (без конфіденційних даних) у регулярних звітах про ситуацію;
  • Надавати експертні знання партнерам для приведення їх у відповідність до мінімальних стандартів забезпечення безпеки, встановлених Save the Children;
  • Проводити тренінги з питань забезпечення безпеки для співробітників та партнерів за потреби;
  • Брати участь у відповідних координаційних механізмах, включаючи кластери та мережі PSEA, та підтримувати координацію діяльності із забезпечення безпеки.

Управління персоналом:

Як член команди HR

  • Співпрацювати з командою з управління персоналом, щоб забезпечити у Східному регіональному офісі дотримання всіх організаційних політик, процедур і стандартів;
  • Відповідно до вказівок HRM забезпечити, щоб уся необхідна підтримка під час надзвичайних ситуацій надавалася оперативно, в повному обсязі та відповідно до правил і принципів;
  • Відповідно до політики організації, збирати та зберігати відповідну інформацію про персонал - персональні дані, контракти/угоди, підписані політики, сертифікати про проходження тренінгів тощо);
  • Підготовка кадрових договорів, документів, наказів, листів відповідно до українського трудового законодавства;
  • Забезпечувати заповнення персоналом табелів обліку робочого часу відповідно до практики Save the Children;  
  • Збір, перевірка та відстеження форм на відпустку та оновлення трекеру відпусток;
  • Організовувати/проводити вступні інструктажі для нових співробітників;
  • Забезпечувати подання до Фінансового департаменту платіжних документів на виплату заробітної плати сервісним працівникам;
  • Здійснювати нагляд за повсякденною роботою з персоналом.
  • Забезпечувати повноту всіх процесів і документації, пов'язаних з реєстрацією персоналу, оподаткуванням, страхуванням, навчанням і розвитком;
  • Допомагає в організації та проведенні тімбілдингових заходів.
  • Забезпечувати дотримання процесів найму та заповнення документації; 
  • Забезпечувати своєчасне та коректне оновлення записів в HR Oracle System;
  • Підтримка в адміністративних функціях у разі потреби. 

Політики, процедури та відносини з працівниками

  • Підтримка персоналу з розумінням та застосування організаційних політик і процедур, а також з інших питань, пов'язаних з управлінням персоналом;
  • Наглядати за розробкою адекватних HR-практик та процесів, узгоджених із загальною стратегією організації;
  • Сприяти ефективному впровадженню таких механізмів, як міжнародне відрядження та ротація персоналу всередині країни для забезпечення гнучкого ресурсного забезпечення кадрових потреб;
  • Забезпечення етичного нагляду та лідерства в Східному регіональному офісі;
  • Моніторинг та консультування з дисциплінарних питань відповідно до встановлених політик і процедур;
  • Посередництво у вирішенні конфліктів, скарг та випадків домагань.

Забезпечення безпеки дітей

  • Гарантує, що організація приймає на роботу тільки тих представників, які підходять для роботи з дітьми, і застосовує суворі практики безпечного для дітей відбору персоналу;
  • Забезпечує, щоб усі, хто пов'язаний з організацією, знали про свої обов'язки та належним чином реагували на випадки жорстокого поводження з дітьми та сексуальної експлуатації дітей. 

Рекрутинг, адаптація та адміністрування персоналу

  • Координувати набір персоналу та своєчасне подання оновленої інформації щодо набору персоналу;
  • Своєчасно та ефективно координувати процес адаптації нових працівників;
  • Підтримувати ретельну перевірку того, що умови та практика працевлаштування є справедливими, послідовними, відповідають трудовому законодавству, кадровій політиці та найкращим практикам Save the Children, а також відповідають контексту; 
  • Забезпечити сприятливий робочий клімат, який підвищує мотивацію та утримання персоналу;
  • Забезпечити добробут персоналу та чудовий командний дух в організації.

 Розвиток та керування командою

  • Керує командою HR, визначає очікування, забезпечує лідерство та технічну підтримку за потреби;
  • Керує ефективністю роботи всього персоналу відділу кадрів наскрізь;
  • Ефективне використання системи управління ефективністю, включаючи встановлення чітких, вимірюваних цілей, постійний зворотний зв'язок, періодичні огляди та справедливі й неупереджені оцінки;
  • Коучинг, менторство та інші можливості для розвитку;
  • Визнання та винагороди за видатні результати;
  • Документування результатів діяльності, які є менш ніж задовільними, з відповідними заходами щодо покращення результатів діяльності / планами роботи.

