CVA&NFI Manager / Керівник відділу з організації надання соціально-побутової допомоги

Dear candidate, thank you for your interest in Medair's Ukraine Branch vacancy. Please note that only bilingual CVs are accepted for this position: Ukrainian and English.
 Шановий кандидате/ко, дякуємо за увагу до вакансії Філії Медейр в Україні.
 Зверніть увагу, що для даної позиції приймаються лише двомовні резюме: українською та англійською мовами.

 Location: Based in Sumy city, with potential travel to other project sites within Ukraine

Job Holder Reports to: CVA and NFI Project Manager 

Reporting to Job Holder: CVA & NFI Officers

Overall Purpose, responsibilities

Set-up and manage Medair’s cash and NFI programming in Ukraine. This involves assessments of markets, training of staff, coordinating with other actors, support in developing and documenting processes and procedures and effectively managing and reporting on the project.

Project Overview

Medair is an international Christian humanitarian organization that provides emergency response to most vulnerable people occurring amidst conflict, disease, and disaster to ensure their life in dignity and hope. It launched its activities in Ukraine in early March 2022 as a result of Russian military actions escalation in Ukraine. Medair has implemented numerous interventions in various sectors, such as Shelter, Health, Cash and NFI, Case Management, WASH, Mental Health. Medair teams are located in the East, North and West of Ukraine to ensure multi-sectoral approach to assistance. We are looking for a qualified professional to join us in supporting vulnerable communities.

MAJOR DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Project Management - Training

•            Coordinate the assessment and monitoring of the markets in the regions.

•            Manage the assigned Cash assistance and distribution project(s) to meet the project objectives within budget and within the allotted time frame. Immediately report any operational concerns to the line manager, such as potential delays in meeting objectives, increased beneficiary needs, or budget discrepancies.

•            Train the staff involved in the cash and distribution activities and support the set-up in each location.

•            Monitor & supervise project activities.

•            Facilitate regular meetings to assist information sharing between project staff, to ensure all staff members are aware of project objectives and current work plans, and to provide the opportunity for feedback.

•            Provide input into the integration of beneficiary participation and accountability in all aspects of the project.

•            Ensure accurate and timely reporting of activities according to Medair, donor, and timeframes and formats.

•            Creation or updating of ODK forms in Excel used for surveys to beneficiary households and post-distribution monitoring.

Financial Management

•            Oversee the collection and tracking of data related to cash payments and distribution to beneficiaries.

•            Manage the budget for the assigned project(s) and ensure all expenses are according to budget and meet the Medair standards with regard to financial management, including accountability and good governance.

•            Support the team where needed in the set-up and management of cash assistance and distribution modalities for the project, in alignment with the sector standards of the concerned banking institutions.

 Communication and Coordination

•            Develop appropriate, regular, transparent and supportive communication structures with the assigned team.

•            Liaise and develop relationships with other NGOs/UN agencies, local authority structures and other stakeholders. 

•            Attend coordination meetings, such as regional/oblast level meetings and other.

•            Ensure cross-checking of lists of potential beneficiaries with other agencies to avoid duplication of beneficiaries and overlap with other programmes.

 Quality Management

•            Ensure projects are implemented in line with donor requirements and in accordance with Medair, donor, country, and international standards.

•            Ensure the inclusion of multichannel feedback measures, data protection considerations, and security aspects to be implemented to avoid fraud and corruption as well as unintended effects.

PERSON SPECIFICATION

Qualification / Experience

Vocational qualification

Essential: Bachelor’s degree in management, development studies, economics, social work, or other relevant areas. Strong leadership skills and a supportive management style.

Desirable: Understanding of data collection principles, especially in cash and distribution programming. Strong knowledge of Project Management principles. Good report writing skills.

Work experience

Essential: Two years of post-qualification professional experience. Experience in report writing in English. 

Desirable: Project management & humanitarian experience.

