Асистент з постачання

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі, допомагаючи відновити здоров’я, безпеку, освіту, економічне благополуччя та владу людям, які постраждали від конфліктів та катастроф. Заснований у 1933 році за закликом Альберта Ейнштейна, IRC є однією з найбільших міжнародних гуманітарних неурядових організацій (НУО) у світі, яка працює більш ніж у 40 країнах та понад 25 містах США, допомагаючи людям вижити, повернути контроль над своїм майбутнім та зміцнити свої громади. Співробітники IRC, як сила гуманності, забезпечують тривалий вплив, відновлюючи безпеку, гідність та надію для мільйонів людей. Якщо ви рішучий, пристрасний зміно творець, приєднуйтесь до нас, щоб позитивно впливати на життя мільйонів людей у всьому світі заради кращого майбутнього.

ОГЛЯД РОБОТИ

Асистент з постачання підтримує операції ланцюга постачання, забезпечуючи ефективні закупівлі, логістику та управління запасами. Ця роль є критично важливою для забезпечення своєчасної доставки гуманітарної допомоги та ресурсів у постраждалі райони. Асистент з постачання тісно співпрацює з різними відділами для координації діяльності ланцюга постачання, ведення точних записів та забезпечення дотримання політик та процедур організації. Ця посада передбачає регулярні поїздки та відрядження по Харківській та Сумській областях.

КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ

1. Закупівлі:

• Допомога у закупівлі товарів та послуг відповідно до стандартних процедур та протоколів IRC.
• Взаємодія з замовниками щодо підготовки заявок на закупівлю, обробка замовлень (PO) своєчасно та оперативно.
• Взаємодія з постачальниками для забезпечення своєчасної доставки товарів та вирішення будь-яких розбіжностей.
• Проведення ринкових досліджень для виявлення потенційних постачальників та регулярного збору пропозицій.
• Допомога в оцінці продуктивності постачальників та ведення бази даних затверджених постачальників.
• Взаємодія з фінансовим відділом для забезпечення своєчасного та оперативного процесу оплати.

2. Транспортування та власний автопарк:

• Координація транспортування та розподілу постачань для забезпечення своєчасної доставки.
• Моніторинг статусу відправлень та надання регулярних оновлень менеджеру з ланцюга постачання.
• Контроль за завантаженням та розвантаженням для забезпечення належного поводження з товарами.
• Підтримка співпраці з транспортними постачальниками для переговорів щодо вигідних умов та тарифів.
• Вирішення будь-яких логістичних проблем та пропозиція рішень для підвищення ефективності.
• Виконання обов’язків помічника з автопарку у разі короткострокової відсутності: забезпечення належної документації всіх логістичних заходів, допомога у розробці логістичних планів для підтримки реалізації програм.

3. Управління запасами та активами:

• Підтримка ведення точних записів про запаси та активи та проведення регулярних перевірок.
• Забезпечення належного маркування всіх активів відповідно до стандартних процедур IRC.
• Допомога в управлінні операціями складу, забезпечення належного зберігання та поводження з товарами.
• Підготовка та подання звітів про запаси за запитом.
• Допомога у проведенні періодичних фізичних інвентаризацій та узгодження розбіжностей.
• Забезпечення відповідності всіх практик інвентаризації стандартам безпеки та нормативним вимогам.

4. Відповідність та звітність:

• Співпраця з персоналом з закупівель для підготовки та ведення повних записів та звітів про закупівлі за запитом.
• Співпраця з персоналом з управління складом, флотом та активами для підготовки та ведення повних записів та звітів про флот, транспорт та активи за запитом.
• Забезпечення цілісності даних та конфіденційності у всіх звітних заходах.
• Виконання будь-яких додаткових завдань за запитом безпосереднього керівника.

ВИМОГИ ДО ПОСАДИ

Освіта:

• Диплом коледжу або еквівалент у сфері управління ланцюгом постачання, логістики, бізнес-адміністрування або суміжних галузей.
• Додаткові сертифікати у сфері ланцюга постачання або логістики є перевагою.

Досвід:

• Мінімум 1 рік досвіду у сфері ланцюга постачання, логістики або закупівель, бажано у гуманітарному секторі.
• Досвід роботи у багатокультурному та швидкому середовищі є перевагою.
• Досвід роботи з системами управління запасами та програмним забезпеченням для закупівель є бажаним.

Необхідні навички та компетенції:

• Організаційні та навички управління часом.
• Володіння пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Знання програмного забезпечення для управління ланцюгом постачання є перевагою.
• Здатність працювати під тиском та виконувати кілька завдань одночасно.
• Аналітичні та навички вирішення проблем.
• Увага до деталей та здатність підтримувати точні записи.
• Вільне володіння українською мовою, розуміння англійської.
• Здатність подорожувати до віддалених польових офісів.