КВАЛІФІКАЦІЯ ТА ДОСВІД

  • Вища освіта в галузі соціальних наук (психологія, соціальна робота), бажано з предмета, пов'язаного з людськими ресурсами та правами дитини;
  • 2-4 роки прогресивного управлінського досвіду у сфері управління людськими ресурсами та захисту дітей, включаючи принаймні досвід роботи в умовах надзвичайних ситуацій;
  • Досвід ведення справ та проведення розслідувань;
  • Доведена здатність працювати в культурно різноманітних та складних умовах, включаючи безпосереднє реагування на надзвичайні ситуації;
  • Відмінні навички міжособистісного спілкування, комунікації та управління командою;
  • Досвідчений користувач MS Excel, MS Word, Outlook;
  • Хороші навички роботи в команді, в тому числі вміння бути частиною невеликої команди, організовувати, підтримувати, керувати та розвивати її;
  • Досвід у розробці та проведенні тренінгів, включаючи зміцнення потенціалу ключових зацікавлених сторін;
  • Досвід роботи з партнерами та використання підходу, заснованого на широкій участі, а також координації заходів реагування з різними суб'єктами, включаючи органи державної влади, національні/місцеві організації, НУО, ООН;
  • Здатність досягати результатів і підтримувати стабільно високі стандарти професійної поведінки та досягнень, у тому числі, працюючи самостійно;
  • Вміння справлятися зі стресом, бути гнучким і пристосованим до складних і неприємних робочих обставин;
  • Вільне володіння письмовою та усною українською мовою. Володіння  англійською мовою (вільне володіння розмовною та письмовою мовою) буде перевагою. 
  • Здатність планувати та організовувати значне робоче навантаження, що включає складні, різноманітні завдання та обов'язки як у контексті розвитку, так і в умовах надзвичайних ситуацій;
  • Поглиблені знання у сфері трудових відносин, а також розвиток та підтримка знань чинного трудового законодавства;
  • Досвід у розбудові спроможності та встановленні рамок для розвитку персоналу;
  • Винахідливість і креативність у розробці ролі HR в рамках програми та забезпеченні найбільш ефективної підтримки лінійного керівництва; готовність і здатність кардинально змінювати робочі практики та графік роботи у разі реагування на надзвичайні ситуації;
  • Продемонстрована довіра до колег та зацікавлених сторін на всіх рівнях організації;
  • Сильні міжособистісні навички зі здатністю продемонструвати вміння керувати мультидисциплінарною командою в період змін;
  • Лідерські навички, включаючи здатність керувати та мотивувати кваліфікований професійний персонал з сильною особистою системою цінностей;
  • Навички аналізу, прийняття рішень та стратегічного планування, а також вміння працювати з декількома пріоритетами;
  • Здатність навчати, наставляти, делегувати повноваження та надавати рекомендації щодо розвитку підлеглих;
  • Навички побудови команди.

Ми пропонуємо:

  • Офіційне працевлаштування
  • Міжнародні умови праці
  • Робочий день з 9 до 17 години
  • Розташування офісу в центрі Дніпра 

Політика захисту дітей:

Нам необхідно забезпечити захист дітей, тож наш процес відбору, який включає ретельну перевірку анкетних даних, відображає нашу відданість справі захисту дітей від жорстокого поводження з ними.

Здоров'я і безпека:

Особа, яка займає цю посаду, зобов'язана виконувати свої обов'язки згідно з політикою та процедурами SCI щодо охорони здоров'я та безпеки.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібранними кандидатами для проходження співбесіди. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also, we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE:

The role of the HR&Safeguarding Coordinator is to support the East Area Office team with HR and Safeguarding expertise and guidance, proactively work to reduce HR and safeguarding risk, and respond robustly, effectively and in a child-centred way to any suspected violations. He/she will ensure that safeguarding is embedded in every stage of the Area programs.

