Офіс-менеджер

Zagoriy Foundation — бюро соціальних проєктів, ініційованих або підтриманих сім'єю Гліба та Катерини Загоріїв.

Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами: культури, традицій, благодійності, а тепер і формуємо простори (для військових, для дітей, для мешканців невеликих містечок) та підтримуємо спільноти.

Ми шукаємо офіс-менеджера, який поділяє наші цінності та прагне створювати комфортну та продуктивну атмосферу для всієї команди. Якщо ви хочете працювати в організації, яка робить важливі добрі справи та прагне до розвитку — ця роль саме для вас.

Основні сфери відповідальності та завдання:

• Адміністративна підтримка роботи офісу: документообіг, комунікація з постачальниками, контроль забезпечення всім необхідним.
• Ведення соціальних мереж компанії (сторінка команди): створення контенту, взаємодія з аудиторією.
• Організація внутрішніх заходів: планування, координація, логістика.
• Контроль та підтримка технічного стану офісу, управління сервісними заявками.
• Оптимізація адміністративних процесів для підвищення ефективності роботи офісу.

Основні професійні навички:

Microsoft Office 365:

• Excel: Створення таблиць, звітів, аналітика.
• Forms: Розробка та аналіз опитувань.
• Outlook: Ділове листування, управління календарями, організація зустрічей.

Документообіг:

• Контроль договорів, рахунків, внутрішньої звітності.
• Ведення архіву документів.

Контент для Instagram (сторінка команди):

• Зйомка та монтаж фото/відео для соціальних мереж.
• Написання текстів для постів, планування контенту.
• Робота з Reels та Stories для покращення взаємодії з аудиторією.

Координація офісних процесів:

• Замовлення постачання офісних матеріалів, технічне обслуговування.
• Взаємодія з підрядниками для забезпечення безперебійної роботи офісу.
• Взаємодія з водіями офісу.

Планування заходів:

• Координація корпоративних зустрічей, свят, навчальних сесій.
• Організація привітань до свят.

Сервісність та клієнтоорієнтованість:

• Оперативне вирішення запитів співробітників.
• Підтримка комфортного середовища в офісі.

Базова фінансова грамотність:

• Контроль витрат на офісне забезпечення та організацію заходів.

Переваги співпраці з нами:

• Унікальні проєкти, що сприяють розвитку України: ви станете частиною команди, яка підтримує соціально значущі ініціативи, покращуючи корпоративну культуру та взаємодію в офісі.
• Кар'єрний розвиток та навчання: ми пропонуємо можливості для професійного зростання, участі в тренінгах та семінарах, а також підтримку у здобутті нових навичок і сертифікатів, що допомагають вдосконалювати навички управління офісними процесами.
• Компенсація та соціальні пільги: привабливий рівень заробітної плати та бенефіти для забезпечення вашого комфорту і стабільності.
• Робота з сучасними технологіями: доступ до новітніх інструментів та програмного забезпечення для ефективної організації роботи офісу, що дозволяє вам бути більш продуктивним та організованим.
• Корпоративна культура та командний дух: ми створюємо середовище для комфортної роботи та розвитку, де ви зможете взаємодіяти з колегами, брати участь у внутрішніх ініціативах та розвиватися в команді.
• Робота в стабільній та інноваційній організації: працюючи з нами, ви потрапляєте в компанію, яка поєднує стабільність та інноваційний підхід, що дозволяє вам реалізовувати свій потенціал і розвиватися професійно в комфортному та динамічному середовищі.

Етапи прийому на роботу:

Подання заявки: Ми попросимо вас надіслати нам резюме разом з підготовленим мотиваційним листом. В мотиваційному листі опишіть відповідність кваліфікаційним вимогам та очікування по заробітній платі

Оцінка резюме: Після того, як ми отримаємо вашу заявку, наша команда ретельно розгляне ваше резюме, щоб переконатися, що воно відповідає нашим вимогам

HR співбесіда: Якщо ваша кваліфікація відповідає нашим критеріям, ми запросимо вас на zoom — зустріч. Під час цієї розмови ми обговоримо ваш досвід і знання. Якщо обидві сторони будуть зацікавлені, ми перейдемо до наступного етапу

Особиста зустріч: Ми цінуємо особисту взаємодію, тому ми призначимо зручний для вас час для відвідування нашого офісу. Ця зустріч дасть нам можливість познайомитися ближче і глибше зрозуміти вашу потенційну роль

Фінальна співбесіда: Якщо у Вас є навички та компетенції, які ми шукаємо, то ми призначимо фінальну співбесіду з керівником. Ця співбесіда є критично важливим етапом у нашому процесі відбору

Рішення: Ми прагнемо до швидкого прийняття рішень. На фінальній співбесіді ми приймемо рішення про найм. Ви можете очікувати звістки від нас в той же день або на наступний день після фінальної співбесіди. Ми цінуємо вашу оперативність на цьому етапі

Якщо ви готові стати частиною нашої команди та зробити внесок у розвиток важливих проєктів, ми будемо раді познайомитися з вами! Надсилайте своє резюме та супровідний лист, і ми з радістю зв’яжемося з вами для подальшого обговорення співпраці. Чекаємо на ваші заявки!