СТРУКТУРА ПІДЗВІТНОСТІ ТА СПІВПРАЦЯ В КОМАНДІ

Посада підпорядковується: Менеджеру з постачання в Харкові

Посада безпосередньо керує: Немає

Інші внутрішні та/або зовнішні контакти:

• Внутрішні: Регулярні відносини з програмним персоналом, операційним персоналом та персоналом з ланцюга постачання на всіх рівнях.
• Зовнішні: Постачальники та надавачі послуг.

РОБОЧЕ СЕРЕДОВИЩЕ ТА ІНША ВАЖЛИВА ІНФОРМАЦІЯ

• У деяких частинах країни триває активний конфлікт, і є можливість подальшого розширення конфлікту та насильства в інших районах. Персонал повинен дотримуватися всіх політик та процедур безпеки IRC, що застосовуються до міжнародного персоналу. Питання безпеки буде ретельно обговорено під час процесу співбесіди.
• Ця роль вимагає повного робочого дня в офісі.
• Кандидати повинні мати домашнє або альтернативне робоче місце, щоб ефективно виконувати свою роботу під час запланованих робочих годин.
• Поїздки до інших місць входять до посадових обов’язків.

Співробітники IRC мають право на наступні пільги:

• Конкурентоспроможна заробітна плата
• Цілеспрямована робота та можливості для розвитку
• Заняття англійською мовою та необмежені онлайн-курси
• Страхування життя
• Медичне страхування для співробітників та членів їхніх сімей
• Безкоштовна психологічна підтримка для співробітників та членів їхніх сімей
• 30 календарних днів щорічної відпустки з гнучкістю, що перевищує встановлені законом мінімальні вимоги
• До 10 днів оплачуваної медичної відпустки

Стандарти професійної діяльності

IRC створює різноманітні та інклюзивні команди професіоналів, які сприяють залученню команди, інклюзії та згуртованості, критичному осмисленню, розподілу влади, дебатам та об'єктивності для надання найкращих можливих послуг нашим клієнтам.

Міжнародний комітет порятунку рішуче налаштований захищати людей, яким він служить, своїх співробітників та будь-яких осіб, пов’язаних з організацією, від усіх видів шкоди, зловживань та насильства, включаючи сексуальну експлуатацію, зловживання та домагання. Організація зобов’язується вживати всіх необхідних запобіжних заходів та створювати середовище, де люди почуваються в безпеці та можуть повідомляти про неправомірні дії. Співробітники IRC повинні дотримуватися основних цінностей та принципів, викладених у IRC Way — Стандартах професійної поведінки. Це чесність, служіння, рівність та відповідальність. IRC також впроваджує та забезпечує дотримання набору додаткових інституційних політик для захисту клієнтів та співробітників від шкоди та зловживань через політики захисту дорослих та дітей, політики поваги на роботі та робочого місця без домагань, політики захисту від помсти та захисту інформаторів, які доповнюються глобальними керівними принципами звітності IRC. Ці зобов’язання доступні англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies.

У разі виникнення звинувачень у неправомірних діях IRC дотримується підходу нульової толерантності та вживає всіх необхідних заходів та коригувальних дій. Підрозділ розслідувань IRC складається з експертів та підготовлених слідчих, які забезпечують проведення професійних розслідувань, орієнтованих на постраждалих, якщо повідомлення про порушення захисту надходять через безпечні та доступні канали звітності, які IRC надає своїм співробітникам, партнерам та клієнтам. IRC також є активним членом Міжвідомчої робочої групи з питань захисту від сексуальної експлуатації та зловживань (PSEA), створеної в Україні.

Зобов’язання щодо гендерної рівності, різноманітності та інклюзії: IRC прагне створити різноманітне, інклюзивне, шанобливе та безпечне робоче середовище, де всі люди ставляться справедливо, з гідністю та повагою. IRC категорично забороняє та не терпить дискримінації, домагань, помсти або булінгу щодо осіб IRC у будь-якому робочому середовищі. Ми прагнемо збільшити представництво жінок, людей з країн та громад, яким ми служимо, а також людей, які ідентифікують себе як раси та етнічні групи, що недостатньо представлені у глобальних структурах влади.

Гендерна рівність: IRC прагне скоротити гендерний розрив на керівних посадах. Ми пропонуємо пільги, які створюють сприятливі умови для участі жінок у нашій робочій силі, включаючи відпустку по догляду за дитиною, гендерно чутливі протоколи безпеки та інші підтримуючі пільги та надбавки.

Рівні можливості: Ми є роботодавцем рівних можливостей і цінуємо різноманітність у нашій компанії. Ми не дискримінуємо за ознакою раси, релігії, кольору шкіри, національного походження, статі, гендеру, гендерного вираження, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана або інвалідності. Ми забезпечимо, щоб особи з інвалідністю отримували розумне пристосування для участі в процесі подання заявки на роботу або співбесіди, виконання основних функцій роботи та отримання інших пільг та привілеїв працевлаштування.