Safeguarding 

Provide the East Area Office team with safeguarding expertise and guidance to reduce the safeguarding risk for both children and adults in the affected community, and to respond robustly, effectively and in a child-centred way to any suspected violations. He/she will ensure that child safeguarding is embedded in every stage of the country office program cycle, from assessment and country strategy development, through to exit strategy planning.   Reporting to the Area Director, the HR & Safeguarding Coordinator will map and help the team to respond to the major safeguarding risks to children in the EAO, including the risks of sexual abuse and exploitation by Save the Children staff, volunteers, INGO workers and partners. The role will manage the area level safeguarding violation reports and concerns, working closely with, and building the capacity of, focal points among the national staff.  The Safeguarding Coordinator will provide guidance and, on the job, safeguarding coaching and mentoring for national and international staff, partners and volunteers, and link with Child Protection within Save the Children and other NGOs, to ensure a coherent child-centred response to any child safeguarding concerns. The Safeguarding Coordinator will have close engagement and work hand in hand through an harmonised approach with the other area Safeguarding Coordinators while receiving support from the Head of Safeguarding and Safeguarding Manager. He/she and will also provide capacity building support to the existing safeguarding focal points on the ground and take part in multi-agency groups such as the PSEA taskforce, where active, relevant clusters, and work proactively with other active NGOs, especially regarding any joint reporting mechanisms or referral pathways. 

HR

Ensure EA office is compliant compliance with SCI and SC Ukraine HR policies, Labour Law of Ukraine, and Civil Code of Ukraine.  The position is responsible for the timely and accurate preparation staff payroll, employment contracts and supporting finance team with payments to staff delivering services under service contracts. The post holder will have Area Office responsibility for the recruitment of national staff, onboarding, and staff professional development. The incumbent will be required to work in close cooperation with program and support units, partners and stakeholders ensuring high-quality HR services. Other tasks such as the maintenance of employee databases, personal files, HR trackers and reporting are included in position holder responsibilities.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

Safeguarding:

  • Support Area Director under the guidance of Risk, Compliance and Safeguarding Director in ensuring standards of safeguarding are met and the safeguarding cases are managed appropriately.
  • Ensure that the safeguarding focal points responds in real-time to safeguarding violations in an effective, robust and child/rights-centred way.
  • Ensure that case information is kept confidential, documented and filed/stored appropriately
  • Provide expertise to humanitarian colleagues and local staff to identify, analyse and act to mitigate key safeguarding risks to children and adults in our programmes and programme areas, identifying groups who may be at higher risk (e.g., adolescent girls, disabled children, children without appropriate care) 
  • Identify and ensure integration with other programme sectors, ensuring that safeguarding issues are raised and addressed in real-time – e.g., in the Mobile Health Unit, CFS’s, digital Learning Centres and Adolescent Friendly Spaces, or schools.
  • Work closely with MEAL to develop (or strengthen) adequate reporting mechanisms.
  • Ensure key safeguarding risks are recorded (without confidential data) on the regular situation reports.
  • Provide expertise for the partners to align with the minimum safeguarding standards with Save the Children.
  • Deliver Safeguarding training to staff members and partners as required.
  • Participate in relevant coordination mechanisms, including Clusters and PSEA networks and support the coordination of Safeguarding activities

Human Resources:

As a member of the HR Team

  • Work with HR team to ensure the EAO complies with all organizational policies, procedures and standards;
  • As guided by the HRM ensure that all required support is provided promptly, at scale and in line with the rules and principles during emergencies;
  • According to SC policy, collects and stores relevant staff information - personal data, contracts/agreements, signed policies, certificates of trainings completion, etc).
  • Preparation of HR related agreements, documents, orders, letters, in accordance with Ukrainian labour law. 
  • Ensures staff complete timesheets in accordance with SC practice.  
  • Collects, checks and tracks leave forms and updates Leave Tracker.
  • Manages/Conducts inductions for new staff members.
  • Ensure submission of payroll payment documents of the Service workers to Finance department.
  • Oversees day-to-day HR activities.
  • Ensures all processes and documentation related to staff registration, taxation, insurance, learning & development are complete.
  • Supports in organizing and conducting team-building activities.
  • Ensures recruitment processes are followed and documentation complete.  
  • Ensures timely and correct records updates in HR Oracle System.  
  • Support with administrative functions when needed. 

