Помічник керівника (асистент, адмін) юридична компанія

Вакансія: Помічник керівника (асистент, адмін) юридична компанія

Місцезнаходження: Миколаїв

Графік роботи: З понеділка по суботу. Повний робочий день з 8:00 до 18:00, на зв'язку бути з 8:00 до 21:30 (можливий гібридний формат)

Основні обов’язки:

1. Робота з Ilove PDF (підпис документів).
2. Робота з Е-пост (електронна відправка листів).
3. Відправка та отримання кореспонденції на Укрпошті.
4. Формування документів на відправку (якщо вони не в PDF).
5. Формування опису до пакету документів, у яких його немає.
6. Підготовка пакету документів, заповнення конвертів та відправка через Укрпошту.
7. Ведення таблиці по кореспонденції.
8. Облік витрат на кореспонденцію.
9. Підготовка щомісячного звіту (кореспонденція та фінансовий облік).
10. Створення та ведення журналу ордерів.
11. Заповнення договорів та відправка їх керівнику.
12. Друк документів (договори, ордери, позови тощо).
13. Складання заяв та формування пакетів документів з описом (наприклад, заява на відстрочку, мотивована неявка в ТЦК).
14. Комунікація з клієнтами, які вже в роботі (інформування про поточний статус справи, відповідь на запитання, вирішення можливих конфліктних ситуацій, збір зворотного зв’язку після завершення роботи).
15. Відвідування ТЦК для отримання відповідей (за необхідності).
16. Відвідування суду для написання заяви на видачу рішення та отримання рішення (за необхідності).
17. Ведення таблиць по роботі з клієнтами, контроль термінів виконання.
18. Робота з іншими таблицями.
19. Використання та адміністрування задач у планері задач (Todoist): постановка задач членам команди за дорученням керівника, контроль виконання.
20. Нагадування про виплату заробітної плати членам команди.
21. Перевірка документів на помилки та правильність інформації щодо клієнтів.
22. Оплата судових зборів, збереження чеків.
23. Виконання додаткових доручень керівника.
24. Підготовка звітів про виконану роботу.
25. Участь у нарадах (онлайн).

Важливі нюанси:

• Протягом дня можуть виникати термінові задачі, які потрібно виконувати оперативно.
• Керівник може надсилати голосові повідомлення у пізній час з завданнями на наступний день – їх необхідно виконувати у першу чергу.

Вимоги:

• Досвід роботи на адміністративних посадах або з документами буде перевагою.
• Вміння працювати з Excel, Word, PDF-редакторами.
• Готовність до багатозадачності та роботи в режимі швидкого реагування.
• Відповідальність, організованість, уважність до деталей.
• Комунікабельність та стресостійкість.

Умови роботи:

• Повний робочий день (можливий гібридний формат за домовленістю).
• Конкурентна заробітна плата (обговорюється на співбесіді).
• Дружній колектив та цікаві завдання.
• Можливості для професійного розвитку.

Як подати заявку:Надішліть своє резюме та короткий супровідний лист в телеграм директору по роботі з клієнтами @tyshkovets_olga