Languages

Essential: Fluent in Ukrainian (written and spoken); good written and spoken English
Desirable: Excellent English

IT

Essential: Excellent computer skills (Word & Excel, Internet, e-mail writing). Technical aptitude to pick up digital data collection methods

Desirable: Advanced proficiency in Excel and database management. Experience using ODK software and creating XLS files

Driving license              

Desirable: Car driving license and willingness to drive in rural areas

Competencies

Motivation

Essential: Passionate about serving the most vulnerable. Self-motivated. Enthusiasm

Desirable: Desire to learn

Team-building

Essential: Team player with excellent interpersonal skills. Willing to support others and share workloads. Aptitude for capacity-building

Desirable: Previous experience working in a multicultural team. Experience in training/mentoring staff 

Adaptability

Essential: Capacity to work under pressure and manage personal stress levels. Ability to adapt communication strategies for different situations. Flexible and willing to perform other relevant tasks in order to facilitate the running of the project. Problem solver.

Desirable: Creative and open-minded problem solver with the ability to adapt and learn independently.

Technical expertise

Essential: Excellent communication skills, particularly in delivering clear and concise verbal instructions.

Desirable: Ability to translate between Ukrainian and English

Management and leadership

Essential: Strong time management and prioritization skills. Ability to present data clearly and accurately.

Desirable: Proficient in managing competing priorities and deadlines. Capable of conveying complex information in a clear and precise manner.

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.

_________________________________________________________________________________________

Ця посада базується у м.Суми, з можливістю відряджень на інші проектні об'єкти в межах України. Підпорядковується керівнику проекту CVA та NFI та має у підпорядкуванні команду фахівців з організації надання соціально-побутової допомоги.

Загальна мета, обов'язки

Створення та управління програмами готівкового та нефінансового фінансування Medair в Україні. Це передбачає оцінку ринків, навчання персоналу, координацію з іншими учасниками, підтримку в розробці та документуванні процесів і процедур, а також ефективне управління проектом та звітування про нього.

Огляд проекту

Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, який розділяє наші цінності, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад. 

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Управління проектами - Навчання

- Координувати оцінку та моніторинг ринків у регіонах.

- Керувати призначеними проектами з надання грошової допомоги та дистрибуції для досягнення цілей проекту в рамках бюджету та у встановлені строки. Негайно повідомляти лінійному менеджеру про будь-які операційні проблеми, такі як потенційні затримки в досягненні цілей, збільшення потреб бенефіціарів або невідповідність бюджету.

- Навчати персонал, залучений до роботи з готівкою та дистрибуції, а також підтримувати організацію роботи в кожній точці.

- Моніторинг та нагляд за проектною діяльністю.

- Сприяння проведенню регулярних зустрічей для обміну інформацією між співробітниками проекту, забезпечення обізнаності всіх співробітників про цілі проекту та поточні робочі плани, а також надання можливості для зворотного зв'язку.

- Сприяти інтеграції участі та підзвітності бенефіціарів у всіх аспектах проекту.

- Забезпечення точного і своєчасного звітування про діяльність відповідно до термінів і форматів Medair, донора, а також часових рамок і форматів.

- Створення або оновлення форм ODK в Excel, що використовуються для опитувань домогосподарств-бенефіціарів та моніторингу після розподілу.

Фінансовий менеджмент

- Здійснювати нагляд за збором та відстеженням даних, пов'язаних з грошовими виплатами та розподілом коштів між бенефіціарами.

- Керувати бюджетом проєкту(ів) і забезпечувати, щоб усі витрати відповідали бюджету та стандартам Medair щодо фінансового менеджменту, включаючи підзвітність та належне врядування.

- За необхідності надавати підтримку команді у створенні та управлінні грошовою допомогою та способами її розподілу в рамках проекту відповідно до галузевих стандартів відповідних банківських установ.

Комунікація та координація

- Розробити відповідні, регулярні, прозорі та підтримуючі структури комунікації з призначеною командою.