Policies, Procedures and Employee Relations

  • Support staff on interpretation and application of organizational policies and procedures and on other HR related matters.
  • Supervise the development of adequate HR practices and processes aligned with the organisation’s overall strategy. 
  • Facilitate effective implementation of mechanisms such as international deployment and in-country staff rotation to ensure flexible resourcing of staff needs. 
  • Provide ethical oversight and leadership across the East area office.
  • Monitor and advise on disciplinary matters in accordance with established policies and procedures;
  • Mediate conflict, grievances and harassment cases.

Child Safeguarding

  • Ensure that the organization recruits only representatives who are suited to work with children and to apply strict child safe recruitment practices;
  • Ensures that everyone associated with the organisation is aware of their obligations and responds appropriately to issues of child abuse and the sexual exploitation of children. 

Recruitment, Onboarding and Staff Administration

  • Coordinate recruitments and timely submission of recruitment updates.
  • Coordinate timely and effective on boarding of new hires
  • Support with thorough review that employment terms, conditions and practices are fair, consistent, compliant with labour law and Save the Children human resource policies and best practice, and appropriate to the context;
  • Ensure a conducive work climate that enhances staff motivation and retention. 
  • Ensure staff wellbeing and splendid team spirit across the organization.

Team development and supervision

  • Manage the HR team; define expectations, provide leadership and technical support as needed.
  • Manage the performance of all staff in Human Resources work area through;
  • Effective use of the performance management system including the establishment of clear, measurable objectives, ongoing feedback, periodic reviews and fair and unbiased evaluations;
  • Coaching, mentoring and other developmental opportunities;
  • Recognition and rewards for outstanding performance;
  • Documentation of performance that is less than satisfactory, with appropriate performance improvements / work plans

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

Essential:

  • University degree in social sciences (psychology, social work), preferably in a subject related to Human resources and child rights 
  • 2-4 years progressively advanced management experience in Human resources and child protection including at least experience in emergencies setting. 
  • Experience of case management and investigations
  • Proven ability to work in culturally diverse and challenging environments including first hand emergencies response.
  • Excellent interpersonal, communication and team management skills
  • Proficient in MS Excel, MS Word, Outlook
  • Good team member skills, including the ability to be part of and organise, support, manage and develop a small team;
  • Experience in designing and delivering trainings, including strengthening the capacity of key stakeholders 
  • Experience of working with partners and of using a participatory approach as well as of coordinating responses with a range of actors, including Government authorities, national/local organisations, NGOs, UN;
  • Ability to achieve results and maintain consistent high standards of professional behaviour and achievement, including when working alone;
  • Ability to manage stress, be flexible and accommodating in difficult and frustrating working circumstance;
  • Fluency in written and spoken Ukrainian. English language skills (fluency in speaking and writing) will be an advantage.
  • Ability to plan and organise a substantial workload that includes complex, diverse tasks and responsibilities in both development and emergency contexts;
  • In-depth knowledge of employee relations and develop and maintain knowledge of current employment legislation;
  • Experience in capacity building and setting frameworks for staff development;
  • Resourcefulness and creativity in developing the role of HR within the programme and ensuring the most effective support to line management; Willingness and ability to dramatically change work practices and hours in the event of responding to emergencies;
  • Demonstrated credibility with colleagues and stakeholders at all levels of an organization;
  • Strong interpersonal skills with the ability to demonstrate skills in leading a multi- disciplined team through a period of change
  • Leadership skills, including the ability to supervise and motivate qualified professional staff with strong personal value systems
  • Analytical, decision making and strategic planning skills and the ability to handle multiple priorities
  • Ability to coach, mentor, delegate appropriately and provide developmental guidance to supervised staff;
  • Team building skills;

 We offer:

  • Official employment
  • International working conditions
  • Working day from 9 a.m. to 5 p.m
  • Location of the office in the center of Dnipro

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse.

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.

Please note that only shortlisted candidates will be contacted for an interview. Written tests and interviews will be conducted on a rolling basis, and the position will be closed upon confirmation of the candidate's eligibility.

Роман

Save the Children — вакансія в HR & Safeguarding Coordinator/ Експерт/-ка з питань управління персоналом та забезпечення безпеки: фото 2

Save the Children
Перевірена

Недержавні організації / NGO Сайт компанії
Save the Children: фото 2