- Підтримувати зв'язок і розвивати відносини з іншими НУО / агентствами ООН, місцевими органами влади та іншими зацікавленими сторонами.

- Брати участь у координаційних зустрічах, таких як регіональні/обласні наради та інші.

- Забезпечити перехресну перевірку списків потенційних бенефіціарів з іншими установами, щоб уникнути дублювання бенефіціарів та перетину з іншими програмами.

Комунікація та координація

- Розробити відповідні, регулярні, прозорі та підтримуючі структури комунікації з призначеною командою.

- Підтримувати зв'язок і розвивати відносини з іншими НУО/ агентствами ООН, місцевими органами влади та іншими зацікавленими сторонами.

- Брати участь у координаційних зустрічах, таких як регіональні/обласні зустрічі та інші.

- Забезпечувати перехресну перевірку списків потенційних бенефіціарів з іншими установами, щоб уникнути дублювання бенефіціарів та перетину з іншими програмами.

Управління якістю

- Забезпечити реалізацію проектів відповідно до вимог донорів та відповідно до стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних стандартів.

- Забезпечити включення заходів багатоканального зворотного зв'язку, міркувань щодо захисту даних та аспектів безпеки для уникнення шахрайства та корупції, а також непередбачуваних наслідків.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА

Кваліфікація / досвід

Професійна кваліфікація

Обов'язково: Ступінь бакалавра в галузі менеджменту, досліджень розвитку, економіки, соціальної роботи або в інших відповідних сферах. Сильні лідерські навички та підтримуючий стиль управління.

Бажано: Розуміння принципів збору даних, особливо у сфері грошових виплат та програм розподілу. Глибокі знання принципів управління проектами. Хороші навички написання звітів.

Досвід роботи

Обов'язково: Два роки професійного досвіду після проходження кваліфікації. Досвід написання звітів англійською мовою.

Бажано: Досвід управління проектами та гуманітарний досвід.

Мови

Обов'язково: Вільне володіння українською мовою (письмово та усно); добра письмова та усна англійська мова

Бажано: Вільне володіння англійською мовою

ІТ

Обов'язково: Відмінні навички роботи з комп'ютером (Word та Excel, Інтернет, написання електронної пошти). Технічні здібності до вибору методів збору цифрових даних

Бажано: Просунутий рівень володіння Excel та управління базами даних. Досвід використання програмного забезпечення ODK та створення файлів XLS

Водійські права

Бажано: Водійське посвідчення та готовність керувати автомобілем у сільській місцевості

Компетенції

Мотивація

Необхідно: Захоплений служінням найбільш вразливим верствам населення. Самомотивований. Ентузіазм

Бажано: Бажання вчитися

Командоутворення

Необхідно: Командний гравець з відмінними навичками міжособистісного спілкування. Готовність підтримувати інших та ділитися робочим навантаженням. Здатність до розбудови потенціалу

Бажано: Попередній досвід роботи в мультикультурній команді. Досвід навчання/наставництва персоналу

Здатність до адаптації

Необхідно: Здатність працювати під тиском та керувати особистим рівнем стресу. Здатність адаптувати комунікаційні стратегії до різних ситуацій. Гнучкість та готовність виконувати інші відповідні завдання для сприяння реалізації проекту. Вміння вирішувати проблеми.

Бажано: Креативний та відкритий до вирішення проблем, здатний адаптуватися та навчатися самостійно.

Технічна експертність

Необхідно: Відмінні комунікативні навички, особливо в наданні чітких і стислих усних інструкцій.

Бажано: Можливість двостороннього перекладу українською/англійською мовами

Управління та лідерство

Необхідно: Сильні навички управління часом та визначення пріоритетів. Здатність чітко і точно представляти дані.

Бажано: Вміння керувати конкуруючими пріоритетами та дедлайнами. Здатність чітко і ясно доносити складну інформацію.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.